Stell sie dir als Passstempel für Papier vor. Eine Geburtsurkunde aus Ohio bedeutet einem Standesamt in Spanien gar nichts, bis jemand, dem Spanien vertraut, bestätigt, dass die Unterschrift des Beamten aus Ohio echt ist. Vor dem Übereinkommen hieß das „Legalisation“ bei der Botschaft oder beim Konsulat. Das Übereinkommen hat sie durch einen einzigen Schritt ersetzt: die Apostille.
Was viele übersehen, ist das, was eine Apostille nicht tut. Sie prüft nicht, ob der Inhalt der Urkunde stimmt, und sie übersetzt nichts. Wie es der Secretary of State von Kalifornien formuliert: Die Apostille „bestätigt nicht den Inhalt des Dokuments“. Sie bürgt für die Person, die unterschrieben hat.
So ist es in Deutschland
Auch für deutsche Urkunden gilt das Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961. Das Auswärtige Amt erklärt: In Vertragsstaaten ersetzt die „Haager Apostille“ die Legalisation. Mit ihr wird die Echtheit der Unterschrift, gegebenenfalls des Siegels und die Befugnis des Unterzeichners zur Ausstellung der Urkunde bestätigt. Die Urkunde muss dafür im Original vorgelegt werden, und eine Beteiligung der Auslandsvertretung des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll, ist nicht nötig. Soll eine deutsche Urkunde in einem Staat verwendet werden, der nicht Vertragsstaat ist, bleibt es bei der Legalisation durch dessen Botschaft oder Konsulat in Deutschland; dafür wird üblicherweise eine Vorbeglaubigung durch deutsche Stellen verlangt, manchmal zusätzlich eine Endbeglaubigung. Ob überhaupt etwas nötig ist, erfährst du von der ausländischen Stelle, bei der du die Urkunde vorlegen willst. Innerhalb der EU befreit die Verordnung (EU) 2016/1191 bestimmte öffentliche Urkunden, etwa aus dem Personenstandsbereich, von Legalisation und Apostille.
Wer die Apostille erteilt
Anders als in den USA gibt es in Deutschland keine einzelne zuständige Behörde. Laut Auswärtigem Amt erteilt das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) die Apostille für Urkunden des Bundes; für Urkunden des Bundespatentgerichts und des Deutschen Patent- und Markenamts ist dessen Präsidentin oder Präsident zuständig. Für Urkunden der Länder ist die Zuständigkeit nicht einheitlich geregelt: Bei Verwaltungsurkunden sind es in der Regel die Innenministerien, Regierungspräsidien oder Bezirksregierungen, in Berlin das Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten, in Niedersachsen die Polizeidirektionen. Das Auswärtige Amt empfiehlt deshalb, beim Aussteller der Urkunde zu fragen, wer die Apostille erteilen kann. Bewahre die apostillierte Urkunde als Ganzes auf, scanne Urkunde und Apostille als eine Datei und notiere dir, für welches Land und welchen Vorgang du sie geholt hast; eine Liste der Länder, zu denen das Übereinkommen im Verhältnis zu Deutschland gilt, führt die HCCH.
Was eine Apostille ist
Nach dem Text des Übereinkommens ist diese Bescheinigung, ausgestellt von der zuständigen Behörde des Herkunftslandes, die einzige Förmlichkeit, die ein Mitgliedsland verlangen darf, um die Unterschrift, die Eigenschaft des Unterzeichners und das Siegel oder den Stempel zu bestätigen. Sie sitzt auf der Urkunde selbst oder auf einem angehefteten Blatt, der sogenannten „Allonge“, mit dem Titel auf Französisch: „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)“.
Welche Stelle sie ausstellt, hängt davon ab, wer das Original unterschrieben hat:
- Bundesurkunden (unterschrieben von einem US-Bundesbeamten, einem Konsularbeamten oder einem Militärnotar) gehen an das Office of Authentications des Außenministeriums.
- Urkunden der Bundesstaaten und notarielle Urkunden gehen an die Behörde des jeweiligen Bundesstaats. In Kalifornien und Texas ist das der Secretary of State.
Welche Art Bescheinigung du bekommst, hängt vom Zielland ab. Das Außenministerium stellt Apostillen für Länder im Übereinkommen von 1961 aus und Beglaubigungsbescheinigungen für Länder, die nicht dabei sind. Die Statustabelle der HCCH listet die Mitgliedsländer.
Was draufsteht
Die Tabelle unten ist die praktische Landkarte: Wer stellt die Bescheinigung aus, und was sagt jede Stelle, was sie braucht.
| Situation | Wer sie ausstellt | Was die Quelle sagt |
|---|---|---|
| Bundesurkunde, Zielland im Übereinkommen | Außenministerium, Office of Authentications | Original oder beglaubigte Abschrift; nicht notariell beglaubigen; Formular DS-4194 plus Gebühr |
| Zielland nicht im Übereinkommen | US-Außenministerium | Beglaubigungsbescheinigung statt Apostille |
| Vom Bundesstaat ausgestellte Urkunde (Geburt, Tod) aus Kalifornien | Secretary of State von Kalifornien | Eine Apostille, gültig für jedes Land außerhalb der USA; deckt Unterschriften von County Clerks, County Recorders und dem State Registrar ab |
| Notarielle Urkunde aus Texas | Secretary of State von Texas | Muss das notariell beglaubigte Originaldokument erhalten; eine universelle Apostille gilt für jedes Ausland |
| Dokument für ein US-Territorium (zum Beispiel Puerto Rico) | Niemand | Kalifornien sagt, Apostillen seien nur für die Verwendung außerhalb der USA |
| Von diplomatischen oder konsularischen Vertretern errichtete Urkunden | Außerhalb des Übereinkommens | Artikel 1 schließt sie aus, ebenso Verwaltungsurkunden, die sich unmittelbar auf Handels- oder Zollvorgänge beziehen |
Gebühren ändern sich, also bestätige sie bei deiner Stelle. Zum Zeitpunkt dieses Textes nennt das Außenministerium 20 Dollar pro Dokument, und Kalifornien nennt 20 Dollar pro Apostille.
Was du aufbewahrst und wie lange
Keine offizielle Quelle nennt eine Aufbewahrungsfrist für eine Apostille, weil sie kein Dokument ist, das man „ablegt“. Sie ist Teil der Urkunde, an der sie hängt. Bewahre sie so lange auf, wie du diese Urkunde im Ausland vorlegen musst, und das können bei einer Geburts-, Heirats- oder Abschlussurkunde Jahre sein.
Ein paar Gewohnheiten, die sich direkt aus den Regeln oben ergeben:
- Original und Apostille zusammen aufbewahren. Texas zum Beispiel muss das notariell beglaubigte Original erhalten, um seine Apostille auszustellen.
- Beides als eine Datei scannen. Ein Handyscan von Urkunde plus Apostille-Blatt ist eine gute Sicherung, aber kein Ersatz für das Original. Notiere, für welches Land sie ausgestellt wurde.
- Übersetzung separat planen. Wenn das Zielland eine verlangt, rät das Außenministerium zu einem professionellen Übersetzer, und beglaubigt wird dann die Übersetzung, nicht das Original.
Für die Sicherung siehe Dokumente mit dem iPhone scannen, für alles, was du sonst mitnimmst, Reisedokumente für das Ausland, und für den üblichen Ausgangspunkt beglaubigte Abschrift vs. notariell beglaubigte Kopie.
Die Regeln unterscheiden sich je nach Land und Behörde, und das hier ist keine Rechtsberatung. Frag die empfangende Stelle, was genau sie will, bevor du für irgendetwas bezahlst.