Un EIN, o número de identificación del empleador, es un número de identificación fiscal federal que el IRS asigna a empresas, organizaciones exentas de impuestos y otras entidades, y también se conoce como número de identificación fiscal federal.

A pesar del nombre, no hace falta tener empleados para tener uno. Un EIN es la forma en que el IRS identifica a una empresa o entidad igual que un SSN identifica a una persona, y aparece en la casilla b de tu W-2. También te lo pedirán al abrir una cuenta bancaria de empresa o al solicitar licencias comerciales.

Esta página describe lo que dice el IRS. Si necesitas un EIN es una pregunta para el IRS o para un profesional fiscal.

Qué es un EIN

El IRS dice que un EIN es un número de identificación fiscal federal para empresas, organizaciones exentas de impuestos y otras entidades, y que puedes obtener uno gratis directamente del IRS en minutos. Una entidad empresarial debe tener un solo EIN.

No es lo mismo que un número personal. Un SSN lo emite la Administración de la Seguridad Social y un ITIN el IRS, y ambos identifican a personas físicas (mira ITIN frente a SSN). Un EIN identifica a una entidad, aunque la solicitud necesita el SSN o el ITIN de la persona al mando, llamada parte responsable.

El IRS dice que necesitas un EIN si tienes empleados, vas a pagar impuestos de empleo, especiales o sobre alcohol, tabaco y armas de fuego, o retienes impuestos sobre ingresos distintos del salario pagados a un extranjero no residente. También lo necesitas para operar una sociedad, una LLC, una corporación, una organización exenta de impuestos, una herencia, un fideicomiso (con ciertas excepciones) o un plan de jubilación. Si no lo necesitas a efectos fiscales federales, aún puedes pedirlo para fines bancarios o fiscales estatales.

Qué contiene

El número en sí son solo nueve dígitos, así que el papel útil es la confirmación que te da el IRS. Estas son las piezas que conviene conocer.

Elemento Qué es Qué comprobar
Notificación de confirmación del EIN (CP575) La notificación del IRS que verifica el número asignado El nombre de la empresa y el tipo de entidad están bien escritos
Carta 147C Una carta del IRS que confirma un EIN asignado anteriormente, que puedes solicitar Úsala si no encuentras tu notificación original
Nombre de la entidad El nombre que diste al solicitarlo, que coincide con tus documentos de constitución Coincide con el registro estatal
Parte responsable La persona al mando de la entidad y de sus activos Sigue siendo exacta; los representantes designados no están autorizados a solicitarlo
Tipo de entidad Empresario individual, sociedad, LLC, corporación, fideicomiso, etc. Coincide con cómo presentas los impuestos
Fecha de solicitud Cuándo lo solicitaste Útil si pusiste «solicitado» en una declaración

El IRS ofrece tres formas de confirmar tu EIN: pedir una transcripción de la entidad, descargar un CP575 digital desde una Business Tax Account o solicitar la carta 147C.

Qué conservar y durante cuánto tiempo

Conserva la notificación de confirmación del EIN mientras exista la empresa o la entidad. El IRS dice que no puede cancelar un EIN, solo desactivarlo, así que el número sobrevive a tu actividad. En general hace falta un EIN nuevo cuando cambia la propiedad o la estructura de tu entidad, por ejemplo cuando un empresario individual se constituye en sociedad o forma una asociación. No necesitas uno nuevo solo porque cambies de nombre, de dirección o de parte responsable.

Para los registros fiscales, el IRS dice que conserves los registros que respaldan ingresos, deducciones o créditos hasta que venza el plazo de prescripción, y que conserves los registros de impuestos sobre el empleo al menos 4 años después de que el impuesto venza o se pague, lo que sea más tarde.

Si no encuentras el número, el IRS sugiere mirar la notificación, las declaraciones de empresa anteriores, tu banco de empresa y el papeleo de licencias estatales o locales. Mira qué documentos conservar y durante cuánto tiempo para la visión general.

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