paycheck stub、pay statement、earnings statement、wage statementとも呼ばれます。アメリカの書類で、形式は標準化されていません。2つの雇用主が同じ事実をまったく違うレイアウトで示すこともあります。

家主や貸し手は収入を見るために最近の明細を求めることが多く、給与計算のミスを確定申告の前に見つける手段でもあります。

日本では：給与明細（給与支払明細書）

アメリカでは連邦法に給与明細の交付義務がありませんが、日本では法律で決まっています。所得税法第231条は、居住者に給与等を支払う者は、財務省令の定めにより、その金額その他必要な事項を記載した支払明細書を支払を受ける者に交付しなければならないと定めています。同条第2項により、受け取る側の承諾があれば電子的な方法で提供することもできますが、本人が請求したときは書面で交付しなければなりません。つまり、明細がウェブ上でしか見られない勤務先でも、求めれば紙でもらえます。

会社側の記録と、自分の控え

労働基準法第108条は、使用者に事業場ごとの賃金台帳を作り、賃金計算の基礎となる事項と賃金の額を支払のつど記入することを義務づけています。第109条により、賃金台帳や賃金その他労働関係に関する重要な書類は5年間保存しなければなりません。これは会社側の義務で、あなたの控えの代わりにはならないので、本文で勧めているとおり、年末の源泉徴収票と突き合わせるまでは各月の明細を自分でも残しておきましょう。電子交付の明細は退職後に閲覧できなくなることがあるため、PDFで保存しておくと確定申告や住宅ローンの審査のときに探さずに済みます。

給与明細とは何か

給与明細は1回の給与期間の記録です。年間の税務様式であるW-2ではありませんし、銀行取引明細書に現れる入金の銀行記録でもありません。

ここが人々を驚かせる部分です。労働省のFLSAアドバイザーによれば、連邦の公正労働基準法は雇用主に労働時間と支払った賃金の正確な記録を保管するよう求めていますが、従業員に給与明細を渡すことは求めていません。もらえるかどうかは主に州の問題で、州によって異なります。給与のたびに書面の明細を求める州もあればそうでない州もあり、求める内容もさまざまです。働いている場所のルールを確認するなら、州の労働局です。労働省の「州の給与支払日の要件」のページは、どのくらいの頻度で給与を支払わなければならないかという、関連はあるが別のルールを扱っています。

何が書かれているか

レイアウトはさまざまですが、ほとんどの明細には同じ項目があります。労働省のファクトシート#21にある連邦の記録保管リストは、FLSAの対象となる雇用主が非適用除外労働者について記録しなければならない内容を示しており、良い明細はそのほとんどを反映しています。

項目 意味 確認すること
給与期間と支払日 給与の対象となる日付と、支払われた日 働いた日と入金日に一致しているか
時間と時給 労働時間と時給（または週給などの支給の基準） 時間が自分の記録と一致しているか
総支給額 残業代を含む、控除前の総収入 時間×時給＋残業代と等しいか
残業 その週の残業収入（あれば） 残業した場合に載っているか
源泉徴収税 連邦所得税、ソーシャルセキュリティとメディケア（FICA）、該当する場合は州税 期間ごとの金額が安定しているか
その他の控除 健康保険料や退職年金の拠出など すべての行に心当たりがあるか
手取り額 総支給額からすべての控除を引いた、あなたに支払われる金額 銀行口座への入金と一致しているか
年初来（YTD）累計 1月1日からの累計。多くの明細に記載 その年最後の明細がW-2と一致するか

労働省の任意の賃金明細書様式（WH-501）も、FICA、連邦税、州税の項目別の行に至るまで、同じ基本的な形をしています。

何をどのくらい保管するか

給与明細に公式の保管期間は1つに決まっていないので、実用的な版を示します。

  • 年の途中は、給与計算のミスがあったときの証明として、すべての明細を保管します。
  • W-2を受け取ったら、その合計を最後の明細の年初来の数字と比べます。一致すれば、個々の明細は役目を果たしたことになります。
  • 税務記録としては、IRSは申告書の所得を裏付ける記録を時効期間が終わるまで保管するよう案内しており、これは一般的に申告から3年で、状況によってはより長くなります。多くの人は単純に、W-2と各年の最後の明細を税務ファイルと一緒に保管しています。
  • 申請用には、最新の数枚を送れるように手元に置いておきます。

雇用主には独自の別の義務があります。労働省によれば、雇用主は給与記録を少なくとも3年間保存しなければなりません。それは雇用主の控えであってあなたのものではないので、自分の分は自分で保管してください。明細をなくしたら、雇用主か給与計算の委託先に尋ねましょう。税務目的なら、IRSがオンラインアカウントを通じて賃金・所得の記録（トランスクリプト）を提供しています。

ほかの書類についてはどの書類をどのくらい保管するかをご覧ください。

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