Mọi người nói “title deed” cho cả hai, cũng dễ hiểu, vì trong đời thường chúng đi cùng nhau. Nhưng đó là hai thứ khác nhau, và sự khác biệt quan trọng khi bạn phân loại cần giữ gì. Deed là một tờ giấy (hoặc PDF) có chữ ký. Title là quyền pháp lý mà tờ giấy đó trao lại.
Trang này mô tả thông lệ ở Mỹ. Tập quán đóng giao dịch khác nhau theo bang, và những người xử lý cũng khác nhau. Đây không phải tư vấn pháp lý, nên với bất động sản của riêng bạn, đại lý đóng giao dịch, luật sư hoặc văn phòng đăng ký của quận có tiếng nói cuối cùng.
Ở Việt Nam thì sao?
Ở Việt Nam, giấy tờ tương đương “deed” và “title” gộp làm một: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, mà người dân quen gọi là sổ đỏ. Luật Đất đai số 31/2024/QH15 (có hiệu lực từ 01/8/2024) quy định cách cấp loại giấy này.
Theo Điều 135, giấy được cấp theo từng thửa đất. Thửa đất có nhiều người chung quyền thì mỗi người được cấp một giấy, hoặc cấp chung một giấy trao cho người đại diện nếu những người đó yêu cầu. Giấy chỉ được cấp sau khi người sử dụng đất hoàn thành nghĩa vụ tài chính, hoặc sau khi cơ quan có thẩm quyền xác định được miễn, được ghi nợ hay không phải nộp.
Theo Điều 136, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cấp huyện cấp giấy lần đầu tùy đối tượng sử dụng đất; với trường hợp đăng ký biến động của cá nhân, chi nhánh của tổ chức đăng ký đất đai thực hiện. Điều 133 liệt kê các thay đổi phải đăng ký biến động, như chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho, thế chấp, hoặc đổi tên.
Giấy chứng nhận đã được cấp theo luật đất đai, nhà ở hoặc xây dựng trước ngày Luật có hiệu lực vẫn có giá trị pháp lý và không bắt buộc phải đổi sang mẫu mới (Điều 256). Nếu có thông tin sai, cơ quan cấp giấy có trách nhiệm đính chính theo Điều 152.
Vì điều kiện cấp, đổi, cấp lại phụ thuộc từng trường hợp, hãy hỏi văn phòng đăng ký đất đai hoặc Ủy ban nhân dân nơi có đất trước khi nộp hồ sơ.
Title deed là gì
Cục Bảo vệ Tài chính Người tiêu dùng (CFPB) giải thích trình tự. Khi đóng giao dịch, bên cho vay gửi tiền vay cho đại lý thanh toán, và người bán ký deed, “văn bản pháp lý khiến bạn trở thành chủ sở hữu ngôi nhà”. Đại lý thanh toán, thường là title company, công ty escrow hoặc luật sư đóng giao dịch, chuẩn bị các tài liệu hỗ trợ và đăng ký chúng tại văn phòng đăng ký của quận hoặc register of deeds.
Trang của CFPB về owner’s title insurance ghép hai từ lại với nhau: bạn nhận được một văn bản thường gọi là deed, cho thấy người bán đã chuyển quyền sở hữu pháp lý, tức “title”, cho bạn.
Đừng nhầm deed với deed of trust. CFPB liệt kê deed of trust, còn gọi là mortgage hoặc security instrument, là tài liệu đóng giao dịch riêng. Bằng cách ký nó, bất động sản trở thành tài sản thế chấp cho khoản vay. Một số tài liệu bạn ký khi đóng giao dịch, như deed of trust, cần được công chứng.
Một biến thể nữa: với contract for deed, CFPB lưu ý, người bán giữ deed cho đến khi hợp đồng được hoàn thành, nên bạn có thể hành xử như chủ sở hữu mà chưa nắm giữ deed.
Trên đó có gì
Định dạng deed khác nhau theo bang và quận, nên hãy coi đây là hướng dẫn đọc thay vì mẫu.
| Phần | Ý nghĩa | Cần kiểm tra gì |
|---|---|---|
| Tên người bán và người mua | Ai chuyển nhượng và ai nhận | Viết chính xác như trên giấy tờ tùy thân và hồ sơ vay của bạn |
| Mô tả bất động sản | Xác định bất động sản | Địa chỉ và mô tả pháp lý nếu có khớp với giấy tờ đóng giao dịch |
| Chữ ký | Chữ ký của người bán thực hiện việc chuyển nhượng | Có mặt; CFPB lưu ý một số tài liệu đóng giao dịch phải được công chứng |
| Phần công chứng | Bằng chứng chữ ký đã được xác nhận | Đã điền, nếu bang bạn yêu cầu |
| Thông tin đăng ký | Cho thấy văn bản đã được đăng ký với quận | Có dấu hoặc số đăng ký |
| Deed of trust (tài liệu riêng) | Biến bất động sản thành tài sản thế chấp cho khoản vay | Lưu cùng hồ sơ vay, không nhầm với deed |
| Hợp đồng title insurance (riêng) | Bảo vệ khỏi yêu sách từ trước khi bạn mua | Hợp đồng và hợp đồng cho chủ sở hữu nếu có được lưu cùng deed |
| Closing Disclosure (riêng) | Điều khoản vay và chi phí cuối cùng | Khớp với deed và tài liệu vay |
Cần giữ lại gì và trong bao lâu
Giữ deed chừng nào bạn còn sở hữu bất động sản, và giữ bằng chứng nó đã được đăng ký. Tương tự với hợp đồng title insurance cho chủ sở hữu nếu bạn đã mua. CFPB nói title insurance có thể bảo vệ bạn nếu sau này ai đó đưa ra yêu sách từ trước khi bạn mua, và đó là yêu sách bạn sẽ muốn có giấy tờ để đối phó.
Hồ sơ bất động sản cũng có khía cạnh thuế. IRS nói nhìn chung hãy giữ hồ sơ liên quan đến tài sản cho đến khi hết thời hiệu của năm bạn chuyển nhượng tài sản, vì bạn cần chúng để tính lãi hoặc lỗ. Vì vậy giấy tờ đóng giao dịch, biên lai cải tạo nếu có và deed đáng được giữ lâu sau ngày bạn bán. IRS cũng cảnh báo công ty bảo hiểm hoặc chủ nợ có thể yêu cầu lâu hơn.
Hãy xin đại lý đóng giao dịch bản sao đầy đủ của bộ hồ sơ đóng giao dịch và lưu ngay. Tình huống giấy tờ vay thế chấp của chúng tôi liệt kê cần thu thập gì trước, và danh sách kiểm tra chuyển nhà nói về việc cần làm sau khi nhận chìa khóa. Bản gốc giấy đáng được cất ở nơi an toàn trong nhà, với bản quét trong bản sao lưu của bạn. Xem cách sao lưu giấy tờ quan trọng, và xem giữ gì và trong bao lâu để biết quy tắc chung.