認証済み謄本とは、文書を発行または保管している機関が真正な写しであると証明した複製のことで、公証済みコピーとは、公証人がその州のルールに基づいて、その写しについて、または署名者による写しに関する陳述について証明したもののことです。
この2つの言葉は、まるで入れ替え可能であるかのように使われています。でも同じものではありません。
簡単に言えば、認証済み謄本の効力は原本を保管する機関に由来します。公証済みコピーの効力は公証人に由来し、公証のルールは州ごとに決められています。どちらかを求められたら、正確にどちらの種類を受け付けるのかを相手に尋ねましょう。
日本では：公証役場の認証と謄本
日本でアメリカの「公証済みコピー」に近いのは、公証役場で受ける私署証書の認証です。日本公証人連合会の説明によれば、私署証書とは作成者の署名（署名押印）または記名押印のある私文書のことで、認証とは、その署名や押印が本人のものであることを公証人が証明することです。認証を受けた文書は、作成名義人の意思に基づいて作成されたものと推定されます。官公署や公務員が職務上作成した公文書は認証の対象になりません。
認証の方法は3つあります。本人が公証人の面前で署名・押印する面前認証、すでにした署名・押印を本人が自分のものだと認める自認認証、代理人が本人のものだと認める代理認証です。アメリカの「認証済み謄本」にあたるものとしては、嘱託人が提出した私署証書の謄本が原本と符合することを公証人が認証する謄本認証もあります。日本公証人連合会は、公証人は文書の成立の真正を証明するのであって、内容の真実性や正確性を証明するわけではないと明記しています。ただし公証人法第26条により、法令に違反する事項や無効な行為については公正証書を作成できず、違法・無効の疑いがあれば認証を与えられません。
海外に出す書類の場合
外務省の案内によれば、私文書を外国の手続きに使うときは、公証役場で公証人の認証を受け、その公証人の所属する（地方）法務局で公証人押印証明を受けたうえで、外務省でアポスティーユまたは公印確認を受けます。戸籍謄本や住民票の写しのような公文書は、公証役場を通さず、発行機関の原本（発行日から3か月以内）をそのまま外務省に出します。どちらが必要かは提出先が決めるので、求められている書類の種類を先に確認してください。詳しい手順はアポスティーユのページの日本の節にまとめています。
認証済み謄本と公証済みコピーとは何か
コーネル大学の法律情報研究所は、認証済み謄本を、政府機関または独立した機関がその真正性を保証するために証明した一次文書の複製と説明しています。公証された文書とは違い、認証済み謄本は公証されるものではなく、取得費用も安いとしています。挙げられている例は、亡くなった人の資金を引き出すために銀行に提示する死亡証明書です。証明が保証するのは写しについてであり、偽物の原本を本物にすることはできません。
国務省もアポスティーユのサービス向けに同様の定義をしています。一次文書の写しに、それが真正な写しであることを述べる証明書が付いたものです。さらに、印章と署名は原本のものでなければならず、文書には発行日が含まれていなければならないと付け加えています。
公証人とは、宣誓を取り扱い、文書と署名を証明し、その他の公的な職務を行う権限を法律で与えられた人です。公証人になるための要件は州によって異なります。公証人が写しに対して何をできるかも異なり、そこから混乱が始まります。
何が書かれているか
よくある種類を比べると次のようになります。
| 種類 | 誰が保証するか | 例 | 確認すること |
|---|---|---|---|
| 戸籍記録の認証済み謄本 | 州または地方の戸籍記録機関 | 出生した州を通して請求する出生証明書 | 州に請求する。USAGovによれば、戸籍記録機関が請求方法と費用を案内している |
| 連邦向けの認証済み謄本 | 発行した職員。原本の印章と署名付き | アポスティーユに回す連邦の文書 | 発行日が必要。公証してはいけない |
| 自分の文書の公証済みコピー | 公証人と、あなたの署名入りの陳述 | テキサス州：所有者が「これは私の（文書）の真正で正確な写しであることを証明します」と書き、公証人が公証証明書を完成させる | 認められる様式は州によって異なる。まず公証人に尋ねる |
| 委任状の公証人認証済みコピー | 写しと原本を照合した公証人 | カリフォルニア州：公証人が写しが真正で正確であることを証明する（遺言検認法典4307条） | 州固有のルール。自分の州で確認する |
| 普通のコピーやスマホのスキャン | 誰も保証しない | スマホの中のスキャン | 自分の記録としては問題ないが、証明にはならない |
カリフォルニア州の公証人ハンドブックは、ルールがどれほど細かいかを示す良い例です。公証人は原本と写しを検査し、特定の文言の証明書に署名して押印しなければなりません。テキサス州は、本人の文書の公証済みコピーは所有者の署名入り陳述に基づくものと説明しています。ほかの州は異なるので、どちらも一例として捉えてください。
何をどのくらい保管するか
認証済み謄本は、写真だけでなく現物を保管してください。印章、署名、発行日こそが効力の源で、平らなスキャンにはそれが伴いません。
- **1通あたりの費用を確認する。**USAGovによれば、戸籍記録機関が認証済み謄本1通ごとの料金を案内しています。
- **連邦の文書は公証しない。**国務省は、公証された連邦の文書はアポスティーユに使えなくなると説明しています。
- 自分用に控えをスキャンする。スマホでのスキャンは手軽な参照用とバックアップになります。発行日をメモしておきましょう。
- **保管期間は文書に合わせる。**出生証明書はいつまでも役立ちます。一回限りの手続きのために認証した写しは、それが終わるまでしか重要ではありません。
種類ごとの目安はどの書類をどのくらい保管するか、相続のケースは家族が亡くなったあとの書類をご覧ください。提出先が外国なら、次のステップは多くの場合アポスティーユです。
これは法的助言ではありません。最終的には、提出を求める機関と、お住まいの州の公証人や戸籍記録機関が決めます。