Folk bruker de to begrepene som om de var ett. Det er de ikke. Det ene er en juridisk idé om intensjon. Det andre er et teknisk verktøy for bevis.
Hva en e-signatur og en digital signatur er
I USA definerer ESIGN Act en elektronisk signatur som en elektronisk lyd, et symbol eller en prosess som er knyttet til eller logisk forbundet med en kontrakt eller et annet dokument, og som er utført eller tatt i bruk av en person med intensjon om å signere dokumentet. Nøkkelordet er intensjon. Å skrive navnet sitt under en e-post, klikke på «Jeg godtar» eller tegne signaturen sin på en PDF kan alle passe inn.
En digital signatur er smalere. NISTs standard for digitale signaturer, FIPS 186-5, sier at digitale signaturer brukes for å oppdage uautoriserte endringer i data og for å autentisere identiteten til den som signerer, og at mottakeren kan bruke en som bevis overfor en tredjepart på at signaturen ble laget av den påståtte signataren. Det er kryptografi som gjør jobben: en nøkkel du kontrollerer, en måte å sjekke den på, og et segl som brytes hvis dokumentet endres.
Europakommisjonen trekker den samme linjen. Den kaller en elektronisk signatur et juridisk begrep som fanger signatarens intensjon om å være bundet, og beskriver den vanligste teknologien bak avanserte signaturer som infrastruktur for offentlige nøkler (PKI), med sertifikater og kryptografiske nøkler.
Hvordan det ser ut
| Type | Hva det er | Juridisk vekt | Kilde |
|---|---|---|---|
| Elektronisk signatur (USA) | Enhver elektronisk lyd, ethvert symbol eller enhver prosess tatt i bruk med intensjon om å signere | Kan ikke nektes virkning bare fordi den er elektronisk | ESIGN 15 U.S.C. 7001, 7006 |
| Digital signatur | Kryptografisk signatur som oppdager endringer og autentiserer den som signerer | En teknisk metode; den kan være én måte å lage en e-signatur på | NIST FIPS 186-5 |
| Enkel elektronisk signatur (EU) | Data i elektronisk form som er logisk knyttet til andre data og brukes av signataren for å signere | Gyldig, men svakeste nivå | Europakommisjonen (eIDAS) |
| Avansert elektronisk signatur (EU) | Entydig knyttet til signataren, under dennes kontroll, og endringer kan oppdages | Høyere sikkerhet | Europakommisjonen (eIDAS) |
| Kvalifisert elektronisk signatur (EU) | Avansert, pluss en kvalifisert signaturfremstillingsenhet og et kvalifisert sertifikat | Uttrykkelig likeverdig med håndskrevet i EU | Europakommisjonen (eIDAS) |
ESIGN tvinger ingen til å bruke eller godta elektroniske signaturer, bortsett fra en offentlig etat i noen tilfeller, så en utleier, bank eller etat kan fortsatt si «bare blekk på papir». ESIGNs unntak, listet i seksjon 7003, omfatter testamenter og testamentariske truster, adopsjon, skilsmisse og annen familierett, det meste av Uniform Commercial Code, rettsdokumenter og visse varsler, som stenging av strøm og vann, tvangssalg eller utkastelse fra en primærbolig, og oppsigelse av helse- eller livsforsikring. På delstatsnivå fjerner Uniform Law Commissions UETA, vedtatt i 1999, hindringer for elektroniske signaturer; et ULC-notat fra 2022 sier at alle delstater unntatt New York har innført den, så den nøyaktige regelen avhenger av hvor du er.
Hva du bør ta vare på og hvor lenge
For alt du signerer elektronisk, behold to ting sammen: det endelige signerte dokumentet, og beviset rundt det.
- Den signerte PDF-en. Lagre den ferdige versjonen, ikke utkastet.
- Bekreftelsen. Mange signeringstjenester sender et fullføringssertifikat på e-post. Behold det sammen med dokumentet.
- E-posttråden. Den viser hvem som sendte hva og når.
- En kopi av alt du signerte på en telefon. Guiden vår til å signere en PDF på iPhone går gjennom det, og verktøyet for å signere PDF dekker veien via nettleseren.
Hvor lenge du bør beholde dokumentet, avhenger av hva det er, ikke hvordan det ble signert. Se hvilke dokumenter du bør beholde og hvor lenge og oppbevaringstid. For papirer der mye står på spill, som en fullmakt, en leiekontrakt eller en affidavit, spør om en elektronisk signatur godtas før du stoler på en. Om ditt eget tilfelle er dekket, er et spørsmål for etaten eller en advokat.