Una copia certificada es un duplicado de un documento que la oficina emisora o custodia avala como copia fiel, mientras que una copia notarizada es aquella en la que un notario público da fe de la copia, o de la declaración del firmante sobre ella, según las normas de ese estado.
La gente usa las dos expresiones como si fueran intercambiables. No son lo mismo.
La versión corta: una copia certificada recibe su autoridad de la oficina que custodia el original. Una copia notarizada la recibe de un notario, y las normas notariales se fijan estado por estado. Cuando alguien te pida cualquiera de las dos, pregúntale exactamente cuál acepta.
Así es en España
En España la pareja de conceptos es un poco distinta. Lo que mucha gente sigue llamando «copia compulsada» es hoy, en la Ley 39/2015, la copia auténtica: una copia de un documento público administrativo o privado realizada, en cualquier soporte, por un órgano competente de una Administración Pública que garantiza la identidad del órgano que la hizo y su contenido. La ley dice que las copias auténticas tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales, y que las hechas por una Administración valen en las restantes; las de documentos privados surten únicamente efectos administrativos. Las pueden expedir funcionarios habilitados, que constan en un registro, o una actuación administrativa automatizada. Las copias electrónicas de un documento en papel exigen que se haya digitalizado con una imagen fiel e íntegra y que incluyan metadatos que acrediten su condición de copia; las copias en papel de un documento electrónico llevan un código de verificación.
Copias y testimonios notariales
Lo más parecido a la «copia notarizada» estadounidense está en la Ley del Notariado. Su artículo 17 recoge que el notario redacta escrituras matrices, que quedan en su protocolo, y expide copias, testimonios, legitimaciones y legalizaciones. La escritura matriz es el original que firma el otorgante y el notario; la primera copia es el traslado de esa matriz al que tiene derecho cada otorgante. Así que si un trámite te pide «copia auténtica» pregunta si quiere la administrativa (una oficina de asistencia en materia de registros o el organismo que te la pide) o la notarial (copia o testimonio expedido por el notario). Un escaneo hecho en casa no es ninguna de las dos, aunque sirva para tu propio archivo: guarda junto a él la referencia de dónde está el original (protocolo notarial, registro civil, organismo emisor) para poder pedir otra copia cuando haga falta.
Qué son una copia certificada y una copia notarizada
El Legal Information Institute de Cornell describe la copia certificada como un duplicado de un documento primario avalado por un organismo gubernamental o independiente para garantizar su autenticidad. A diferencia de un documento notarizado, dice, una copia certificada no está notarizada, y es más barata de conseguir. Su ejemplo es un certificado de defunción que se presenta a un banco para acceder a los fondos de una persona fallecida. El aval responde de la copia; no puede convertir en auténtico un original falso.
El Departamento de Estado la define de forma parecida para su servicio de apostilla: una copia de un documento primario con un certificado que dice que es copia fiel. Añade que los sellos y las firmas deben ser originales y que el documento debe incluir una fecha de emisión.
Un notario es una persona autorizada por ley para tomar juramentos, certificar documentos y firmas y realizar otras funciones oficiales. Los requisitos para serlo cambian según el estado. Lo que un notario puede hacer con una copia también cambia, y ahí empieza la confusión.
Qué contiene
Así se comparan las variantes habituales.
| Variante | Quién la respalda | Ejemplo | Qué comprobar |
|---|---|---|---|
| Copia certificada de un registro civil | El registro civil estatal o local | Partida de nacimiento solicitada a través del estado donde naciste | Pídela al estado; USAGov dice que su registro civil te indica cómo pedirla y cuánto cuesta |
| Copia certificada para uso federal | El funcionario emisor, con sello y firma originales | Un documento federal que va a apostillarse | Necesita fecha de emisión; no lo notarices |
| Copia notarizada de tu propio documento | Un notario, más tu declaración firmada | Texas: el titular escribe «certifico que esta es una copia fiel y exacta de mi (documento)» y el notario completa un certificado notarial | Las fórmulas permitidas varían según el estado; pregunta primero al notario |
| Copia de un poder notarial certificada por notario | Un notario que comparó copia y original | California: el notario certifica que la copia es fiel y correcta (Código Sucesorio 4307) | Específico de cada estado; confírmalo en el tuyo |
| Fotocopia normal o escaneo con el móvil | Nadie | Un escaneo en tu móvil | Vale para tus propios registros; no es una certificación |
El manual notarial de California es un buen ejemplo de lo específicas que llegan a ser las normas. El notario tiene que examinar el original y la copia, y después firmar y sellar un certificado con una redacción concreta. Texas describe las copias notarizadas de los documentos propios de una persona como basadas en la declaración firmada del titular. Otros estados son distintos, así que toma ambos como ilustraciones.
Qué conservar y durante cuánto tiempo
Conserva la copia certificada en sí, no solo una foto de ella. El sello, la firma y la fecha de emisión son lo que la hace valer, y un escaneo plano no los lleva.
- Comprueba el coste por copia. USAGov dice que el registro civil te indica el precio de cada copia certificada.
- No notarices un documento federal. El Departamento de Estado dice que un documento federal notarizado ya no vale para una apostilla.
- Escanea una copia para ti. Un escaneo en tu móvil es una referencia y una copia de seguridad útiles. Anota la fecha de emisión.
- Ajusta la conservación al documento. Una partida de nacimiento sigue siendo útil indefinidamente. Una copia certificada para una gestión puntual solo importa hasta que esta termina.
Para orientación sobre plazos por categoría, mira qué documentos conservar y durante cuánto tiempo, y para el caso de una herencia, papeleo tras un fallecimiento en la familia. Si el destino es otro país, el siguiente paso suele ser una apostilla.
Esto no es asesoramiento legal. La oficina que lo pide y la autoridad notarial o el registro civil de tu estado tienen la última palabra.