Nó còn được gọi là paycheck stub, pay statement, earnings statement hoặc wage statement. Đây là tài liệu của Mỹ, và định dạng không được chuẩn hóa: hai chủ lao động có thể trình bày cùng các thông tin theo bố cục rất khác nhau.

Chủ nhà và bên cho vay thường yêu cầu các phiếu lương gần đây để xem thu nhập của bạn, và chúng là cách bạn phát hiện sai sót tính lương trước mùa thuế.

Ở Việt Nam thì sao?

Khác với Mỹ, nơi luật liên bang không bắt buộc đưa phiếu lương, Bộ luật Lao động 2019 của Việt Nam có quy định rõ. Khoản 3 Điều 95 nêu: mỗi lần trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo bảng kê trả lương cho người lao động, ghi rõ tiền lương, tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc vào ban đêm, nội dung và số tiền bị khấu trừ (nếu có). Đây chính là thứ bạn thường gọi là phiếu lương hay bảng lương.

Một vài điều liên quan trong cùng Bộ luật. Lương ghi trong hợp đồng lao động và lương trả cho người lao động bằng tiền Đồng Việt Nam; người lao động nước ngoài tại Việt Nam có thể được trả bằng ngoại tệ (Điều 95). Lương được trả bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản ngân hàng cá nhân, và nếu qua tài khoản thì người sử dụng lao động trả các loại phí mở tài khoản và chuyển lương (Điều 96). Người hưởng lương tháng được trả một tháng một lần hoặc nửa tháng một lần (Điều 97).

Vì vậy, nếu một ngân hàng, chủ nhà hay cơ quan xét visa cần chứng minh thu nhập, bảng kê trả lương nhận từ công ty là giấy tờ đầu tiên nên giữ lại, cùng hợp đồng lao động và sao kê nhận lương.

Mỗi nơi yêu cầu có thể muốn mẫu riêng hoặc xác nhận của công ty. Nếu công ty không đưa bảng kê, hãy hỏi bộ phận nhân sự hoặc cơ quan quản lý lao động địa phương.

Phiếu lương là gì

Phiếu lương là bản ghi của một kỳ lương. Nó không phải mẫu thuế hằng năm của bạn, tức W-2, và không phải bản ghi của ngân hàng về khoản tiền gửi, vốn hiển thị trên sao kê ngân hàng.

Đây là phần khiến nhiều người bất ngờ. FLSA Advisor của Bộ Lao động nói Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng liên bang yêu cầu chủ lao động lưu hồ sơ chính xác về giờ làm và tiền lương đã trả, nhưng không yêu cầu chủ lao động đưa phiếu lương cho nhân viên. Bạn có nhận được phiếu lương hay không chủ yếu là vấn đề của từng bang, và các bang khác nhau. Một số bang yêu cầu bảng kê bằng văn bản với mỗi kỳ lương, một số thì không, và nội dung yêu cầu cũng khác nhau. Sở lao động bang bạn là nơi để xác nhận quy định ở nơi bạn làm việc. Trang State Payday Requirements của DOL nói về tần suất bạn phải được trả lương, một quy định liên quan nhưng tách biệt.

Trên đó có gì

Bố cục khác nhau, nhưng hầu hết phiếu lương có cùng các khối thông tin. Danh sách yêu cầu lưu hồ sơ liên bang trong DOL Fact Sheet #21 cho thấy chủ lao động thuộc diện FLSA phải ghi nhận gì cho người lao động không được miễn trừ, và một phiếu lương tốt phản ánh hầu hết những điều đó.

Trường Ý nghĩa Cần kiểm tra gì
Kỳ lương và ngày trả Các ngày mà khoản lương bao gồm, và ngày bạn được trả Khớp với những ngày bạn làm việc và ngày tiền vào tài khoản
Giờ và mức lương Giờ làm và mức lương theo giờ của bạn (hoặc cơ sở tính lương, như mức tuần) Giờ khớp với ghi chép của bạn
Lương gộp Tổng thu nhập trước khấu trừ, gồm cả làm thêm giờ nếu có Bằng giờ nhân mức lương, cộng làm thêm giờ
Làm thêm giờ Thu nhập làm thêm giờ trong tuần làm việc, nếu có Có mặt nếu bạn đã làm thêm giờ
Thuế khấu lưu Thuế thu nhập liên bang, Social Security và Medicare (FICA), và thuế bang nếu áp dụng Số tiền ổn định giữa các kỳ
Khấu trừ khác Các khoản như phí bảo hiểm y tế hoặc đóng góp hưu trí Bạn nhận ra mọi dòng
Lương thực nhận Lương gộp trừ mọi khoản khấu trừ, số tiền trả cho bạn Khớp với khoản tiền vào tài khoản ngân hàng
Tổng lũy kế từ đầu năm (YTD) Tổng chạy từ ngày 1 tháng 1, trên nhiều phiếu lương Phiếu lương cuối năm khớp với W-2 của bạn

Mẫu Wage Statement tùy chọn của DOL (WH-501) có cùng hình dạng cơ bản, với các dòng FICA, thuế liên bang và thuế bang được liệt kê riêng.

Cần giữ lại gì và trong bao lâu

Không có thời hạn chính thức duy nhất cho phiếu lương, nên đây là phiên bản thực tế.

  • Trong năm, giữ mọi phiếu lương làm bằng chứng nếu có sai sót tính lương.
  • Sau khi nhận W-2, đối chiếu tổng trên đó với số lũy kế từ đầu năm trên phiếu lương cuối cùng. Nếu khớp, các phiếu lương riêng lẻ đã hoàn thành nhiệm vụ.
  • Với hồ sơ thuế, IRS nói hãy giữ hồ sơ chứng minh thu nhập trên tờ khai cho đến khi hết thời hiệu, thường là 3 năm kể từ khi bạn nộp, với thời hạn dài hơn trong một số tình huống. Nhiều người chỉ giữ W-2 và phiếu lương cuối cùng của mỗi năm cùng hồ sơ thuế.
  • Với các đơn xin, giữ vài phiếu gần nhất trong tầm tay để gửi.

Chủ lao động có nghĩa vụ riêng, tách biệt: DOL nói họ phải lưu hồ sơ tính lương ít nhất ba năm. Đó là bản của họ, không phải của bạn, nên hãy giữ bản của riêng mình. Nếu mất phiếu lương, hãy hỏi chủ lao động hoặc đơn vị tính lương; cho mục đích thuế, IRS cung cấp bản trích lục lương và thu nhập qua tài khoản trực tuyến.

Về các giấy tờ khác, xem giữ giấy tờ gì và trong bao lâu.

Giấy tờ liên quan