Den kallas också paycheck stub, pay statement, earnings statement eller wage statement. Det är ett amerikanskt dokument, och formatet är inte standardiserat: två arbetsgivare kan visa samma uppgifter i helt olika layouter.

Hyresvärdar och långivare ber ofta om de senaste specifikationerna för att se din inkomst, och de är sättet att upptäcka lönefel innan deklarationen.

Så är det i Sverige

I Sverige heter den lönespecifikation, och Skatteverket beskriver den som en del av arbetsgivarens rutin vid varje löneutbetalning. Arbetsgivaren ska vid varje utbetalning lämna uppgift till de anställda om vad som redovisats i arbetsgivardeklarationen för deras räkning. Det vanligaste är en lönespecifikation med uppgifter om bland annat bruttolön, avdragen skatt, förmåner, traktamente och andra kostnadsersättningar.

Enligt Skatteverket bör den också innehålla arbetsgivarens namn, adress och organisationsnummer, ditt namn, adress och personnummer, utbetald nettolön och utbetalningsdatum samt uppgifter om övertid, frånvaro och semester. Specifikationen fungerar som bevis för att ersättning för arbete har betalats ut och skatt har dragits av, och Skatteverket påpekar att du ska kunna stämma av den mot din inkomstdeklaration.

Arbetsgivaren redovisar uppgifterna till Skatteverket i en arbetsgivardeklaration. De allra flesta ska lämna den senast den 12:e i månaden efter utbetalningen, så lönen du fick i februari redovisas senast den 12 mars. Ladda gärna ner varje specifikation när den kommer, eftersom åtkomsten till en tidigare arbetsgivares portal kan försvinna när du byter jobb.

Spara specifikationerna åtminstone tills du har kontrollerat dem mot din deklaration. Hur länge du ska spara handlingar i övrigt står på sidan om dokumentgallring och bevarande. Vad en mottagare, till exempel en hyresvärd eller bank, accepterar som inkomstbevis avgör mottagaren själv.

Vad en lönespecifikation är

En lönespecifikation är ett underlag för en löneperiod. Den är inte din årliga skatteblankett, som är W-2, och den är inte bankens bevis på insättningen, som syns på ett kontoutdrag.

Här kommer den del som överraskar folk. Department of Labors FLSA Advisor säger att den federala Fair Labor Standards Act kräver att arbetsgivare för korrekta register över arbetade timmar och utbetald lön, men att den inte kräver att en arbetsgivare ger anställda lönespecifikationer. Om du får en är mest en delstatlig fråga, och delstaterna skiljer sig åt. Vissa kräver ett skriftligt besked med varje lön och vissa gör det inte, och innehållet de kräver varierar. Din delstats arbetsmarknadsmyndighet är stället att bekräfta regeln där du arbetar. DOL:s sida om State Payday Requirements täcker hur ofta du måste få lön, en närliggande men separat regel.

Vad som står på den

Layouterna varierar, men de flesta specifikationer har samma block. Den federala listan över bokföringskrav i DOL Fact Sheet #21 visar vad arbetsgivare som omfattas av FLSA måste registrera för icke-undantagna anställda, och en bra specifikation speglar det mesta av det.

Fält Vad det betyder Vad du ska kontrollera
Löneperiod och utbetalningsdag Datumen lönen täcker, och dagen du fick betalt Stämmer med dagarna du arbetade och insättningsdatumet
Timmar och timlön Arbetade timmar och din timlön (eller lönegrunden, som ett veckobelopp) Timmarna stämmer med dina egna anteckningar
Bruttolön Totala intäkter före avdrag, inklusive eventuell övertid Är lika med timmar gånger timlön, plus övertid
Övertid Övertidsersättning för arbetsveckan, om någon Finns med om du arbetat övertid
Innehållen skatt Federal inkomstskatt, Social Security och Medicare (FICA), och delstatlig skatt där sådan finns Beloppen ser stabila ut från period till period
Övriga avdrag Poster som sjukförsäkringspremier eller pensionsavsättningar Du känner igen varje rad
Nettolön Bruttolön minus alla avdrag, beloppet som betalas ut till dig Stämmer med insättningen på ditt bankkonto
Ackumulerat (YTD) Löpande totaler sedan den 1 januari, på många specifikationer Årets sista specifikation stämmer med din W-2

DOL:s frivilliga blankett Wage Statement (WH-501) har samma grundform, ända ner till specificerade rader för FICA, federal och delstatlig skatt.

Vad du ska spara och hur länge

Det finns ingen enhetlig officiell tid för en lönespecifikation, så här är den praktiska versionen.

  • Under året, spara varje specifikation som bevis om ett lönefel dyker upp.
  • När du fått din W-2, jämför dess totaler med de ackumulerade siffrorna på din sista specifikation. Om de stämmer har de enskilda specifikationerna gjort sitt jobb.
  • För skattehandlingar säger IRS att du ska spara underlag som styrker inkomst i en deklaration tills preskriptionstiden löpt ut, vilket i regel är 3 år från att du deklarerade, med längre tider i vissa situationer. Många sparar helt enkelt W-2:an och årets sista specifikation i sin skattemapp.
  • För ansökningar, ha de senaste till hands att skicka.

Arbetsgivare har en egen, separat skyldighet: DOL säger att de måste bevara löneregister i minst tre år. Det är deras kopia, inte din, så spara din egen. Om du tappar bort specifikationer, fråga din arbetsgivare eller löneleverantör; för skatteändamål erbjuder IRS utdrag över löner och inkomster via ditt onlinekonto.

För andra papper, se vilka dokument du ska spara och hur länge.

Relaterade dokument

  • W-2: den årliga löne- och skattesammanställningen som dina specifikationer summerar till
  • 1099: blanketten för uppdragsinkomster
  • Kontoutdrag: där insättningen syns
  • Börja ett nytt jobb: papperen kring din första lön
  • Ansöka om bolån: när de senaste specifikationerna efterfrågas