Was ist ein Pay Stub (Gehaltsabrechnung)? Bedeutung und was du aufbewahrst

Er heißt auch Paycheck Stub, Pay Statement, Earnings Statement oder Wage Statement. Es ist ein US-Dokument, und das Format ist nicht standardisiert: Zwei Arbeitgeber können dieselben Angaben in sehr unterschiedlichen Layouts zeigen.

Vermieter und Kreditgeber verlangen oft aktuelle Abrechnungen, um dein Einkommen zu sehen, und mit ihnen entdeckst du Fehler in der Lohnabrechnung, bevor die Steuerzeit kommt.

So ist es in Deutschland

Was in den USA dem Bundesrecht egal ist, ist in Deutschland Pflicht. Nach § 108 der Gewerbeordnung ist dem Arbeitnehmer bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen, die Gehaltsabrechnung oder Lohnzettel. Sie muss mindestens den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten, insbesondere Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen und sonstigen Vergütungen sowie Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen und Vorschüsse. Textform heißt: Eine PDF-Datei im Mitarbeiterportal reicht, ein Ausdruck ist nicht vorgeschrieben. Die Pflicht entfällt nur, wenn sich gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nichts geändert hat. Daneben kannst du nach § 108 Absatz 3 GewO vom Arbeitgeber eine Entgeltbescheinigung verlangen, die für Zwecke des Sozialgesetzbuchs und bei Sozial- und Familiengerichten verwendet werden kann, etwa für Elterngeld oder Wohngeld.

Was du aufhebst und wie lange

Für Privatpersonen gibt es keine gesetzliche Frist, aber die Abrechnungen sind der einzige Beleg dafür, welche Beträge dir im Einzelnen gezahlt und welche Sozialversicherungsbeiträge abgeführt wurden. Bewahre sie mindestens bis zur Lohnsteuerbescheinigung und zum Steuerbescheid des Jahres auf, besser bis zur Rentenklärung, denn Lücken im Versicherungsverlauf lassen sich Jahrzehnte später nur mit Abrechnungen schließen. Elektronische Abrechnungen aus dem Portal des Arbeitgebers lädst du dir am besten jeden Monat herunter: Nach dem Jobwechsel ist der Zugang meist gesperrt. Selbstständige und Arbeitgeber unterliegen für Lohnunterlagen den Fristen des § 147 AO. Wer die Abrechnung für eine Wohnungsbewerbung oder einen Kredit weitergibt, sollte vorher die Sozialversicherungsnummer und die Steuer-ID schwärzen, soweit der Empfänger sie nicht ausdrücklich braucht.

Was ein Pay Stub ist

Ein Pay Stub ist die Aufzeichnung einer Lohnperiode. Er ist nicht dein jährliches Steuerformular, das ist das W-2, und er ist keine Bankaufzeichnung der Gutschrift, die steht auf einem Kontoauszug.

Hier ist der Teil, der überrascht. Der FLSA Advisor des Arbeitsministeriums sagt, der bundesweite Fair Labor Standards Act verpflichtet Arbeitgeber, genaue Aufzeichnungen über geleistete Stunden und gezahlte Löhne zu führen, verlangt aber nicht, dass ein Arbeitgeber Angestellten Pay Stubs gibt. Ob du einen bekommst, ist vor allem eine Frage des Bundesstaats, und die Bundesstaaten unterscheiden sich. Manche verlangen eine schriftliche Abrechnung zu jeder Lohnzahlung, manche nicht, und die geforderten Inhalte variieren. Das Arbeitsministerium deines Bundesstaats ist die Stelle, um die Regel an deinem Arbeitsort zu bestätigen. Die Seite des DOL zu den Zahltagsvorschriften der Bundesstaaten behandelt, wie oft du bezahlt werden musst, eine verwandte, aber eigene Regel.

Was draufsteht

Layouts variieren, aber die meisten Abrechnungen enthalten dieselben Blöcke. Die bundesweite Aufzeichnungsliste in DOL Fact Sheet #21 zeigt, was Arbeitgeber unter dem FLSA für nicht freigestellte Beschäftigte aufzeichnen müssen, und eine gute Abrechnung bildet das meiste davon ab.

Feld	Was es bedeutet	Was du prüfst
Lohnperiode und Zahltag	Die Tage, die der Lohn abdeckt, und das Datum der Zahlung	Passt zu den Tagen, die du gearbeitet hast, und zum Gutschriftsdatum
Stunden und Satz	Geleistete Stunden und dein Stundensatz (oder die Grundlage der Zahlung, etwa ein Wochenbetrag)	Stunden passen zu deinen eigenen Aufzeichnungen
Bruttolohn	Gesamtverdienst vor Abzügen, einschließlich Überstunden	Entspricht Stunden mal Satz plus Überstunden
Überstunden	Überstundenverdienst für die Arbeitswoche, falls vorhanden	Vorhanden, wenn du Überstunden gemacht hast
Einbehaltene Steuern	Bundeseinkommensteuer, Social Security und Medicare (FICA) sowie Landessteuer, wo sie gilt	Beträge sehen von Periode zu Periode stabil aus
Sonstige Abzüge	Posten wie Krankenversicherungsbeiträge oder Altersvorsorgebeiträge	Du erkennst jede Zeile
Nettolohn	Bruttolohn minus alle Abzüge, der an dich gezahlte Betrag	Passt zur Gutschrift auf deinem Bankkonto
Summen seit Jahresbeginn (YTD)	Laufende Summen seit dem 1. Januar, auf vielen Abrechnungen	Die letzte Abrechnung des Jahres passt zu deinem W-2

Das optionale Lohnabrechnungsformular des DOL (WH-501) hat dieselbe Grundform, bis hin zu einzeln ausgewiesenen Zeilen für FICA, Bundes- und Landessteuer.

Was du aufbewahrst und wie lange

Es gibt keine einheitliche offizielle Frist für einen Pay Stub, hier also die praktische Version.

• Während des Jahres behältst du jede Abrechnung als Nachweis, falls ein Lohnfehler auftaucht.
• Nachdem du dein W-2 bekommen hast, vergleichst du seine Summen mit den Jahreswerten deiner letzten Abrechnung. Wenn sie übereinstimmen, haben die einzelnen Abrechnungen ihren Zweck erfüllt.
• Für Steuerunterlagen sagt der IRS, Unterlagen, die Einkünfte in einer Erklärung belegen, seien aufzubewahren, bis die Verjährungsfrist abläuft, was in der Regel 3 Jahre ab Abgabe sind, in manchen Situationen länger. Viele bewahren einfach das W-2 und die letzte Abrechnung jedes Jahres bei ihren Steuerunterlagen auf.
• Für Anträge hältst du die letzten paar zum Verschicken bereit.

Arbeitgeber haben eine eigene, separate Pflicht: Das DOL sagt, sie müssen Lohnunterlagen mindestens drei Jahre aufbewahren. Das ist ihre Kopie, nicht deine, also bewahre deine eigene auf. Wenn du Abrechnungen verlierst, frag deinen Arbeitgeber oder den Lohnabrechnungsdienst; für Steuerzwecke bietet der IRS über dein Online-Konto Lohn- und Einkommensauszüge an.

Für andere Unterlagen siehe welche Dokumente du wie lange aufbewahrst.

Verwandte Dokumente

• W-2: die Jahresübersicht über Lohn und Steuern, zu der sich deine Abrechnungen addieren
• 1099: das Formular für Einkünfte von Auftragnehmern
• Kontoauszug: wo die Gutschrift auftaucht
• Einen neuen Job anfangen: der Papierkram rund um deinen ersten Gehaltsscheck
• Eine Hypothek beantragen: wenn aktuelle Abrechnungen verlangt werden