Tenk på den som et passstempel for papir. En fødselsattest fra Ohio betyr ingenting for et folkeregister i Spania før noen Spania stoler på kan si at underskriften til tjenestemannen i Ohio er ekte. Før konvensjonen betydde det «legalisering» på en ambassade eller et konsulat. Konvensjonen erstattet det med ett steg: apostillen.
Det folk overser, er hva en apostille ikke gjør. Den sjekker ikke at innholdet i dokumentet er sant, og den oversetter ingenting. Som Californias Secretary of State formulerer det: apostillen «bekrefter ikke innholdet i dokumentet». Den går god for personen som skrev under.
Slik er det i Norge
I Norge er det Statsforvalteren som setter apostille på norske offentlige dokumenter. Statsforvalteren i Agder skriver at de først kontrollerer at signaturen er registrert hos dem, og deretter bekrefter at signatur og stempel er ekte. Innholdet i dokumentet vurderer de ikke.
Disse kan få apostille, ifølge Statsforvalteren:
- originale dokumenter med rundt løvestempel og gyldig signatur, for eksempel fra Skatteetaten, tingretten, politiet eller Brønnøysundregistrene
- rett kopi som er bekreftet med originalt stempel fra norsk myndighet
- originaler eller rett kopi som er bekreftet av notarius publicus (tingretten)
Disse kan ikke få apostille: digitale dokumenter som e-post og skannede filer, oversettelser fra statsautorisert translatør uten bekreftelse fra tingretten, dokumenter fra andre land, og dokumenter du skal bruke i Norden, der apostille er unødvendig. Skal dokumentet brukes i et land som ikke er med i Haagkonvensjonen, må det legaliseres av andre. Statsforvalteren ber deg kontakte ambassaden til landet.
Du kan sende dokumentene i posten, med opplysning om hvilket land de skal brukes i, eller levere originalen i resepsjonen. Sjekk åpningstid og adresse hos ditt eget embete før du sender noe.
Notarius publicus kommer ofte først
Etter forskriften om notarius publicus har den som bekrefter dokumenter en veiledningsplikt om notarialforretningens betydning og om adgangen til å innhente apostille. Har du bare en kopi, kan den altså bekreftes av tingretten før apostillen settes på. Forskjellen på kopibekreftelsene står i bekreftet kopi og notarialbekreftet kopi.
Bevar den ferdige apostillen sammen med dokumentet, og skriv ned hvilket land og hvilken sak den ble hentet for. Hvilke krav mottakeren stiller, får du bekreftet hos dem.
Hva en apostille er
Etter konvensjonsteksten er dette sertifikatet, utstedt av den kompetente myndigheten i landet dokumentet kommer fra, den eneste formaliteten et medlemsland kan kreve for å bekrefte underskriften, underskriverens stilling og seglet eller stempelet. Det sitter på selve dokumentet eller på et vedlagt ark som kalles «allonge», med tittel på fransk: «Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)».
Hvilket kontor som utsteder den, avhenger av hvem som skrev under originalen:
- Føderale dokumenter (underskrevet av en føderal amerikansk tjenestemann, en konsulær tjenestemann eller en militær notarius) går til utenriksdepartementets Office of Authentications.
- Delstatlige og notarialbekreftede dokumenter går til delstatens egen myndighet. I California og Texas er det Secretary of State.
Hvilken type sertifikat du får, avhenger av destinasjonen. Utenriksdepartementet utsteder apostiller for land i 1961-konvensjonen og autentiseringssertifikater for land som ikke er med. HCCHs statustabell lister medlemslandene.
Hva som står på den
Tabellen under er det praktiske kartet: hvem som utsteder sertifikatet, og hva hvert kontor sier at det trenger.
| Situasjon | Hvem utsteder den | Hva kilden sier |
|---|---|---|
| Føderalt dokument, destinasjon i konvensjonen | Utenriksdepartementet, Office of Authentications | Original eller bekreftet kopi; ikke notarialbekreft; skjema DS-4194 pluss et gebyr |
| Destinasjon utenfor konvensjonen | U.S. Department of State | Autentiseringssertifikat i stedet for apostille |
| Delstatlig dokument (fødsel, dødsfall) fra California | California Secretary of State | Én apostille, gyldig for alle land utenfor USA; dekker underskrifter fra county clerks, county recorders og State Registrar |
| Notarialbekreftet dokument fra Texas | Texas Secretary of State | Må motta det notarialbekreftede originaldokumentet; én universell apostille fungerer for alle utenlandske land |
| Dokument til et amerikansk territorium (for eksempel Puerto Rico) | Ingen | California sier at apostiller bare er for bruk utenfor USA |
| Dokumenter utferdiget av diplomatiske eller konsulære tjenestemenn | Utenfor konvensjonen | Artikkel 1 unntar dem, samt administrative dokumenter som direkte gjelder kommersiell virksomhet eller toll |
Gebyrer endrer seg, så bekreft dem med ditt kontor. I skrivende stund oppgir utenriksdepartementet $20 per dokument, og California oppgir $20 per apostille.
Hva du bør ta vare på og hvor lenge
Ingen offisiell kilde oppgir en oppbevaringstid for en apostille, fordi den ikke er et dokument du «arkiverer». Den er en del av dokumentet den er festet til. Ta vare på den så lenge du kan trenge å dokumentere det dokumentet i utlandet, noe som for en fødselsattest, en vigselsattest eller et vitnemål kan være i årevis.
Noen vaner som kommer rett fra reglene over:
- Hold originalen og apostillen sammen. Texas, for eksempel, må motta det notarialbekreftede originaldokumentet for å utstede sin apostille.
- Skann begge som én fil. En mobilskanning av dokumentet pluss apostillearket er en god sikkerhetskopi, men ikke en erstatning for originalen. Noter hvilket land den ble utstedt for.
- Planlegg oversettelsen separat. Hvis destinasjonen krever en, sier utenriksdepartementet at du skal bruke en profesjonell oversetter og få oversettelsen, ikke originalen, notarialbekreftet.
Se hvordan du skanner dokumenter på iPhone for sikkerhetskopien, reisedokumenter for utenlandsreiser for hva du ellers bør ha med, og bekreftet kopi vs notarialbekreftet kopi for det vanlige startpunktet.
Reglene varierer fra land til land og fra myndighet til myndighet, og dette er ikke juridisk rådgivning. Spør mottakende myndighet nøyaktig hva den vil ha før du betaler for noe.