Paycheck stub, pay statement, earnings statement ya da wage statement de denir. ABD’ye özgü bir belgedir ve biçimi standart değildir: iki işveren aynı bilgileri çok farklı düzenlerde gösterebilir.

Ev sahipleri ve kredi verenler gelirinizi görmek için çoğu zaman yeni tarihli bordrolar ister; bordro, vergi zamanı gelmeden bordro hatalarını yakalamanızın da yoludur.

Türkiye’de: ücret hesap pusulası (maaş bordrosu)

ABD’den farklı olarak Türkiye’de bordro vermek işverenin kanuni yükümlülüğüdür. 4857 sayılı İş Kanunu’nun 37. maddesine göre işveren, işyerinde ya da bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı ya da işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır. Bu pusulada ödemenin günü ve ilişkin olduğu dönem ile fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete yapılan her çeşit eklemenin tutarı; vergi, sigorta primi, avans mahsubu, nafaka ve icra gibi her çeşit kesintinin ayrı ayrı gösterilmesi gerekir.

Konu İş Kanunu ne diyor
Vermek zorunlu mu? Evet; madde 37 işvereni her ödemede ücret hesap pusulası vermekle yükümlü kılar
Neler yazılmalı? Ödeme günü ve dönemi; fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi eklemeler; vergi, sigorta primi, avans, nafaka, icra gibi kesintiler, her biri ayrı ayrı
İmza Pusula imzalı olmalı ya da işyerinin özel işaretini taşımalıdır
Vermeme Kanunun idari para cezası maddesi, 37. maddeye aykırı olarak ücrete ilişkin hesap pusulası düzenlemeyen işveren için para cezası öngörür; tutar yıllık yeniden değerleme ile değişir

Kendi kopyanızı saklama tavsiyesi ABD’dekiyle aynıdır: her ayın bordrosunu, banka dekontuyla karşılaştırıp saklayın; kıdem, ihbar, fazla mesai ya da SGK uyuşmazlıklarında bordro ve dekont birlikte kanıt oluşturur. Vergi Usul Kanunu’nun 253. maddesi, defter tutmak zorunda olanların defter ve belgelerini ilgili yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl saklamasını ister; bu süre işverenin yükümlülüğüdür, ama kendi bordrolarınız için de makul bir ölçüdür. Bu bir hukuki tavsiye değildir; kendi durumunuz için bir avukata ya da Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı’nın iletişim merkezine danışın.

Pay stub nedir

Pay stub, tek bir ücret döneminin kaydıdır. Yıllık vergi formunuz olan W-2 değildir; hesap ekstresinde görünen banka yatırma kaydı da değildir.

İnsanları şaşırtan kısım şu. Çalışma Bakanlığı’nın FLSA Danışmanı, federal Fair Labor Standards Act’in işverenlerden çalışılan saatlerin ve ödenen ücretlerin doğru kaydını tutmalarını istediğini, ama işverenin çalışanlara bordro vermesini gerektirmediğini söyler. Bordro alıp almayacağınız çoğunlukla bir eyalet meselesidir ve eyaletler farklıdır. Bazıları her maaşla birlikte yazılı bir beyan ister, bazıları istemez; istedikleri içerik de değişir. Çalıştığınız yerdeki kuralı doğrulayacağınız yer eyaletinizin çalışma dairesidir. DOL’un Eyaletlerin Ücret Ödeme Günü Şartları sayfası, ne sıklıkla ödeme almanız gerektiğini kapsar; ilişkili ama ayrı bir kuraldır.

Üzerinde ne yazar

Düzen değişir; ama çoğu bordro aynı blokları taşır. DOL Bilgi Notu #21’deki federal kayıt listesi, FLSA kapsamındaki işverenlerin muaf olmayan çalışanlar için neyi kaydetmesi gerektiğini gösterir ve iyi bir bordro bunun çoğunu yansıtır.

Alan Anlamı Ne kontrol edilmeli
Ücret dönemi ve ödeme tarihi Ücretin kapsadığı tarihler ve ödendiğiniz tarih Çalıştığınız günlerle ve yatırma tarihiyle uyuşmalı
Saat ve ücret oranı Çalışılan saatler ve saatlik ücretiniz (ya da haftalık tutar gibi ücret esası) Saatler kendi kayıtlarınızla uyuşmalı
Brüt ücret Varsa fazla mesai dahil, kesintilerden önceki toplam kazanç Saat çarpı oran artı fazla mesaiye eşit olmalı
Fazla mesai Varsa o haftanın fazla mesai kazancı Fazla mesai yaptıysanız bulunmalı
Kesilen vergiler Federal gelir vergisi, Social Security ve Medicare (FICA) ve varsa eyalet vergisi Tutarlar dönemden döneme istikrarlı görünmeli
Diğer kesintiler Sağlık primleri ya da emeklilik katkıları gibi kalemler Her satırı tanımalısınız
Net ücret Brüt ücret eksi tüm kesintiler; size ödenen tutar Banka hesabınızdaki yatırmayla uyuşmalı
Yıl başından bugüne (YTD) toplamlar Birçok bordroda 1 Ocak’tan beri işleyen toplamlar Yılın son bordrosu W-2’nizle uyuşmalı

DOL’un isteğe bağlı Ücret Beyanı formu (WH-501) da ayrıntılı FICA, federal ve eyalet vergisi satırlarına kadar aynı temel biçimdedir.

Ne saklamalı, ne kadar süre

Bordro için tek bir resmî süre yoktur; işte pratik sürüm.

  • Yıl içinde, bir bordro hatası çıkarsa kanıt olarak her bordroyu saklayın.
  • W-2’nizi aldıktan sonra, toplamlarını son bordronuzun yıl başından bugüne rakamlarıyla karşılaştırın. Uyuşuyorsa tek tek bordrolar işini yapmıştır.
  • Vergi kayıtları için IRS, beyannamedeki geliri destekleyen kayıtların zamanaşımı dolana kadar saklanmasını söyler; bu genellikle beyanname tarihinden itibaren 3 yıldır, bazı durumlarda daha uzundur. Birçok kişi yalnızca W-2’yi ve her yılın son bordrosunu vergi dosyasıyla saklar.
  • Başvurular için göndermek üzere en yeni birkaçını elinizin altında tutun.

İşverenlerin kendi ayrı yükümlülüğü vardır: DOL, bordro kayıtlarını en az üç yıl saklamaları gerektiğini söyler. Bu onların kopyasıdır, sizin değil; bu yüzden kendi kopyanızı tutun. Bordroları kaybederseniz işvereninize ya da bordro sağlayıcısına sorun; vergi amaçları için IRS çevrimiçi hesabınız üzerinden ücret ve gelir dökümleri sunar.

Diğer belgeler için hangi belgeler ne kadar saklanmalı sayfasına bakın.

İlgili belgeler