Folk bruker de to uttrykkene som om de var utbyttbare. Det er de ikke.
Kortversjonen: en bekreftet kopi får sin autoritet fra kontoret som har originalen. En notarialbekreftet kopi får den fra en notarius, og notarialreglene settes delstat for delstat. Når noen ber om en av dem, spør nøyaktig hvilken type de godtar.
Slik er det i Norge
På norsk heter det rett kopi. Forskriften om notarius publicus sier at dommere ved tingretten er notarius publicus, og at lensmenn, namsfogder og politistasjonssjefer med sivile rettspleieoppgaver kan bekrefte underskrifter og rett kopi. Direktøren for Brønnøysund-registrene kan notarialbekrefte rett kopi av dokumenter i registrenes papirbaserte registre. Notarialbekreftelsen gis som en skriftlig notarialattest, ofte med stempel. Er den på flere sider, skal de hektes sammen slik at de ikke kan tas fra hverandre uten å bryte et segl eller stempel.
Trengs det dokumentasjon av identiteten din, nevner forskriften pass, nasjonalt ID-kort fra en EØS- eller EFTA-stat, norsk førerkort utstedt etter 1. januar 1998 eller bankkort med bilde utstedt i Norge. Er dokumentet på et fremmed språk, kan notarius publicus kreve oversettelse fra statsautorisert translatør. Gebyret er 0,25 ganger rettsgebyret for hver attest, betalt på forhånd.
Hvem andre kan bekrefte
Ikke alle bekrefter alt. Skatteetaten skriver at de bare bekrefter rett kopi av dokumenter de selv har bedt om, og at du må ha med originalen. Statsforvalteren kan sette apostille på rett kopi som er bekreftet med originalt stempel fra norsk myndighet, eller på kopi bekreftet av notarius publicus, men bekrefter ikke selv rett kopi. Skal kopien brukes i utlandet, kan apostille være neste steg, og det står i apostille.
Spør alltid den som skal motta kopien hvilken type bekreftelse de krever, før du betaler for en.
Hva en bekreftet kopi og en notarialbekreftet kopi er
Cornells Legal Information Institute beskriver en bekreftet kopi som en gjenpart av et primærdokument, attestert av en offentlig eller uavhengig instans for å garantere ektheten. I motsetning til et notarialbekreftet dokument, sier de, er en bekreftet kopi ikke notarialbekreftet, og den er billigere å få. Eksempelet deres er en dødsattest som legges fram for en bank for å få tilgang til en avdød persons midler. Attesten går god for kopien; den kan ikke gjøre en falsk original ekte.
Utenriksdepartementet definerer den på lignende vis for apostilletjenesten sin: en kopi av et primærdokument med en attest som sier at det er en rett kopi. Det legger til at segl og underskrifter må være originale, og at dokumentet må ha en utstedelsesdato.
En notarius er en person som etter loven kan ta imot eder, bekrefte dokumenter og underskrifter og utføre andre offisielle oppgaver. Kravene for å bli en varierer fra delstat til delstat. Hva en notarius kan gjøre med en kopi, varierer også, og det er der forvirringen starter.
Hva som står på den
Slik sammenligner de vanlige variantene seg.
| Variant | Hvem står bak den | Eksempel | Hva du bør sjekke |
|---|---|---|---|
| Bekreftet kopi av et folkeregisterdokument | Delstatens eller det lokale folkeregisterkontoret | Fødselsattest bestilt via delstaten du ble født i | Bestill fra delstaten; USAGov sier at folkeregisterkontoret forteller hvordan du bestiller og hva det koster |
| Bekreftet kopi til føderalt bruk | Den utstedende tjenestepersonen, med originalt segl og underskrift | Et føderalt dokument som skal få apostille | Trenger en utstedelsesdato; ikke notarialbekreft det |
| Notarialbekreftet kopi av ditt eget dokument | En notarius, pluss din underskrevne erklæring | Texas: eieren skriver «Jeg bekrefter at dette er en sann og nøyaktig kopi av mitt (dokument)» og notarius fyller ut en notarialattest | Tillatte former varierer fra delstat til delstat; spør notarius først |
| Notariusbekreftet kopi av en fullmakt | En notarius som har sammenlignet kopi og original | California: notarius bekrefter at kopien er sann og riktig (Probate Code 4307) | Delstatsspesifikt; sjekk i din delstat |
| Vanlig fotokopi eller skanning på mobilen | Ingen | En skanning på telefonen din | Grei for dine egne papirer; ikke en attest |
Californias notarialhåndbok er et godt eksempel på hvor spesifikke reglene blir. Notarius må undersøke originalen og kopien, og deretter underskrive og stemple en attest med bestemt ordlyd. Texas beskriver notarialbekreftede kopier av en persons egne dokumenter som hvilende på eierens underskrevne erklæring. Andre delstater er annerledes, så se begge som illustrasjoner.
Hva du bør ta vare på og hvor lenge
Behold selve den bekreftede kopien, ikke bare et bilde av den. Seglet, underskriften og utstedelsesdatoen er det som gjør at den teller, og en flat skanning bærer dem ikke.
- Sjekk kostnaden per kopi. USAGov sier at folkeregisterkontoret forteller prisen for hver bekreftede kopi.
- Ikke notarialbekreft et føderalt dokument. Utenriksdepartementet sier at et notarialbekreftet føderalt dokument ikke lenger er gyldig for apostille.
- Skann en kopi til deg selv. En skanning på mobilen er en hendig referanse og sikkerhetskopi. Noter utstedelsesdatoen.
- Tilpass oppbevaringen til dokumentet. En fødselsattest er nyttig på ubestemt tid. En kopi bekreftet for en engangstransaksjon betyr noe bare til den er gjort.
For veiledning om tider per kategori, se hvilke dokumenter du bør beholde og hvor lenge, og for dødsbotilfellet, papirarbeid etter et dødsfall i familien. Hvis destinasjonen er et annet land, er neste steg ofte en apostille.
Dette er ikke juridisk rådgivning. Kontoret som ber om kopien og delstatens notarius- eller folkeregistermyndighet har siste ord.