Si trabajaste como empleado, este es el formulario que te dice qué poner en tu declaración de la renta. Es distinto de una nómina, que cubre un periodo de pago. Un W-2 es la versión de todo el año.

Los contratistas no reciben uno: reciben un 1099. Esta página describe lo que el IRS dice sobre el formulario. Para tu propia declaración, confirma los detalles con el IRS o con un profesional fiscal.

Qué es un W-2

El IRS dice que todo empleador dedicado a una actividad comercial o empresarial que pague una remuneración por servicios prestados por un empleado debe presentar el formulario W-2 por cada empleado, incluso si el empleado es familiar del empleador, cuando se retuvo impuesto sobre la renta, de la Seguridad Social o de Medicare, o cuando los pagos alcanzan o superan el umbral de declaración aplicable.

Los empleadores envían la Copia A a la Administración de la Seguridad Social y te entregan tus copias. Las instrucciones del IRS dicen que las copias deben llegar a los empleados, en general, antes del 31 de enero o el siguiente día hábil, que para los salarios de 2026 es el 1 de febrero de 2027. Si pides un W-2 después de que termine tu trabajo, el empleador debería entregarlo en los 30 días siguientes a tu petición o a tu último pago de salario, lo que sea más tarde.

Qué contiene

Verás casillas con letras (identidad) y casillas con números (dinero). Estos son los nombres que les da el IRS.

Casilla Nombre en el formulario Qué comprobar
a Número de la Seguridad Social del empleado Todos los dígitos son correctos
b Número de identificación del empleador (EIN) Coincide con el identificador de tu empleador (mira EIN)
c, e, f Nombre y dirección del empleador y del empleado Tu nombre legal y una dirección actual
1 Salarios, propinas y otras remuneraciones Salarios imponibles del año
2 Impuesto federal sobre la renta retenido Compáralo con la nómina de fin de año
3 y 4 Salarios de la Seguridad Social e impuesto de la Seguridad Social retenido Coherentes con tu sueldo
5 y 6 Salarios y propinas de Medicare, e impuesto de Medicare retenido Coherentes con tu sueldo
12 Códigos (códigos de letras con importes, como los aplazamientos voluntarios) Los códigos se explican en las instrucciones del formulario
13 Casillas de verificación: empleado estatutario, plan de jubilación, baja por enfermedad pagada por terceros Las casillas coinciden con tu situación
15 a 20 Información del impuesto sobre la renta estatal y local Estado, salarios e impuesto correctos

Si la casilla 1 no coincide con el salario bruto de tus nóminas, pregunta por qué a tu departamento de nóminas; las instrucciones del formulario del IRS explican qué va en cada casilla y código.

Qué conservar y durante cuánto tiempo

Conserva cada copia que recibas, federal y estatal, con la declaración de la renta de ese año. El IRS dice que, por lo general, conserves los registros que respaldan una partida de ingresos, deducción o crédito hasta que venza el plazo de prescripción de esa declaración, que en general son 3 años desde la presentación, y más en situaciones concretas, como 6 años si omites ingresos que superan el 25 % de los ingresos brutos de tu declaración.

Pasos prácticos:

  • Comprueba cada W-2 con tu última nómina del año. Informa de los errores a tu empleador, que puede emitir un formulario corregido (W-2c).
  • Guarda una copia digital. Según las instrucciones del IRS, a los empleadores no se les prohíbe cobrar por un duplicado del W-2, así que una copia guardada por ti vale la pena.
  • Si falta uno, pregunta a tu empleador. El IRS dice que puedes ver la información de salarios e ingresos y pedir transcripciones a través de tu cuenta en línea.

Para ayuda montando un sistema, mira organizar los documentos fiscales durante todo el año y cuánto tiempo conservar los documentos.

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