Tænk på den som et passtempel til papir. En fødselsattest fra Ohio betyder ingenting for et folkeregister i Spanien, før nogen, Spanien stoler på, kan sige, at embedsmanden i Ohio har skrevet under ægte. Før konventionen betød det „legalisering“ på en ambassade eller et konsulat. Konventionen erstattede det med ét trin: apostillen.
Det, folk overser, er, hvad en apostille ikke gør. Den kontrollerer ikke, om dokumentets indhold er sandt, og den oversætter ikke noget. Som Californiens Secretary of State formulerer det, „bekræfter apostillen ikke dokumentets indhold“. Den går i god for den person, der har skrevet under.
I Danmark: apostille fra Udenrigsministeriets Legaliseringskontor
I Danmark er der kun én myndighed, der sætter apostille på danske dokumenter: Udenrigsministeriets Legaliseringskontor på Asiatisk Plads 2 i København. Det legaliserer dokumenter, der er udstedt af en offentlig dansk myndighed — for eksempel vielsesattester og straffeattester — så de kan bruges i et andet land i Apostille-konventionen. Dokumentet skal være udfærdiget på computer; håndskrevne dokumenter accepteres ikke.
Sådan foregår det ifølge ministeriets vejledning (oktober 2026):
| Trin | Hvad der sker |
|---|---|
| Køb i webshoppen | Du betaler 250 kr. pr. dokument i Udenrigsministeriets webshop, før du afleverer, sender eller videresender dokumentet. |
| Dokumenter fra Digital Post | Dokumenter, du har modtaget fra en dansk myndighed i Digital Post, kan videresendes direkte til Legaliseringskontoret; de udskrives og får en fysisk apostille. |
| Dokumenter med certificeret digital signatur | Kan uploades i købet og får en såkaldt e-apostille, som du selv downloader. Spørg modtagerlandet, om det anerkender e-apostiller. |
| Dokumenter med fysisk underskrift | Afleveres personligt, med post eller kurer. Scanninger, kopier og udprint af fysiske originaler accepteres ikke. |
| Behandlingstid | Personlig aflevering legaliseres som regel samme dag; post og kurer tager 5–7 hverdage, længere i travle perioder. |
Legaliseringskontoret har åbent for personlig betjening alle hverdage kl. 9–12 og tirsdag og torsdag også kl. 13.30–15.30, uden tidsbestilling. Du skal selv sørge for returporto eller kurer; dokumenter, der ikke bliver hentet eller ikke kan sendes retur, makuleres tre måneder efter modtagelsen.
Det praktiske råd er det samme som for amerikanske dokumenter: Gem originalen sammen med apostillesiden, scan dem som én fil, og notér, hvilket land apostillen er lavet til. Skal dokumentet bruges i et land uden for konventionen, er apostillen ikke nok — så skal det legaliseres i flere led, og modtagerlandets ambassade kan fortælle hvilke. Gebyrer og åbningstider ændrer sig; tjek um.dk, før du tager afsted.
Hvad en apostille er
Ifølge konventionens tekst er den eneste formalitet, et medlemsland må kræve for at bekræfte underskriften, underskriverens stilling og seglet eller stemplet, netop denne påtegning, udstedt af den kompetente myndighed i det land, dokumentet kommer fra. Den sidder på selve dokumentet eller på en vedhæftet side kaldet en „allonge“, med en fransk overskrift: „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)“.
Hvilket kontor der udsteder den, afhænger af, hvem der har underskrevet originalen:
- Føderale dokumenter (underskrevet af en amerikansk føderal embedsmand, en konsulær embedsmand eller en militærnotar) går til udenrigsministeriets Office of Authentications.
- Delstatslige og notarbekræftede dokumenter går til delstatens egen myndighed. I Californien og Texas er det Secretary of State.
Hvilken slags påtegning du får, afhænger af destinationen. Det amerikanske udenrigsministerium udsteder apostiller til lande i 1961-konventionen og authentication certificates til lande, der ikke er med. HCCH's statustabel viser medlemslandene.
Hvad der står på den
Tabellen nedenfor er det praktiske kort: hvem der udsteder påtegningen, og hvad hvert kontor siger, det skal bruge.
| Situation | Hvem udsteder den | Hvad kilden siger |
|---|---|---|
| Føderalt dokument, destination i konventionen | Udenrigsministeriet, Office of Authentications | Original eller bekræftet kopi; må ikke notarbekræftes; formular DS-4194 plus et gebyr |
| Destination uden for konventionen | U.S. Department of State | Authentication certificate i stedet for en apostille |
| Delstatsudstedt dokument (fødsel, død) fra Californien | California Secretary of State | Én apostille, gyldig til ethvert land uden for USA; dækker underskrifter fra county clerks, county recorders og State Registrar |
| Notarbekræftet dokument fra Texas | Texas Secretary of State | Skal modtage det originale notarbekræftede dokument; én universel apostille gælder til ethvert fremmed land |
| Dokument til et amerikansk territorium (fx Puerto Rico) | Ingen | Californien siger, at apostiller kun er til brug uden for USA |
| Dokumenter udfærdiget af diplomatiske eller konsulære repræsentanter | Uden for konventionen | Artikel 1 undtager dem, ligesom administrative dokumenter, der direkte vedrører handel eller told |
Gebyrer ændrer sig, så bekræft dem hos dit kontor. I skrivende stund angiver udenrigsministeriet $20 pr. dokument, og Californien angiver $20 pr. apostille.
Hvad du skal gemme, og hvor længe
Ingen officiel kilde angiver en opbevaringsperiode for en apostille, fordi den ikke er et dokument, du „arkiverer“. Den er en del af det dokument, den sidder på. Gem den, så længe du kan få brug for at dokumentere det pågældende papir i udlandet, hvilket for en fødsels-, vielses- eller eksamensattest kan være år.
Et par vaner, der følger direkte af reglerne ovenfor:
- Hold originalen sammen med dens apostille. Texas skal fx modtage det originale notarbekræftede dokument for at udstede sin apostille.
- Scan begge som én fil. En telefonscanning af dokumentet plus apostillesiden er en god sikkerhedskopi, men ikke en erstatning for originalen. Notér, hvilket land den er udstedt til.
- Planlæg oversættelsen for sig. Hvis destinationen kræver en, siger det amerikanske udenrigsministerium, at du skal bruge en professionel oversætter og få oversættelsen, ikke originalen, notarbekræftet.
Se sådan scanner du dokumenter på iPhone for sikkerhedskopien, rejsedokumenter til udlandet for, hvad du ellers skal have med, og bekræftet kopi vs. notarbekræftet kopi for det sædvanlige udgangspunkt.
Reglerne er forskellige fra land til land og fra myndighed til myndighed, og det her er ikke juridisk rådgivning. Spørg den modtagende myndighed, præcis hvad den vil have, før du betaler for noget.