Tänk på den som en passtämpel för papper. Ett födelsebevis från Ohio betyder ingenting för ett folkbokföringskontor i Spanien förrän någon som Spanien litar på kan intyga att Ohio-tjänstemannens underskrift är äkta. Före konventionen innebar det ”legalisering” på en ambassad eller ett konsulat. Konventionen ersatte det med ett enda steg: apostillen.
Det många missar är vad en apostille inte gör. Den kontrollerar inte att innehållet i handlingen stämmer, och den översätter ingenting. Som Kaliforniens Secretary of State uttrycker det: apostillen ”bekräftar inte handlingens innehåll”. Den går i god för personen som skrev under.
Så är det i Sverige
Sverige har inte en enda myndighet som utfärdar apostille. Enligt Sveriges utlandsmyndigheter har landet gjort alla notarius publicus till behörig myndighet enligt Haagkonventionen, och notarierna förordnas av de 21 länsstyrelserna. Det finns inget samlat register över alla notarier, men varje länsstyrelse listar sina egna på sin webbplats, och det är där mottagaren utomlands kan kontrollera att notarien som skrivit under din apostille verkligen är förordnad.
Länsstyrelsen skriver att en notarius publicus bland annat intygar namnunderskrifter, kopior och översättningar och förser handlingar med apostille, en stämpel som intygar att underskriften på handlingen är äkta. Notarien tar betalt för uppdraget. Enligt förordningen om notarius publicus ska den som förordnas ha juristexamen eller motsvarande, och varje län ska ha minst en notarie.
Legalisering är något annat
Apostille gäller mellan länder som anslutit sig till konventionen. Behöver mottagarlandet i stället legalisering skriver utlandsmyndigheterna att det görs hos Utrikesdepartementet i Stockholm. Legalisering intygar underskriften och stämpeln på en svensk handling, men inte innehållet.
Praktiskt tips: fotografera eller skanna handlingen med apostillen innan du skickar iväg originalet, och anteckna vilken notarie som utfört den. Vilken sorts intyg mottagaren kräver avgör han eller hon själv, så fråga den mottagande myndigheten eller ambassaden först. Se också bestyrkta kopior.
Vad en apostille är
Enligt konventionstexten är detta intyg, utfärdat av den behöriga myndigheten i det land handlingen kommer från, den enda formalitet ett medlemsland får kräva för att bekräfta underskriften, undertecknarens behörighet och sigillet eller stämpeln. Det sitter på själva handlingen eller på ett bifogat blad som kallas ”allonge”, med rubriken på franska: ”Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)”.
Vilket kontor som utfärdar den beror på vem som undertecknade originalet:
- Federala handlingar (undertecknade av en federal amerikansk tjänsteman, en konsulär tjänsteman eller en militär notarie) går till utrikesdepartementets Office of Authentications.
- Delstatliga och notariserade handlingar går till delstatens egen myndighet. I Kalifornien och Texas är det Secretary of State.
Vilken typ av intyg du får beror på destinationen. Utrikesdepartementet utfärdar apostiller för länder i 1961 års konvention och autentiseringsintyg för länder som inte är med. HCCH:s statustabell listar medlemsländerna.
Vad som står på den
Tabellen nedan är den praktiska kartan: vem som utfärdar intyget och vad varje kontor säger att det behöver.
| Situation | Vem utfärdar den | Vad källan säger |
|---|---|---|
| Federal handling, destination i konventionen | Utrikesdepartementet, Office of Authentications | Original eller bestyrkt kopia; notarisera inte; blankett DS-4194 plus en avgift |
| Destination utanför konventionen | U.S. Department of State | Autentiseringsintyg i stället för apostille |
| Delstatlig handling (födelse, dödsfall) från Kalifornien | California Secretary of State | En apostille, giltig för alla länder utanför USA; täcker underskrifter från county clerks, county recorders och State Registrar |
| Notariserad handling från Texas | Texas Secretary of State | Måste få den notariserade originalhandlingen; en universell apostille fungerar för alla utländska länder |
| Handling för ett amerikanskt territorium (till exempel Puerto Rico) | Ingen | Kalifornien säger att apostiller bara är till för användning utanför USA |
| Handlingar upprättade av diplomatiska eller konsulära tjänstemän | Utanför konventionen | Artikel 1 undantar dem, liksom administrativa handlingar som direkt rör kommersiella verksamheter eller tullverksamhet |
Avgifter ändras, så bekräfta dem med ditt kontor. När detta skrivs anger utrikesdepartementet $20 per handling, och Kalifornien anger $20 per apostille.
Vad du ska spara och hur länge
Ingen officiell källa anger någon sparandetid för en apostille, eftersom den inte är en handling du ”arkiverar”. Den är en del av handlingen den sitter på. Spara den så länge du kan behöva styrka den handlingen utomlands, vilket för ett födelsebevis, ett vigselbevis eller ett examensbevis kan vara i åratal.
Några vanor som kommer direkt från reglerna ovan:
- Håll ihop originalet och apostillen. Texas, till exempel, måste få den notariserade originalhandlingen för att utfärda sin apostille.
- Skanna båda som en fil. En mobilskanning av handlingen plus apostillebladet är en bra säkerhetskopia, men inte en ersättning för originalet. Anteckna vilket land den utfärdades för.
- Planera översättningen separat. Om destinationen kräver en säger utrikesdepartementet att du ska anlita en professionell översättare och låta notarisera översättningen, inte originalet.
Se hur du skannar dokument på iPhone för säkerhetskopian, resehandlingar för utlandsresor för vad du i övrigt ska ha med dig, och vidimerad kopia vs notariserad kopia för den vanliga startpunkten.
Reglerna skiljer sig mellan länder och myndigheter, och det här är inte juridisk rådgivning. Fråga den mottagande myndigheten exakt vad den vill ha innan du betalar för något.