La palabra «attorney» confunde a la gente. El diccionario jurídico de Cornell señala que el apoderado, también llamado attorney-in-fact, no tiene por qué ser abogado.
Importa sobre todo cuando algo va mal, y es uno de los documentos más dependientes del estado que existen: los formularios, las normas de firma y los deberes del apoderado varían según el estado.
Así es en España
En España el documento se llama poder notarial, y la figura de fondo es el mandato del Código Civil: por el contrato de mandato una persona se obliga a prestar algún servicio o hacer alguna cosa por cuenta o encargo de otra, y el mandato puede ser general o especial. A diferencia de Estados Unidos, donde muchos poderes se firman ante un notary sin más, aquí el artículo 1280 del Código Civil exige documento público (es decir, escritura ante notario) para el poder para administrar bienes, el general para pleitos, el poder para contraer matrimonio y cualquier poder cuyo objeto sea un acto que deba redactarse en escritura pública o haya de perjudicar a terceros. Para asuntos menores, como recoger una notificación o hacer un trámite en una oficina pública, suele bastar una autorización firmada, pero para vender una casa, abrir o cancelar cuentas o representar a alguien en un juicio el banco, el registro o el juzgado te pedirán la escritura de poder.
La escritura y sus copias
Según la Ley del Notariado, el notario redacta la escritura matriz, que se queda en su protocolo, y expide copias autorizadas a los otorgantes; lo que el apoderado lleva en la mano es una copia autorizada, y puede pedir más al mismo notario cuando la necesite. Esa estructura resuelve una duda frecuente del texto principal: si pierdes el poder, no has perdido el documento, porque la matriz sigue en el protocolo. Lo que sí debes guardar es la referencia (notario, fecha y número de protocolo) y, si el poder se revoca, la escritura de revocación, que es la que hay que enseñar a los bancos y organismos con los que actuó el apoderado. Si lo que buscas es el equivalente al poder duradero estadounidense, pregunta al notario por el poder preventivo, el que se otorga para que siga valiendo si la persona pierde capacidad; sus requisitos cambiaron con la reforma de 2021 y es el notario quien debe explicarte el alcance exacto.
Qué es un poder notarial
Según Cornell, un poder notarial es un acuerdo entre un poderdante y un apoderado que da al apoderado el derecho a actuar por el poderdante, y los apoderados son fiduciarios de sus poderdantes. Los poderes pueden ser generales, limitados o especiales. Suelen ser por escrito, y muchas jurisdicciones imponen requisitos especiales sobre su forma o contenido.
El CFPB explica lo que eso significa para un apoderado nombrado: cuatro deberes básicos, a saber, actuar solo en el mejor interés del poderdante, gestionar el dinero y los bienes con cuidado, mantener el dinero del poderdante separado del tuyo y llevar buenos registros. El poderdante puede seguir gestionando su propio dinero mientras pueda tomar decisiones.
Un poder notarial no es un testamento, y no es lo mismo que un testamento vital, que cubre los deseos médicos. Cornell también señala que muchos documentos legales, incluidos los poderes notariales, deben notarizarse, una norma que difiere según el estado, así que comprueba cómo tiene que firmarse el tuyo.
Qué contiene
Los poderes notariales vienen en varias variantes. La que necesitas depende de lo que deba hacer el apoderado.
| Variante | Qué cubre | Fuente y nota |
|---|---|---|
| General | Autoridad amplia sobre los asuntos del poderdante | Cornell enumera «general» como tipo; el alcance depende de la redacción |
| Limitado o especial | Una tarea o un conjunto definido, como gestionar una sola operación | Cornell enumera «limitado» y «especial» como tipos |
| Duradero | Sigue en vigor cuando el poderdante ya no puede decidir | Cornell: los poderes típicos terminan con la incapacidad, pero los duraderos persisten; el CFPB señala que algunos estados usan «poder notarial duradero» para el tipo financiero |
| Atención médica (duradero) | Nombra a un representante sanitario para las decisiones médicas | NIA: una de las dos directivas anticipadas de atención médica más comunes |
| Formulario 2848 del IRS | Autoriza a una persona habilitada para actuar ante el IRS a representarte | IRS: el representante también puede recibir e inspeccionar tu información fiscal confidencial |
Sea cual sea el tipo, comprueba que nombra al poderdante y al apoderado, detalla los poderes y cualquier límite, y lleva las firmas, el bloque notarial o los bloques de testigos que exige tu estado.
Qué conservar y durante cuánto tiempo
Guarda el original firmado en un lugar seguro y conocido al menos por el apoderado, y guarda copias donde las personas que las necesiten puedan encontrarlas. Es un documento de trabajo, no uno para archivar y olvidar.
- Mientras está en vigor. Conserva el original y una copia clara. La guía del CFPB insiste en que los apoderados lleven buenos registros de todo lo que hacen con él.
- Después de que termine. La autoridad termina cuando el poderdante la revoca o fallece, y puede terminar con el divorcio o la separación legal si el apoderado es el cónyuge, o si un tribunal nombra a un tutor. El CFPB dice que el apoderado debe avisar enseguida a los bancos u otras partes con las que trató, y un poderdante que revoca también debe avisarles. Conserva el documento y los registros del apoderado como rastro documental.
- Copias certificadas. En California, por ejemplo, un notario puede certificar que una copia de un poder notarial es fiel y correcta (sección 4307 del Código Sucesorio), y el manual dice que la copia certificada tiene la misma fuerza y efecto que el original. Otros estados tienen sus propias normas, así que pregunta donde vayas a usarlo.
Para ver dónde encaja esto entre los papeles que conviene tener a mano, mira documentos importantes para personas mayores y la carpeta de emergencia digital. Para lo que pasa con el papeleo tras un fallecimiento, mira documentos tras un fallecimiento en la familia.
Nada de esto es asesoramiento legal. Pregunta a un abogado o al colegio de abogados de tu estado por el formulario que exige tu estado.