İnsanlar bu iki ifadeyi birbirinin yerine kullanıyor. Oysa aynı şey değiller.
Kısa hali şu: Onaylı suret yetkisini aslını elinde tutan kurumdan alır. Noter onaylı suret yetkisini noterden alır ve noter kuralları eyalet eyalet belirlenir. Biri sizden ikisinden birini istediğinde, tam olarak hangisini kabul ettiklerini sorun.
Türkiye’de: noter örneği (“aslı gibidir”) ve barkodlu e-Devlet belgesi
Türkiye’de iki ayrı belge, ABD’deki iki kavramın karşılığıdır. Birincisi, noterin çıkardığı örnek (günlük dilde “aslı gibidir” onaylı suret). 1512 sayılı Noterlik Kanunu’nun “Örnek Verme” bölümüne göre ilgili kişi, getirdiği her çeşit kâğıdın tamamının ya da bir kısmının örneğinin çıkarılmasını isteyebilir; noter aslındaki şekli koruyarak istenen kadar örnek verir (madde 96). Örnek fotokopi ya da benzeri usullerle de çıkarılabilir; aslında bir bozukluk varsa tasdik şerhinde açıklanır (madde 98). Çıkarılan örneklerden biri ilgiliye imzalatılarak noter dairesinde saklanır ve geri verilen aslına bu yönde şerh düşülüp mühürlenir (madde 97). Yabancı dildeki bir belgenin örneği istendiğinde belge önce çevrilir, sonra her örneğe çevirisi iliştirilir (madde 99). Noterin kendi düzenlediği işlemlerin örnekleri ise ancak ilgililerine, kanuni temsilcilerine, vekillerine ya da mirasçılarına verilir (madde 94).
Noter onayının öbür türü, imza onaylamadır: noter, bir belgenin altındaki imzanın o kişiye ait olduğunu bir şerhle belgeler; aslı ilgiliye verilir, imzalı bir örneği dairede saklanır (madde 90). Bu, ABD’deki “noter onaylı suret”e en yakın işlemdir ve belgenin içeriğini doğrulamaz.
İkincisi, resmî kaydın kendisinden alınan barkodlu e-Devlet belgesi. Nüfus kayıt örneği gibi belgeler e-Devlet Kapısı üzerinden kimlik doğrulamasıyla alınır ve her belge bir barkod ya da karekod taşır. e-Devlet’in Belge Doğrulama hizmeti, e-Devlet üzerinden oluşturulan tüm barkodlu belgelerin barkod numarasıyla doğrulanmasını sağlar; e-Devlet mobil uygulamasındaki Barkodlu Belge Doğrulama özelliği de karekodu okutarak aynı işi görür. Pratikte bu, belgeyi alan kurumun kopyanın gerçek olup olmadığını noter yerine barkodla denetlemesi demektir.
| İhtiyaç | Türkiye’deki karşılığı | Nereden |
|---|---|---|
| Resmî kayıt örneği (doğum, nüfus, aile) | Barkodlu nüfus kayıt örneği | e-Devlet Kapısı, kimlik doğrulamasıyla |
| Elinizdeki belgenin aslına uygun kopyası | Noter örneği (madde 96–98) | Herhangi bir noterlik; ücret noterlik ücret tarifesine göre |
| İmzanın size ait olduğunun tasdiki | İmza onaylama (madde 90) | Noterlik, imza noter huzurunda atılarak |
Hangi belgenin kabul edileceğine, ABD’de olduğu gibi, isteyen kurum karar verir; bazı kurumlar barkodlu e-Devlet çıktısını yeterli sayarken bazıları noter örneği ister. Noter ücretleri her yıl Adalet Bakanlığı’nın yayımladığı tarifeyle değişir; gitmeden önce sorun. Bu bir hukuki tavsiye değildir.
Onaylı suret ve noter onaylı suret nedir
Cornell’in Legal Information Institute’u onaylı sureti, bir kamu kurumu ya da bağımsız bir kuruluşun gerçekliğini garanti etmek için onayladığı asıl belge kopyası olarak tanımlar. Noter onaylı bir belgeden farklı olarak, der, onaylı suret noter onaylı değildir ve edinmesi daha ucuzdur. Verdiği örnek, vefat eden birinin parasına ulaşmak için bankaya sunulan ölüm belgesidir. Onay kopyaya kefil olur; sahte bir aslı gerçeğe çeviremez.
Dışişleri Bakanlığı da apostil hizmeti için benzer bir tanım yapar: asıl belgenin, aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıyan kopyası. Mühür ve imzaların asıl olması ve belgede bir düzenleme tarihi bulunması gerektiğini ekler.
Noter, yemin ettirmeye, belge ve imzaları onaylamaya ve başka resmî görevleri yerine getirmeye kanunla yetkili kişidir. Noter olma koşulları eyaletten eyalete değişir. Noterin bir kopyayla ne yapabileceği de değişir; karışıklık tam burada başlar.
Üzerinde ne yazar
Yaygın türler şöyle karşılaştırılabilir.
| Tür | Arkasında kim var | Örnek | Ne kontrol edilmeli |
|---|---|---|---|
| Nüfus kaydının onaylı sureti | Eyalet ya da yerel nüfus kayıt dairesi | Doğduğunuz eyalet üzerinden istenen doğum belgesi | Eyaletten isteyin; USAGov, nüfus kayıt dairesinin nasıl isteneceğini ve ücretini bildirdiğini söyler |
| Federal kullanım için onaylı suret | Düzenleyen görevli, asıl mühür ve imzayla | Apostile gidecek federal bir belge | Düzenleme tarihi gerekir; noterde onaylatmayın |
| Kendi belgenizin noter onaylı sureti | Bir noter ve sizin imzalı beyanınız | Texas: sahibi “Bunun (belgemin) aslına uygun ve doğru bir kopyası olduğunu onaylıyorum” yazar, noter de noter şerhini tamamlar | İzin verilen biçimler eyalete göre değişir; önce notere sorun |
| Vekaletnamenin noter onaylı sureti | Kopya ile aslını karşılaştıran bir noter | California: noter, kopyanın aslına uygun ve doğru olduğunu onaylar (Probate Code 4307) | Eyalete özgüdür; kendi eyaletinizde doğrulayın |
| Sıradan fotokopi ya da telefon taraması | Kimse | Telefonunuzdaki bir tarama | Kendi kayıtlarınız için uygundur; bir onay değildir |
California’nın noter el kitabı, kuralların ne kadar ayrıntılı olduğuna iyi bir örnektir. Noter aslı ile kopyayı incelemek, sonra belirli bir ifadeyle hazırlanan şerhi imzalayıp mühürlemek zorundadır. Texas, kişinin kendi belgelerinin noter onaylı suretlerini sahibinin imzalı beyanına dayanan belgeler olarak tanımlar. Diğer eyaletler farklıdır; bu yüzden ikisini de örnek olarak alın.
Ne saklamalı, ne kadar süre
Yalnızca fotoğrafını değil, onaylı suretin kendisini saklayın. Onu geçerli kılan şey mühür, imza ve düzenleme tarihidir; düz bir tarama bunları taşımaz.
- Kopya başına ücreti kontrol edin. USAGov, nüfus kayıt dairesinin her onaylı suretin fiyatını bildirdiğini söyler.
- Federal bir belgeyi noterde onaylatmayın. Dışişleri Bakanlığı, noter onaylı bir federal belgenin artık apostil için geçerli olmadığını söyler.
- Kendiniz için bir kopya tarayın. Telefonunuzdaki bir tarama kullanışlı bir başvuru kaynağı ve yedektir. Düzenleme tarihini not edin.
- Saklama süresini belgeye göre ayarlayın. Doğum belgesi süresiz olarak işe yarar. Tek seferlik bir işlem için onaylatılan kopya, o işlem bitene kadar önemlidir.
Kategoriye göre süre rehberi için hangi belgeler ne kadar saklanmalı, miras durumu için ailede bir ölümden sonra evrak işleri sayfalarına bakın. Varış noktası başka bir ülkeyse sonraki adım çoğu zaman apostil olur.
Bu bir hukuki tavsiye değildir. Son söz, belgeyi isteyen makam ile eyaletinizin noter ya da nüfus kayıt kurumunundur.