Hãy hình dung nó như con dấu hộ chiếu dành cho giấy tờ. Một giấy khai sinh từ Ohio chẳng có ý nghĩa gì với cơ quan hộ tịch ở Tây Ban Nha cho đến khi có ai đó mà Tây Ban Nha tin tưởng xác nhận chữ ký của viên chức Ohio là thật. Trước công ước, việc đó nghĩa là “hợp pháp hóa” tại đại sứ quán hoặc lãnh sự quán. Công ước thay thế nó bằng một bước duy nhất: apostille.
Điều nhiều người bỏ qua là những gì apostille không làm. Nó không kiểm tra nội dung giấy tờ có đúng hay không, và không dịch bất cứ thứ gì. Như Secretary of State của California nói, apostille “không xác nhận nội dung của giấy tờ”. Nó bảo đảm cho người đã ký.
Ở Việt Nam thì sao?
Trước đây Việt Nam không thuộc Công ước La Hay 1961, nên giấy tờ đi nước ngoài phải qua hợp pháp hóa lãnh sự. Điều đó đã đổi: theo Bộ Ngoại giao, Công ước có hiệu lực với Việt Nam từ ngày 11/9/2026. Từ ngày đó, giấy tờ công đi lại giữa Việt Nam và các nước thành viên có quan hệ áp dụng với Việt Nam chỉ cần một chứng nhận Apostille. Nếu một nước phản đối việc Việt Nam gia nhập theo Điều 12 Công ước, hai nước vẫn dùng hợp pháp hóa lãnh sự (Nghị định 293/2026/NĐ-CP, Điều 5).
Theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP (ngày 23/7/2026), Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille cho giấy tờ công của Việt Nam. Chứng nhận này xác nhận nguồn gốc giấy tờ (chữ ký, chức danh, con dấu), không xác nhận nội dung. Phạm vi gồm giấy tờ hộ tịch, phiếu lý lịch tư pháp, văn bằng, văn bản công chứng và chứng thực. Giấy tờ lãnh sự, hoặc giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến thương mại, hải quan thì nằm ngoài phạm vi.
Giấy tờ nước ngoài dùng ở Việt Nam cần có Apostille của nước cấp. Nếu không viết bằng tiếng Việt, bạn cần thêm bản dịch được công chứng hoặc chứng thực theo luật Việt Nam. Giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự trước 11/9/2026 vẫn dùng được, không phải làm lại.
Việc xác định giấy tờ có thuộc phạm vi Công ước hay không còn tùy trường hợp cụ thể. Trước khi nộp hồ sơ, hãy hỏi cơ quan nhận giấy tờ và cơ quan cấp Apostille.
Apostille là gì
Theo văn bản công ước, thủ tục duy nhất mà một nước thành viên được phép yêu cầu để chứng nhận chữ ký, tư cách của người ký và con dấu hoặc tem là chứng nhận này, do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất xứ giấy tờ cấp. Nó nằm ngay trên giấy tờ hoặc trên một tờ đính kèm gọi là “allonge”, với tiêu đề bằng tiếng Pháp: “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)”.
Cơ quan nào cấp tùy thuộc vào ai đã ký bản gốc:
- Giấy tờ liên bang (do viên chức liên bang Mỹ, viên chức lãnh sự hoặc công chứng viên quân đội ký) được gửi đến Văn phòng Xác thực của Bộ Ngoại giao.
- Giấy tờ cấp bang và giấy tờ đã công chứng được gửi đến cơ quan riêng của bang. Ở California và Texas, đó là Secretary of State.
Loại chứng nhận bạn nhận được tùy vào nước đến. Bộ Ngoại giao cấp apostille cho các nước thuộc công ước 1961 và chứng nhận xác thực cho các nước không thuộc. Bảng tình trạng của HCCH liệt kê các nước thành viên.
Trên đó có gì
Bảng dưới đây là bản đồ thực tế: ai cấp chứng nhận, và mỗi cơ quan nói họ cần gì.
| Tình huống | Ai cấp | Nguồn nói gì |
|---|---|---|
| Giấy tờ liên bang, nước đến thuộc công ước | Bộ Ngoại giao, Office of Authentications | Bản gốc hoặc bản sao chứng thực; không công chứng; mẫu DS-4194 kèm lệ phí |
| Nước đến không thuộc công ước | U.S. Department of State | Chứng nhận xác thực thay cho apostille |
| Giấy tờ cấp bang (khai sinh, khai tử) từ California | California Secretary of State | Một apostille, có giá trị với mọi nước ngoài Mỹ; bao gồm chữ ký của county clerk, county recorder và State Registrar |
| Giấy tờ đã công chứng từ Texas | Texas Secretary of State | Phải nhận bản gốc đã công chứng; một apostille chung dùng được cho mọi nước ngoài |
| Giấy tờ dùng cho lãnh thổ của Mỹ (ví dụ Puerto Rico) | Không ai | California nói apostille chỉ dùng bên ngoài nước Mỹ |
| Giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc lãnh sự lập | Ngoài công ước | Điều 1 loại trừ chúng, cũng như giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan |
Lệ phí thay đổi, nên hãy xác nhận với cơ quan của bạn. Tại thời điểm viết, Bộ Ngoại giao niêm yết $20 mỗi giấy tờ, và California niêm yết $20 mỗi apostille.
Cần giữ lại gì và trong bao lâu
Không có nguồn chính thức nào đưa ra thời hạn lưu giữ cho apostille, vì nó không phải là hồ sơ bạn “lưu trữ” riêng. Nó là một phần của giấy tờ mà nó được đính kèm. Hãy giữ nó chừng nào bạn còn có thể cần chứng minh giấy tờ đó ở nước ngoài, mà với giấy khai sinh, giấy kết hôn hay bằng cấp thì có thể là nhiều năm.
Vài thói quen rút ra trực tiếp từ các quy định trên:
- Giữ bản gốc cùng với apostille của nó. Texas, chẳng hạn, phải nhận được bản gốc đã công chứng để cấp apostille.
- Quét cả hai thành một tệp. Bản quét bằng điện thoại gồm giấy tờ cộng trang apostille là bản sao lưu tốt, dù không thay thế được bản gốc. Ghi chú nước mà nó được cấp để dùng.
- Lên kế hoạch dịch thuật riêng. Nếu nước đến yêu cầu, Bộ Ngoại giao nói hãy dùng người dịch chuyên nghiệp và công chứng bản dịch, không phải bản gốc.
Xem cách quét tài liệu trên iPhone để sao lưu, giấy tờ đi nước ngoài để biết cần mang gì khác, và bản sao chứng thực và bản sao công chứng cho điểm xuất phát thường gặp.
Quy định khác nhau theo từng nước và từng cơ quan, và đây không phải tư vấn pháp lý. Hãy hỏi cơ quan tiếp nhận chính xác họ cần gì trước khi trả tiền cho bất cứ thứ gì.