Die beiden Begriffe werden benutzt, als wären sie einer. Sind sie nicht. Der eine ist eine rechtliche Idee über Absicht. Der andere ist ein technisches Werkzeug für den Nachweis.
So ist es in Deutschland
Die drei Stufen aus der eIDAS-Verordnung gelten auch in Deutschland unmittelbar, und die entscheidende Frage ist, wann das Gesetz die höchste Stufe verlangt. Die Antwort steht in § 126a BGB: Soll eine gesetzlich vorgeschriebene Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden, muss der Aussteller der Erklärung seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur versehen; bei einem Vertrag müssen beide Parteien ein gleichlautendes Dokument so signieren. Wo das Gesetz keine Schriftform vorschreibt, also bei den meisten Alltagsverträgen, reicht eine einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur, etwa ein Klick oder eine gezeichnete Unterschrift im PDF, solange der Vertragspartner sie akzeptiert. Für die Verwaltung sagt § 3a VwVfG dasselbe: Eine angeordnete Schriftform kann durch ein elektronisches Dokument mit qualifizierter elektronischer Signatur ersetzt werden, alternativ durch ein elektronisches Behördenformular mit elektronischem Identitätsnachweis des Personalausweises oder durch Übermittlung aus einem besonderen elektronischen Postfach.
Was du aufbewahrst
Eine qualifizierte Signatur beruht auf einem qualifizierten Zertifikat eines Vertrauensdiensteanbieters; in Deutschland wird sie meist per Fernsignatur mit Online-Ausweisfunktion oder Videoidentifizierung ausgelöst. Hebe das signierte Dokument als Datei auf, nicht als Ausdruck, denn nur die Datei trägt die Signatur, und sichere dazu den Prüfbericht oder die Signaturbestätigung des Anbieters. Bei Dokumenten, die das Gesetz in Schriftform verlangt, etwa einer Bürgschaft, einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses oder einem befristeten Mietvertrag über mehr als ein Jahr, frag vorher, ob eine qualifizierte Signatur überhaupt zugelassen ist: Für manche Erklärungen schließt das Gesetz die elektronische Form ausdrücklich aus, und dann hilft nur Papier und Tinte.
Was eine elektronische und eine digitale Signatur sind
In den USA definiert der ESIGN Act eine elektronische Signatur als elektronischen Ton, Symbol oder Vorgang, der mit einem Vertrag oder einer anderen Aufzeichnung verbunden oder logisch verknüpft ist und von einer Person mit der Absicht ausgeführt oder übernommen wird, die Aufzeichnung zu unterschreiben. Das Schlüsselwort ist Absicht. Deinen Namen unter eine E-Mail zu tippen, auf „Ich stimme zu“ zu klicken oder deine Unterschrift auf ein PDF zu zeichnen, kann alles passen.
Eine digitale Signatur ist enger. Der Digital Signature Standard des NIST, FIPS 186-5, sagt, digitale Signaturen dienen dazu, unbefugte Änderungen an Daten zu erkennen und die Identität des Unterzeichners zu authentifizieren, und der Empfänger kann eine als Beweis gegenüber Dritten nutzen, dass die Signatur vom angegebenen Unterzeichner erzeugt wurde. Hier arbeitet Kryptografie: ein Schlüssel, den du kontrollierst, ein Weg, ihn zu prüfen, und ein Siegel, das bricht, wenn sich das Dokument ändert.
Die Europäische Kommission zieht dieselbe Linie. Sie nennt eine elektronische Signatur ein rechtliches Konzept, das die Absicht des Unterzeichners erfasst, gebunden zu sein, und beschreibt die häufigste Technik hinter fortgeschrittenen Signaturen als Public-Key-Infrastruktur mit Zertifikaten und kryptografischen Schlüsseln.
Wie es aussieht
| Art | Was es ist | Rechtliches Gewicht | Quelle |
|---|---|---|---|
| Elektronische Signatur (USA) | Jeder elektronische Ton, jedes Symbol oder jeder Vorgang, übernommen mit der Absicht zu unterschreiben | Die Wirkung darf nicht allein wegen der elektronischen Form verweigert werden | ESIGN 15 U.S.C. 7001, 7006 |
| Digitale Signatur | Kryptografische Signatur, die Änderungen erkennt und den Unterzeichner authentifiziert | Ein technisches Verfahren; es kann ein Weg sein, eine elektronische Signatur zu erzeugen | NIST FIPS 186-5 |
| Einfache elektronische Signatur (EU) | Daten in elektronischer Form, die anderen Daten logisch zugeordnet sind und vom Unterzeichner zum Unterschreiben verwendet werden | Gültig, aber schwächste Stufe | Europäische Kommission (eIDAS) |
| Fortgeschrittene elektronische Signatur (EU) | Eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, unter seiner Kontrolle, Änderungen erkennbar | Höhere Sicherheit | Europäische Kommission (eIDAS) |
| Qualifizierte elektronische Signatur (EU) | Fortgeschritten, plus qualifizierte Signaturerstellungseinheit und qualifiziertes Zertifikat | In der EU ausdrücklich der handschriftlichen gleichgestellt | Europäische Kommission (eIDAS) |
ESIGN zwingt niemanden, elektronische Signaturen zu verwenden oder zu akzeptieren, außer in manchen Fällen eine Behörde, also kann ein Vermieter, eine Bank oder ein Amt weiterhin sagen „nur mit Tinte“. Die Ausnahmen von ESIGN in Abschnitt 7003 umfassen Testamente und testamentarische Trusts, Adoption, Scheidung und anderes Familienrecht, den größten Teil des Uniform Commercial Code, Gerichtsdokumente und bestimmte Mitteilungen wie Versorgungssperren, Zwangsvollstreckung oder Räumung eines Hauptwohnsitzes sowie die Kündigung einer Kranken- oder Lebensversicherung. Auf Ebene der Bundesstaaten beseitigt der 1999 verabschiedete UETA der Uniform Law Commission Hürden für elektronische Signaturen; ein ULC-Memo von 2022 sagt, jeder Bundesstaat außer New York habe ihn erlassen, also hängt die genaue Regel davon ab, wo du bist.
Was du aufbewahrst und wie lange
Für alles, was du elektronisch unterschreibst, bewahre zwei Dinge zusammen auf: das endgültige unterschriebene Dokument und den Nachweis drumherum.
- Das unterschriebene PDF. Speichere die fertige Version, nicht den Entwurf.
- Die Bestätigung. Viele Signaturdienste mailen ein Abschlusszertifikat. Bewahre es beim Dokument auf.
- Den E-Mail-Verlauf. Er zeigt, wer was wann geschickt hat.
- Eine Kopie von allem, was du auf dem Handy unterschrieben hast. Unser Leitfaden zu ein PDF auf dem iPhone unterschreiben geht es durch, und das Tool zum Unterschreiben von PDFs deckt den Weg über den Browser ab.
Wie lange du das Dokument aufbewahrst, hängt davon ab, was es ist, nicht davon, wie es unterschrieben wurde. Siehe welche Dokumente du wie lange aufbewahrst und Aufbewahrung von Dokumenten. Bei wichtigen Unterlagen wie einer Vollmacht, einem Mietvertrag oder einem Affidavit frag, ob eine elektronische Signatur akzeptiert wird, bevor du dich darauf verlässt. Ob dein eigener Fall abgedeckt ist, ist eine Frage für die Behörde oder einen Anwalt.