Folk använder de två uttrycken som om de vore utbytbara. Det är de inte.
Kortversionen: en bestyrkt kopia får sin tyngd från kontoret som har originalet. En notariserad kopia får den från en notarie, och notarieregler sätts delstat för delstat. När någon ber om endera, fråga exakt vilken sort de godtar.
Så är det i Sverige
Svenska myndigheter talar om bestyrkta kopior. Den som kan bestyrka en kopia är bland andra en notarius publicus, som utses av länsstyrelsen. Enligt förordningen om notarius publicus ska notarien gå allmänheten till handa med att bestyrka namnunderskrifter, avskrifter och andra uppgifter om innehållet i handlingar, och Länsstyrelsen skriver att notarien intygar namnunderskrifter, kopior och översättningar. Notarien tar betalt för sina uppdrag, och varje länsstyrelse listar sina notarier på sin webbplats.
Var du möter kravet i praktiken:
- Lantmäteriet. Vid köp av fastighet ska köpehandlingen skickas in i original, men om köpebrevet hänvisar till köpekontraktet, eller tvärtom, får den andra handlingen skickas in i original eller bestyrkt kopia.
- Polisen. Den som ansöker om svenskt pass från utlandet kan behöva komplettera med kopior, och Polisen skriver att kopiorna i vissa fall ska vara bevittnade av notarius publicus. Finns ingen i närheten kan man vända sig till en svensk ambassad eller ett konsulat.
Vad som räcker bestämmer alltid mottagaren, så fråga vilken sorts kopia som krävs innan du betalar för något. En egen skanning eller fotokopia är inte automatiskt en bestyrkt kopia.
Tips: be om en skannad kopia av den bestyrkta kopian också, och spara den tillsammans med originalet. Läs även om apostille, som ofta kommer som nästa steg om handlingen ska användas utomlands.
Vad en bestyrkt kopia och en notariserad kopia är
Cornells Legal Information Institute beskriver en bestyrkt kopia som en avskrift av en primär handling, intygad av en statlig eller oberoende instans för att garantera dess äkthet. Till skillnad från en notariserad handling, säger de, är en bestyrkt kopia inte notariserad, och den är billigare att få. Deras exempel är ett dödsbevis som visas upp för en bank för att komma åt en avliden persons pengar. Intyget går i god för kopian; det kan inte göra ett falskt original äkta.
Utrikesdepartementet definierar den på liknande sätt för sin apostilletjänst: en kopia av en primär handling med ett intyg om att det är en äkta kopia. Det tillägger att sigill och underskrifter måste vara original och att handlingen måste ha ett utfärdandedatum.
En notarie är en person som enligt lag får ta upp eder, intyga handlingar och underskrifter och utföra andra officiella uppgifter. Kraven för att bli notarie skiljer sig mellan delstater. Vad en notarie får göra med en kopia skiljer sig också, och det är där förvirringen börjar.
Vad som står på den
Så här jämför sig de vanliga varianterna.
| Variant | Vem står bakom den | Exempel | Vad du ska kontrollera |
|---|---|---|---|
| Bestyrkt kopia av en folkbokföringshandling | Delstatens eller det lokala folkbokföringskontoret | Födelsebevis beställt via delstaten du föddes i | Beställ från delstaten; USAGov säger att dess folkbokföringskontor talar om hur du beställer och vad det kostar |
| Bestyrkt kopia för federalt bruk | Den utfärdande tjänstemannen, med originalsigill och underskrift | En federal handling på väg till apostille | Behöver ett utfärdandedatum; notarisera den inte |
| Notariserad kopia av din egen handling | En notarie, plus din undertecknade utsaga | Texas: ägaren skriver ”Jag intygar att detta är en sann och korrekt kopia av min (handling)” och notarien fyller i ett notarieintyg | Tillåtna former varierar mellan delstater; fråga notarien först |
| Notariebestyrkt kopia av en fullmakt | En notarie som jämfört kopia och original | Kalifornien: notarien intygar att kopian är sann och korrekt (Probate Code 4307) | Delstatsspecifikt; bekräfta i din delstat |
| Vanlig fotokopia eller skanning i mobilen | Ingen | En skanning i din telefon | Duger för dina egna papper; inte ett intyg |
Kaliforniens notariehandbok är ett bra exempel på hur specifika reglerna blir. Notarien måste granska originalet och kopian, och sedan skriva under och stämpla ett intyg med en särskild formulering. Texas beskriver notariserade kopior av en persons egna handlingar som vilande på ägarens undertecknade utsaga. Andra delstater skiljer sig, så se båda som illustrationer.
Vad du ska spara och hur länge
Spara själva den bestyrkta kopian, inte bara en bild av den. Sigillet, underskriften och utfärdandedatumet är det som gör att den räknas, och en platt skanning bär dem inte.
- Kolla kostnaden per kopia. USAGov säger att folkbokföringskontoret talar om priset för varje bestyrkt kopia.
- Notarisera inte en federal handling. Utrikesdepartementet säger att en notariserad federal handling inte längre är giltig för apostille.
- Skanna en kopia åt dig själv. En skanning i mobilen är en praktisk referens och säkerhetskopia. Anteckna utfärdandedatumet.
- Anpassa sparandetiden efter handlingen. Ett födelsebevis är användbart hur länge som helst. En kopia bestyrkt för en engångstransaktion spelar roll bara tills den är klar.
För vägledning om tider per kategori, se vilka dokument du ska spara och hur länge, och för dödsbofallet, papper efter ett dödsfall i familjen. Om destinationen är ett annat land är nästa steg ofta en apostille.
Det här är inte juridisk rådgivning. Det kontor som ber om kopian och din delstats notarie- eller folkbokföringsmyndighet har sista ordet.