Ein W-2, offiziell die Lohn- und Steuerbescheinigung, ist das Formular, das ein Arbeitgeber dir und dem IRS (der US-Steuerbehörde) jedes Jahr gibt und das zeigt, was du verdient hast und was einbehalten wurde.

Wenn du als Angestellter gearbeitet hast, sagt dir dieses Formular, was du in deine Steuererklärung einträgst. Es ist etwas anderes als eine Gehaltsabrechnung (Pay Stub), die einen Abrechnungszeitraum abdeckt. Ein W-2 ist die Version für das ganze Jahr.

Auftragnehmer bekommen keins: Sie bekommen stattdessen ein 1099. Diese Seite beschreibt, was der IRS zum Formular sagt. Für deine eigene Erklärung klär die Einzelheiten mit dem IRS oder einer Steuerfachperson.

Was ein W-2 ist

Der IRS sagt, jeder Arbeitgeber, der ein Gewerbe betreibt und für Leistungen eines Angestellten Vergütung zahlt, müsse für jeden Angestellten ein Formular W-2 einreichen, auch wenn der Angestellte mit dem Arbeitgeber verwandt ist, wenn Einkommensteuer, Social-Security- oder Medicare-Steuer einbehalten wurde oder wenn die Zahlungen die jeweilige Meldeschwelle erreichen oder überschreiten.

Arbeitgeber schicken Kopie A an die Social Security Administration und geben dir deine Kopien. Laut IRS-Anleitung müssen die Kopien in der Regel bis zum 31. Januar oder am nächsten Werktag bei den Angestellten sein, für den Lohn 2026 also am 1. Februar 2027. Fragst du nach dem Ende deines Jobs nach einem W-2, sollte der Arbeitgeber es innerhalb von 30 Tagen nach deiner Anfrage oder nach deiner letzten Lohnzahlung liefern, je nachdem, was später liegt.

Was darauf steht

Du siehst Felder mit Buchstaben (Identität) und Felder mit Zahlen (Geld). Das sind die Namen, die der IRS ihnen gibt.

Feld Name auf dem Formular Was du prüfst
a Sozialversicherungsnummer (Social Security Number) des Angestellten Jede Ziffer stimmt
b Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) Stimmt mit der Nummer deines Arbeitgebers überein (siehe EIN)
c, e, f Name und Adresse von Arbeitgeber und Angestelltem Dein rechtlicher Name und eine aktuelle Adresse
1 Löhne, Trinkgelder, sonstige Vergütung Steuerpflichtiger Lohn für das Jahr
2 Einbehaltene Bundeseinkommensteuer Mit der Abrechnung zum Jahresende vergleichen
3 und 4 Social-Security-Lohn und einbehaltene Social-Security-Steuer Passt zu deinem Lohn
5 und 6 Medicare-Lohn und -Trinkgelder sowie einbehaltene Medicare-Steuer Passt zu deinem Lohn
12 Codes (Buchstabencodes mit Beträgen, etwa freiwillige Einzahlungen) Codes sind in der Formularanleitung erklärt
13 Kästchen: gesetzlich Angestellter (statutory employee), Altersvorsorgeplan, Krankengeld durch Dritte Kästchen passen zu deiner Situation
15 bis 20 Angaben zu Einkommensteuer des Bundesstaats und der Kommune Richtiger Bundesstaat, Lohn und Steuer

Stimmt Feld 1 nicht mit deinem Bruttolohn auf den Abrechnungen überein, frag deine Lohnbuchhaltung nach dem Grund; die Formularanleitung des IRS erklärt, was in jedes Feld und jeden Code gehört.

Was du aufbewahrst und wie lange

Bewahre jede Kopie, die du bekommst, zusammen mit der Steuererklärung dieses Jahres auf, die des Bundes wie die des Bundesstaats. Der IRS sagt, Unterlagen, die einen Einkommensposten, einen Abzug oder eine Gutschrift belegen, solle man in der Regel aufbewahren, bis die Verjährungsfrist für diese Erklärung abläuft, also in der Regel 3 Jahre ab Abgabe, in besonderen Fällen länger, etwa 6 Jahre, wenn du Einkommen von mehr als 25 % des Bruttoeinkommens in deiner Erklärung weglässt.

Praktische Schritte:

  • Vergleiche jedes W-2 mit deiner letzten Gehaltsabrechnung des Jahres. Melde Fehler deinem Arbeitgeber, der ein korrigiertes Formular (W-2c) ausstellen kann.
  • Bewahre eine digitale Kopie auf. Laut IRS-Anleitung ist es Arbeitgebern nicht verboten, für ein Duplikat des W-2 eine Gebühr zu verlangen, eine selbst gespeicherte Kopie lohnt sich also.
  • Fehlt eins, frag deinen Arbeitgeber. Der IRS sagt, du kannst Lohn- und Einkommensdaten einsehen und Transcripts über dein Online-Konto bestellen.

Hilfe beim Aufbau eines Systems findest du unter Steuerunterlagen das ganze Jahr über ordnen und wie lange du Dokumente aufbewahrst.

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