También se llama paycheck stub, pay statement, earnings statement o wage statement. Es un documento estadounidense, y el formato no está estandarizado: dos empleadores pueden mostrar los mismos datos con diseños muy distintos.

Los caseros y los prestamistas suelen pedir nóminas recientes para ver tus ingresos, y son la forma de detectar errores de nómina antes de la temporada de impuestos.

Así es en España

En España la nómina no es opcional. El artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores dice que la liquidación y el pago del salario se hacen puntual y documentalmente, que el periodo de las retribuciones periódicas no puede exceder de un mes y que la documentación del salario se realiza mediante la entrega al trabajador de un recibo individual y justificativo del pago. Ese recibo debe ajustarse al modelo que aprueba el ministerio competente en materia de empleo, salvo que el convenio colectivo o un acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores fijen otro modelo que recoja con claridad y separación las distintas percepciones y las deducciones que legalmente procedan. El modelo oficial vigente es el de la Orden ESS/2098/2014, que actualizó el anexo de la Orden de 27 de diciembre de 1994 para que la nómina muestre también la aportación de la empresa a la Seguridad Social, y dio a las empresas seis meses para adaptar sus formatos.

Qué mirar y qué guardar

Por eso casi todas las nóminas españolas se parecen: datos de la empresa y del trabajador, periodo de liquidación, devengos (salario base, complementos, horas extra, pagas), deducciones (cotizaciones del trabajador a la Seguridad Social, retención del IRPF) y el líquido a percibir, junto con las bases de cotización y la aportación empresarial. Comprueba cada mes que la base de cotización y la retención de IRPF cuadran con tu contrato y con el certificado de retenciones que recibirás a principios de año. Conserva todas las nóminas al menos hasta tener ese certificado y la declaración de la renta presentada, y durante más tiempo si te las pedirán para una hipoteca, un alquiler o una prestación: aunque la Seguridad Social guarde tus bases de cotización, la nómina es la única prueba de los conceptos concretos que te pagaron.

Qué es una nómina

Una nómina es el registro de un periodo de pago. No es tu formulario fiscal anual, que es el W-2, ni es el registro bancario del ingreso, que aparece en un extracto bancario.

Esta es la parte que sorprende a la gente. El Asesor de la FLSA del Departamento de Trabajo dice que la Fair Labor Standards Act federal obliga a los empleadores a llevar registros exactos de las horas trabajadas y los salarios pagados, pero no obliga al empleador a dar nóminas a los empleados. Que recibas una es sobre todo una cuestión estatal, y los estados difieren. Algunos exigen un justificante por escrito con cada pago y otros no, y el contenido que exigen varía. El departamento de trabajo de tu estado es el sitio para confirmar la norma donde trabajas. La página de requisitos estatales sobre el día de pago del DOL cubre con qué frecuencia deben pagarte, una norma relacionada pero distinta.

Qué contiene

Los diseños varían, pero la mayoría de las nóminas llevan los mismos bloques. La lista federal de registros de la hoja informativa n.º 21 del DOL muestra lo que los empleadores sujetos a la FLSA deben registrar para los trabajadores no exentos, y una buena nómina refleja casi todo.

Campo Qué significa Qué comprobar
Periodo de pago y fecha de pago Las fechas que cubre el pago, y la fecha en que se te pagó Coincide con los días que trabajaste y con la fecha del ingreso
Horas y tarifa Horas trabajadas y tu tarifa por hora (o la base del pago, como un importe semanal) Las horas coinciden con tus propios registros
Salario bruto Ingresos totales antes de deducciones, incluidas las horas extra Es igual a horas por tarifa, más horas extra
Horas extra Ingresos por horas extra de la semana laboral, si las hay Aparecen si trabajaste horas extra
Impuestos retenidos Impuesto federal sobre la renta, Seguridad Social y Medicare (FICA), e impuesto estatal donde se aplique Los importes se mantienen estables de un periodo a otro
Otras deducciones Partidas como primas de salud o aportaciones a la jubilación Reconoces cada línea
Salario neto Salario bruto menos todas las deducciones, la cantidad que se te paga Coincide con el ingreso en tu cuenta bancaria
Totales acumulados del año (YTD) Totales acumulados desde el 1 de enero, en muchas nóminas La última nómina del año cuadra con tu W-2

El formulario opcional de justificante salarial del DOL (WH-501) tiene la misma forma básica, hasta las líneas detalladas de FICA y de impuestos federales y estatales.

Qué conservar y durante cuánto tiempo

No hay un plazo oficial único para una nómina, así que esta es la versión práctica.

  • Durante el año, guarda todas las nóminas como prueba por si surge un error de nómina.
  • Cuando recibas tu W-2, compara sus totales con las cifras acumuladas del año de tu última nómina. Si coinciden, las nóminas individuales han cumplido su función.
  • Para los registros fiscales, el IRS dice que conserves los registros que respaldan los ingresos de una declaración hasta que venza el plazo de prescripción, que en general son 3 años desde que la presentaste, con plazos más largos en algunas situaciones. Mucha gente simplemente guarda el W-2 y la última nómina de cada año con su carpeta de impuestos.
  • Para solicitudes, ten a mano las últimas para enviarlas.

Los empleadores tienen su propia obligación aparte: el DOL dice que deben conservar los registros de nóminas al menos tres años. Esa es su copia, no la tuya, así que guarda la tuya. Si pierdes nóminas, pregunta a tu empleador o a su proveedor de nóminas; a efectos fiscales, el IRS ofrece transcripciones de salarios e ingresos a través de tu cuenta en línea.

Para otros papeles, mira qué documentos conservar y durante cuánto tiempo.

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