Eine beglaubigte Abschrift ist ein Duplikat eines Dokuments, das die ausstellende oder verwahrende Stelle als richtige Kopie bestätigt, während bei einer notariell beglaubigten Kopie ein Notar nach den Regeln des Bundesstaats die Kopie oder die Erklärung des Unterzeichners dazu bestätigt.
Die beiden Begriffe werden benutzt, als wären sie austauschbar. Sie sind nicht dasselbe.
Die Kurzfassung: Eine beglaubigte Abschrift bezieht ihre Autorität von der Stelle, die das Original verwahrt. Eine notariell beglaubigte Kopie bezieht sie von einem Notar, und Notarregeln werden Bundesstaat für Bundesstaat festgelegt. Wenn jemand eine von beiden verlangt, frag genau, welche Art akzeptiert wird.
So ist es in Deutschland
Was in den USA „certified copy“ heißt, ist in Deutschland die beglaubigte Kopie (rechtlich: beglaubigte Abschrift), und hier gibt es zwei Wege. Die amtliche Beglaubigung regelt § 33 des Verwaltungsverfahrensgesetzes: Jede Behörde darf Abschriften von Urkunden beglaubigen, die sie selbst ausgestellt hat. Darüber hinaus dürfen die durch Rechtsverordnung bestimmten Bundesbehörden und die nach Landesrecht zuständigen Behörden, in der Praxis meist Bürgerämter, Abschriften beglaubigen, wenn die Urschrift von einer Behörde stammt oder die Abschrift zur Vorlage bei einer Behörde benötigt wird. Eine Abschrift darf nicht beglaubigt werden, wenn das Schriftstück Lücken, Durchstreichungen, Einschaltungen oder unleserliche Stellen hat oder der Zusammenhang mehrerer Blätter aufgehoben ist. Der Beglaubigungsvermerk unter der Abschrift nennt das Schriftstück genau, stellt fest, dass die Abschrift mit dem vorgelegten Schriftstück übereinstimmt, enthält Ort, Datum, Unterschrift und Dienstsiegel und, wenn die Urschrift nicht von einer Behörde stammt, den Hinweis, dass die Kopie nur zur Vorlage bei der angegebenen Behörde gilt.
Wenn eine Behörde nicht reicht
Für Banken, Gerichte, Versicherungen oder Verwendungen im Ausland wird häufig eine öffentliche Beglaubigung verlangt, die ein Notar nach § 42 des Beurkundungsgesetzes vornimmt; die amtliche Beglaubigung des Bürgeramts genügt dort oft nicht. Die Faustregel aus dem Haupttext gilt also auch hier: Frag die Stelle, die die Kopie haben will, welche Form sie akzeptiert, bevor du losgehst. Der Notar prüft nur, dass die Kopie mit dem vorgelegten Original übereinstimmt, nicht, ob das Original echt oder inhaltlich richtig ist. Für dein eigenes Archiv genügt ein Scan des Originals; beglaubigte Kopien lässt du bei Bedarf jeweils neu anfertigen, denn viele Stellen verlangen ein Beglaubigungsdatum, das nicht zu weit zurückliegt.
Was eine beglaubigte Abschrift und eine notariell beglaubigte Kopie sind
Das Legal Information Institute von Cornell beschreibt eine beglaubigte Abschrift als Duplikat eines Primärdokuments, das eine staatliche oder unabhängige Stelle bestätigt, um seine Echtheit zu garantieren. Anders als ein notariell beglaubigtes Dokument, heißt es, ist eine beglaubigte Abschrift nicht notariell beglaubigt, und sie ist günstiger zu bekommen. Sein Beispiel ist eine Sterbeurkunde, die einer Bank vorgelegt wird, um an das Vermögen einer verstorbenen Person zu kommen. Die Bestätigung bürgt für die Kopie; sie kann ein gefälschtes Original nicht echt machen.
Das Außenministerium definiert sie für seinen Apostille-Dienst ähnlich: eine Kopie eines Primärdokuments mit einer Bescheinigung, dass es die richtige Kopie ist. Es ergänzt, dass Siegel und Unterschriften Originale sein müssen und dass das Dokument ein Ausstellungsdatum enthalten muss.
Ein Notar ist eine Person, die gesetzlich befugt ist, Eide abzunehmen, Dokumente und Unterschriften zu beglaubigen und andere amtliche Aufgaben wahrzunehmen. Die Voraussetzungen, um einer zu werden, unterscheiden sich je nach Bundesstaat. Was ein Notar mit einer Kopie tun darf, unterscheidet sich auch, und da beginnt die Verwirrung.
Was draufsteht
So vergleichen sich die üblichen Varianten.
| Variante | Wer dahintersteht | Beispiel | Was du prüfst |
|---|---|---|---|
| Beglaubigte Abschrift einer Personenstandsurkunde | Das Personenstandsamt des Bundesstaats oder der Gemeinde | Geburtsurkunde, bestellt über deinen Geburtsstaat | Beim Bundesstaat bestellen; USAGov sagt, das Personenstandsamt erklärt dir, wie du bestellst und was es kostet |
| Beglaubigte Abschrift für Bundeszwecke | Der ausstellende Beamte, mit Originalsiegel und -unterschrift | Eine Bundesurkunde, die apostilliert werden soll | Braucht ein Ausstellungsdatum; nicht notariell beglaubigen |
| Notariell beglaubigte Kopie deines eigenen Dokuments | Ein Notar plus deine unterschriebene Erklärung | Texas: Der Inhaber schreibt „Ich bestätige, dass dies eine richtige und genaue Kopie meines (Dokuments) ist“ und der Notar füllt eine notarielle Bescheinigung aus | Zulässige Formen unterscheiden sich je nach Bundesstaat; frag zuerst den Notar |
| Vom Notar beglaubigte Kopie einer Vollmacht | Ein Notar, der Kopie und Original verglichen hat | Kalifornien: Der Notar bescheinigt, dass die Kopie richtig und korrekt ist (Probate Code 4307) | Bundesstaatsspezifisch; in deinem Bundesstaat bestätigen lassen |
| Einfache Fotokopie oder Handyscan | Niemand | Ein Scan auf deinem Handy | Gut für deine eigenen Unterlagen; keine Beglaubigung |
Das kalifornische Notarhandbuch ist ein gutes Beispiel dafür, wie genau die Regeln werden. Der Notar muss Original und Kopie prüfen und dann eine Bescheinigung mit bestimmtem Wortlaut unterschreiben und stempeln. Texas beschreibt notariell beglaubigte Kopien der eigenen Dokumente einer Person als gestützt auf die unterschriebene Erklärung des Inhabers. Andere Bundesstaaten weichen ab, also nimm beide als Beispiele.
Was du aufbewahrst und wie lange
Bewahre die beglaubigte Abschrift selbst auf, nicht nur ein Bild davon. Siegel, Unterschrift und Ausstellungsdatum sind das, was zählt, und ein flacher Scan trägt sie nicht.
- Prüfe die Kosten pro Kopie. USAGov sagt, das Personenstandsamt nennt dir den Preis für jede beglaubigte Abschrift.
- Lass eine Bundesurkunde nicht notariell beglaubigen. Das Außenministerium sagt, eine notariell beglaubigte Bundesurkunde ist für eine Apostille nicht mehr gültig.
- Scanne eine Kopie für dich. Ein Scan auf deinem Handy ist eine praktische Referenz und Sicherung. Notiere das Ausstellungsdatum.
- Passe die Aufbewahrung dem Dokument an. Eine Geburtsurkunde bleibt unbegrenzt nützlich. Eine Kopie, die für eine einmalige Transaktion beglaubigt wurde, zählt nur, bis diese erledigt ist.
Für Fristen nach Kategorie siehe welche Dokumente du wie lange aufbewahrst, und für den Nachlassfall Papierkram nach einem Todesfall in der Familie. Wenn das Ziel ein anderes Land ist, ist der nächste Schritt oft eine Apostille.
Das ist keine Rechtsberatung. Die anfragende Stelle und die Notar- oder Personenstandsbehörde deines Bundesstaats haben das letzte Wort.