Dù mang tên như vậy, bạn không cần có nhân viên mới có EIN. EIN là cách IRS nhận diện một doanh nghiệp hoặc thực thể, giống như SSN nhận diện một người, và nó xuất hiện ở ô b trên W-2 của bạn. Bạn cũng sẽ được hỏi mã này khi mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp hoặc xin giấy phép kinh doanh.

Trang này mô tả những gì IRS nói. Bạn có cần EIN hay không là câu hỏi cho IRS hoặc chuyên gia thuế.

EIN là gì

IRS nói EIN là mã số thuế liên bang cho doanh nghiệp, tổ chức được miễn thuế và các thực thể khác, và bạn có thể nhận miễn phí trực tiếp từ IRS trong vài phút. Một thực thể kinh doanh chỉ nên có một EIN.

Nó không giống mã số cá nhân. SSN do Cơ quan Social Security cấp và ITIN do IRS cấp, cả hai đều xác định cá nhân (xem ITIN và SSN). EIN xác định một thực thể, dù đơn đăng ký cần SSN hoặc ITIN của người phụ trách, gọi là responsible party.

IRS nói bạn cần EIN nếu có nhân viên, sẽ nộp thuế lao động, thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế rượu, thuốc lá và súng, hoặc khấu lưu thuế trên thu nhập không phải tiền lương trả cho người nước ngoài không cư trú. Bạn cũng cần EIN để vận hành partnership, LLC, corporation, tổ chức được miễn thuế, di sản thừa kế, quỹ tín thác (với một số ngoại lệ) hoặc chương trình hưu trí. Nếu không cần cho mục đích thuế liên bang, bạn vẫn có thể xin một mã cho mục đích ngân hàng hoặc thuế bang.

Trên đó có gì

Bản thân mã số chỉ là chín chữ số, nên giấy tờ hữu ích là bản xác nhận IRS cấp cho bạn. Đây là những phần đáng biết.

Mục Là gì Cần kiểm tra gì
Thông báo xác nhận EIN (CP575) Thông báo của IRS xác nhận mã số đã cấp Tên doanh nghiệp và loại thực thể viết đúng
Thư 147C Thư của IRS xác nhận EIN đã cấp trước đó, bạn có thể yêu cầu Dùng nếu bạn không tìm thấy thông báo gốc
Tên thực thể Tên bạn cung cấp khi đăng ký, khớp với giấy tờ thành lập Khớp với đăng ký của bang
Responsible party Người phụ trách thực thể và tài sản của nó Vẫn chính xác; người được ủy nhiệm không được phép đăng ký
Loại thực thể Kinh doanh cá thể, partnership, LLC, corporation, quỹ tín thác, v.v. Khớp với cách bạn khai thuế
Ngày đăng ký Khi bạn đăng ký Hữu ích nếu bạn đã ghi “Applied For” trên tờ khai

IRS cung cấp ba cách để xác nhận EIN của bạn: yêu cầu bản trích lục thực thể, tải CP575 kỹ thuật số từ Business Tax Account, hoặc yêu cầu Thư 147C.

Cần giữ lại gì và trong bao lâu

Giữ thông báo xác nhận EIN chừng nào doanh nghiệp hoặc thực thể còn tồn tại. IRS nói họ không thể hủy EIN, chỉ có thể vô hiệu hóa, nên mã số tồn tại lâu hơn hoạt động của bạn. EIN mới thường cần khi quyền sở hữu hoặc cấu trúc thực thể thay đổi, ví dụ khi người kinh doanh cá thể thành lập công ty hoặc lập partnership. Bạn không cần mã mới chỉ vì đổi tên, địa chỉ hoặc responsible party.

Với hồ sơ thuế, IRS nói hãy giữ hồ sơ chứng minh thu nhập, khấu trừ hoặc tín dụng thuế cho đến khi hết thời hiệu, và giữ hồ sơ thuế lao động ít nhất 4 năm sau khi thuế đến hạn hoặc được trả, tùy thời điểm nào muộn hơn.

Nếu không tìm thấy mã số, IRS gợi ý xem thông báo, tờ khai thuế doanh nghiệp trước đây, ngân hàng doanh nghiệp của bạn, và giấy tờ xin giấy phép của bang hoặc địa phương. Xem giữ giấy tờ gì và trong bao lâu để có bức tranh rộng hơn.

Giấy tờ liên quan