사람들은 두 표현을 서로 바꿔 쓸 수 있는 것처럼 사용합니다. 하지만 같은 것이 아닙니다.
짧게 말하면, 인증 사본의 권위는 원본을 보관하는 기관에서 나옵니다. 공증 사본의 권위는 공증인에게서 나오고, 공증 규정은 주마다 정해집니다. 누군가 둘 중 하나를 요구하면 정확히 어느 쪽을 받아주는지 물어보십시오.
인증 사본과 공증 사본이란 무엇인가
코넬 법률정보연구소는 인증 사본을 정부 기관이나 독립 기관이 진본임을 보증하기 위해 확인해 준 원본 문서의 사본이라고 설명합니다. 공증 문서와 달리 인증 사본은 공증된 것이 아니며, 받는 비용도 더 저렴하다고 덧붙입니다. 연구소가 드는 예는 고인의 예금을 찾기 위해 은행에 제출하는 사망증명서입니다. 이 확인은 사본을 보증할 뿐, 가짜 원본을 진짜로 만들어 주지는 않습니다.
미국 국무부도 아포스티유 서비스에서 비슷하게 정의합니다. 원본 문서의 사본에 그것이 진정한 사본이라는 확인서가 붙은 것입니다. 국무부는 직인과 서명이 원본이어야 하고 문서에 발급일이 있어야 한다고 덧붙입니다.
공증인은 선서를 받고, 문서와 서명을 확인하고, 그 밖의 공적 업무를 수행하도록 법으로 권한을 받은 사람입니다. 공증인이 되는 요건은 주마다 다릅니다. 공증인이 사본으로 할 수 있는 일도 주마다 다르고, 혼란은 바로 여기서 시작됩니다.
무엇이 적혀 있나
흔한 유형을 비교하면 다음과 같습니다.
| 유형 | 누가 보증하나 | 예 | 확인할 점 |
|---|---|---|---|
| 인구동태기록의 인증 사본 | 주 또는 지방 인구동태기록소 | 출생한 주를 통해 신청한 출생증명서 | 주에 신청; USAGov는 해당 주의 기록소가 신청 방법과 비용을 안내한다고 설명 |
| 연방 용도의 인증 사본 | 발급 공무원, 원본 직인과 서명 포함 | 아포스티유를 받으러 가는 연방 문서 | 발급일이 있어야 함; 공증받지 말 것 |
| 본인 문서의 공증 사본 | 공증인과 본인의 서명된 진술 | 텍사스주: 소유자가 “이것이 내 (문서)의 진정하고 정확한 사본임을 확인합니다”라고 쓰고 공증인이 공증 확인서를 작성 | 허용되는 형식은 주마다 다름; 먼저 공증인에게 문의 |
| 위임장의 공증인 인증 사본 | 사본과 원본을 대조한 공증인 | 캘리포니아주: 공증인이 사본이 진정하고 정확함을 확인(유언검인법 4307조) | 주마다 다름; 해당 주에서 확인 |
| 일반 복사본 또는 휴대폰 스캔 | 아무도 없음 | 휴대폰에 있는 스캔본 | 개인 기록용으로는 적합; 인증은 아님 |
캘리포니아주 공증인 핸드북은 규정이 얼마나 구체적인지 보여주는 좋은 예입니다. 공증인은 원본과 사본을 검토한 뒤 정해진 문구의 확인서에 서명하고 날인해야 합니다. 텍사스주는 본인 문서의 공증 사본이 소유자의 서명된 진술에 근거한다고 설명합니다. 다른 주는 또 다르므로 두 사례 모두 예시로만 보십시오.
무엇을 얼마나 오래 보관해야 하나요
인증 사본은 사진만이 아니라 실물 자체를 보관하십시오. 직인, 서명, 발급일이 효력의 핵심인데, 평면 스캔에는 그것이 담기지 않습니다.
- 사본당 비용을 확인하십시오. USAGov는 인구동태기록소가 인증 사본 한 통당 가격을 안내한다고 설명합니다.
- 연방 문서는 공증받지 마십시오. 미국 국무부는 공증된 연방 문서는 더 이상 아포스티유에 유효하지 않다고 안내합니다.
- 본인용 사본을 스캔해 두십시오. 휴대폰 스캔은 편리한 참고 자료이자 백업입니다. 발급일을 기록해 두십시오.
- 보관 기간은 문서에 맞추십시오. 출생증명서는 무기한 유용합니다. 한 번의 거래를 위해 인증받은 사본은 그 일이 끝날 때까지만 의미가 있습니다.
종류별 보관 기간은 어떤 서류를 얼마나 오래 보관해야 하는지를, 상속 관련은 가족 사망 후 서류 처리를 참고하십시오. 제출처가 다른 나라라면 다음 단계는 보통 아포스티유입니다.
이 글은 법률 자문이 아닙니다. 사본을 요구하는 기관과 해당 주의 공증 또는 인구동태기록 기관이 최종 결정권을 갖습니다.