Folk bruger de to udtryk, som om de kunne byttes om. Det kan de ikke.
Den korte version: En bekræftet kopi får sin gyldighed fra det kontor, der har originalen. En notarbekræftet kopi får den fra en notar, og notarreglerne fastsættes delstat for delstat. Når nogen beder om den ene eller den anden, så spørg præcis, hvilken slags de accepterer.
Hvad en bekræftet kopi og en notarbekræftet kopi er
Cornells Legal Information Institute beskriver en bekræftet kopi som en kopi af et originaldokument, påtegnet af en offentlig eller uafhængig myndighed for at garantere dens ægthed. I modsætning til et notarbekræftet dokument, siger instituttet, er en bekræftet kopi ikke notarbekræftet, og den er billigere at få. Eksemplet er en dødsattest, der fremvises i en bank for at få adgang til en afdøds midler. Påtegningen går i god for kopien; den kan ikke gøre en falsk original ægte.
Det amerikanske udenrigsministerium definerer den på samme måde for sin apostilleservice: en kopi af et originaldokument med en attest om, at det er en tro kopi. Ministeriet tilføjer, at segl og underskrifter skal være originale, og at dokumentet skal have en udstedelsesdato.
En notar er en person, der ved lov er bemyndiget til at tage folk i ed, bekræfte dokumenter og underskrifter og udføre andre officielle opgaver. Kravene for at blive notar er forskellige fra delstat til delstat. Det samme gælder, hvad en notar må gøre med en kopi, og det er dér, forvirringen begynder.
Hvad der står på den
Sådan ser de almindelige varianter ud ved siden af hinanden.
| Variant | Hvem står bag | Eksempel | Hvad du skal tjekke |
|---|---|---|---|
| Bekræftet kopi af en civilstandsattest | Delstatens eller det lokale personregister | Fødselsattest bestilt gennem den delstat, du er født i | Bestil hos delstaten; USAGov siger, at dens personregister fortæller, hvordan du bestiller, og hvad det koster |
| Bekræftet kopi til føderal brug | Den udstedende embedsmand, med originalt segl og underskrift | Et føderalt dokument på vej til apostille | Skal have en udstedelsesdato; må ikke notarbekræftes |
| Notarbekræftet kopi af dit eget dokument | En notar plus din underskrevne erklæring | Texas: Ejeren skriver „Jeg bekræfter, at dette er en tro og nøjagtig kopi af mit (dokument)“, og notaren udfylder en notarattest | Tilladte former varierer fra delstat til delstat; spørg notaren først |
| Notarbekræftet kopi af en fuldmagt | En notar, der har sammenlignet kopi og original | Californien: Notaren bekræfter, at kopien er tro og korrekt (Probate Code 4307) | Delstatsspecifikt; bekræft i din delstat |
| Almindelig fotokopi eller scanning med telefonen | Ingen | En scanning på din telefon | Fin til dine egne papirer; ikke en bekræftelse |
Californiens notarhåndbog er et godt eksempel på, hvor specifikke reglerne bliver. Notaren skal gennemgå originalen og kopien og derefter underskrive og stemple en attest med en bestemt ordlyd. Texas beskriver notarbekræftede kopier af en persons egne dokumenter som hvilende på ejerens underskrevne erklæring. Andre delstater er anderledes, så betragt begge som illustrationer.
Hvad du skal gemme, og hvor længe
Gem selve den bekræftede kopi, ikke bare et billede af den. Seglet, underskriften og udstedelsesdatoen er det, der tæller, og en flad scanning bærer dem ikke med sig.
- Tjek prisen pr. kopi. USAGov siger, at personregistret oplyser prisen for hver bekræftet kopi.
- Notarbekræft ikke et føderalt dokument. Det amerikanske udenrigsministerium siger, at et notarbekræftet føderalt dokument ikke længere er gyldigt til en apostille.
- Scan en kopi til dig selv. En scanning med telefonen er en praktisk reference og sikkerhedskopi. Notér udstedelsesdatoen.
- Lad opbevaringen følge dokumentet. En fødselsattest er nyttig på ubestemt tid. En kopi, der er bekræftet til én enkelt sag, betyder kun noget, indtil sagen er afsluttet.
Tidsrammer pr. kategori finder du i hvilke dokumenter du skal gemme, og hvor længe, og for dødsboet i papirarbejdet efter et dødsfald i familien. Skal dokumentet bruges i et andet land, er næste skridt ofte en apostille.
Det her er ikke juridisk rådgivning. Det kontor, der beder om kopien, og din delstats notar- eller personregistermyndighed har det sidste ord.