Mọi người dùng hai thuật ngữ này như thể chúng là một. Không phải vậy. Một bên là khái niệm pháp lý về ý định. Bên kia là công cụ kỹ thuật để chứng minh.
Ở Việt Nam thì sao?
Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/7/2024. Điều 23 nêu nguyên tắc nền: chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì nó ở dạng điện tử.
Luật phân loại theo phạm vi sử dụng (Điều 22): chữ ký điện tử chuyên dùng (do cơ quan, tổ chức tạo lập cho hoạt động riêng của mình), chữ ký số công cộng và chữ ký số chuyên dùng công vụ. Chữ ký số được định nghĩa chặt hơn: là chữ ký điện tử xác nhận người ký và sự chấp thuận của họ, dữ liệu tạo chữ ký chỉ gắn với nội dung được chấp thuận, chỉ do người ký kiểm soát khi ký, mọi thay đổi sau khi ký đều bị phát hiện, và phải được bảo đảm bằng chứng thư chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực cấp.
Về giá trị: theo khoản 2 Điều 23, chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy. Khi pháp luật yêu cầu văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận, thông điệp dữ liệu ký bằng chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó cũng đáp ứng yêu cầu.
Nói cách khác, luật không phủ nhận chữ ký điện tử nói chung, nhưng sự tương đương trực tiếp với chữ ký trên giấy được nêu cho chữ ký số và chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn. Với từng loại hợp đồng hay thủ tục, hãy hỏi bên yêu cầu họ chấp nhận loại chữ ký nào.
Chữ ký điện tử và chữ ký số là gì
Ở Mỹ, Đạo luật ESIGN định nghĩa chữ ký điện tử là âm thanh, ký hiệu hoặc quy trình điện tử, gắn với hoặc liên kết logic với một hợp đồng hoặc tài liệu khác, và được một người thực hiện hoặc chấp nhận với ý định ký tài liệu đó. Từ khóa là ý định. Gõ tên bạn dưới một email, nhấp “Tôi đồng ý”, hoặc vẽ chữ ký lên PDF đều có thể đáp ứng.
Chữ ký số hẹp hơn. Tiêu chuẩn Chữ ký số của NIST, FIPS 186-5, nói chữ ký số được dùng để phát hiện sửa đổi trái phép đối với dữ liệu và xác thực danh tính người ký, và bên nhận có thể dùng nó làm bằng chứng với bên thứ ba rằng chữ ký được tạo bởi người ký được nêu. Đó là mật mã làm việc: một khóa bạn kiểm soát, một cách để kiểm tra khóa đó, và một con dấu sẽ vỡ nếu tài liệu thay đổi.
Ủy ban châu Âu cũng vạch ra ranh giới tương tự. Họ gọi chữ ký điện tử là khái niệm pháp lý thể hiện ý định ràng buộc của người ký, và mô tả công nghệ phổ biến nhất đằng sau chữ ký nâng cao là hạ tầng khóa công khai (PKI), dùng chứng thư và khóa mật mã.
Trông nó như thế nào
| Loại | Là gì | Giá trị pháp lý | Nguồn |
|---|---|---|---|
| Chữ ký điện tử (Mỹ) | Bất kỳ âm thanh, ký hiệu hoặc quy trình điện tử nào được chấp nhận với ý định ký | Không thể bị từ chối hiệu lực chỉ vì ở dạng điện tử | ESIGN 15 U.S.C. 7001, 7006 |
| Chữ ký số | Chữ ký mật mã phát hiện thay đổi và xác thực người ký | Một phương pháp kỹ thuật; có thể là một cách tạo chữ ký điện tử | NIST FIPS 186-5 |
| Chữ ký điện tử đơn giản (EU) | Dữ liệu ở dạng điện tử liên kết logic với dữ liệu khác và được người ký dùng để ký | Hợp lệ, nhưng là cấp yếu nhất | Ủy ban châu Âu (eIDAS) |
| Chữ ký điện tử nâng cao (EU) | Gắn duy nhất với người ký, dưới sự kiểm soát của họ, và thay đổi có thể bị phát hiện | Mức bảo đảm cao hơn | Ủy ban châu Âu (eIDAS) |
| Chữ ký điện tử đủ điều kiện (EU) | Nâng cao, cộng thiết bị tạo chữ ký đủ điều kiện và chứng thư đủ điều kiện | Được công nhận rõ ràng tương đương chữ ký tay ở EU | Ủy ban châu Âu (eIDAS) |
ESIGN không buộc ai phải dùng hoặc chấp nhận chữ ký điện tử, ngoại trừ cơ quan nhà nước trong một số trường hợp, nên chủ nhà, ngân hàng hoặc cơ quan vẫn có thể nói “chỉ nhận chữ ký mực”. Các ngoại lệ của ESIGN, liệt kê ở mục 7003, gồm di chúc và tín thác theo di chúc, nhận con nuôi, ly hôn và luật gia đình khác, hầu hết Bộ luật Thương mại Thống nhất, tài liệu tòa án, và một số thông báo, như cắt điện nước, tịch thu nhà hoặc trục xuất khỏi nơi ở chính, và hủy bảo hiểm y tế hoặc nhân thọ. Ở cấp bang, UETA của Ủy ban Luật Thống nhất, được thông qua năm 1999, gỡ bỏ rào cản với chữ ký điện tử; một bản ghi nhớ của ULC năm 2022 nói mọi bang trừ New York đã ban hành, nên quy định chính xác tùy thuộc nơi bạn ở.
Cần giữ lại gì và trong bao lâu
Với bất cứ thứ gì bạn ký điện tử, hãy giữ hai thứ cùng nhau: tài liệu đã ký bản cuối, và bằng chứng xung quanh nó.
- PDF đã ký. Lưu phiên bản hoàn chỉnh, không phải bản nháp.
- Xác nhận. Nhiều dịch vụ ký gửi email chứng nhận hoàn tất. Giữ nó cùng tài liệu.
- Chuỗi email. Nó cho thấy ai gửi gì và khi nào.
- Bản sao của bất cứ thứ gì bạn ký trên điện thoại. Hướng dẫn ký PDF trên iPhone của chúng tôi đi qua từng bước, và công cụ ký PDF hướng dẫn cách làm qua trình duyệt.
Giữ tài liệu bao lâu tùy thuộc nó là gì, không phải cách nó được ký. Xem giữ giấy tờ gì và trong bao lâu và thời hạn lưu giữ tài liệu. Với giấy tờ quan trọng như giấy ủy quyền, hợp đồng thuê hoặc affidavit, hãy hỏi xem chữ ký điện tử có được chấp nhận không trước khi dựa vào nó. Trường hợp của riêng bạn có được áp dụng hay không là câu hỏi cho cơ quan hoặc luật sư.