Bunu kâğıt için bir pasaport damgası gibi düşünün. Ohio’da düzenlenmiş bir doğum belgesi, İspanya’nın güvendiği biri Ohio’daki görevlinin imzasının gerçek olduğunu söyleyene kadar İspanya’daki bir nüfus dairesi için hiçbir anlam taşımaz. Sözleşmeden önce bu, elçilik ya da konsolosluk “tasdiki” demekti. Sözleşme bunu tek bir adıma indirdi: apostil.
İnsanların gözden kaçırdığı şey, apostilin yapmadığı şeydir. Belgenin içeriğinin doğru olup olmadığını denetlemez ve hiçbir şeyi çevirmez. California Secretary of State’in ifadesiyle apostil, “belgenin içeriğini doğrulamaz.” İmzayı atan kişiye kefil olur.
Türkiye’de: apostil şerhi ve e-Apostil
Türkiye de 1961 Lahey Apostil Sözleşmesi’ne taraftır; bu yüzden Türkiye’de düzenlenen bir resmî belge, apostil şerhiyle sözleşmeye taraf diğer ülkelerde kabul edilir. Adalet Bakanlığı apostili “resmî bir belgenin gerçekliğinin tasdik edilerek başka bir ülkede yasal olarak kullanılmasını sağlayan” işlem olarak tanımlar.
Adalet Bakanlığı’nın duyurusuna göre adli belgeler için işlem artık elektronik ortamda yapılabiliyor: adli sicil kaydı ve mahkeme kararlarına ilişkin belgeler, e-Devlet şifresiyle www.eapostil.gov.tr adresine giriş yapılarak e-Apostil tasdikli olarak alınabiliyor. Daha önce yurt dışında yaşayan vatandaşlar bu belgeler için Türkiye’ye gelip adalet komisyonu başkanlıklarına fiziki başvuru yapmak zorundaydı. e-Apostilli bir belgenin doğruluğu da çevrimiçi olarak teyit edilebiliyor. İçişleri Bakanlığı’nın e-Devlet üzerindeki “Apostil Belge Doğrulama” hizmeti de kimlik doğrulamasıyla kullanılan ayrı bir doğrulama kanalıdır.
| Konu | Resmî kaynak ne diyor |
|---|---|
| Adli belgeler (adli sicil kaydı, mahkeme kararları) | e-Devlet girişiyle eapostil.gov.tr üzerinden e-Apostil; başvurular kısa sürede şerhli hale geliyor |
| Doğrulama | e-Apostilli belgenin doğruluğu çevrimiçi teyit edilebiliyor; İçişleri Bakanlığı’nın e-Devlet’teki doğrulama hizmeti kimlik doğrulaması gerektiriyor |
| Hangi ülkelerde geçerli | HCCH’nin taraf devletler tablosundaki ülkelerde; taraf olmayan ülkeler için konsolosluk tasdiki gerekir |
Hangi belgeye hangi makamın apostil verdiği belgenin türüne göre değişir; nüfus kayıt örneği, diploma ya da noter onaylı bir belge için belgeyi alacak kurum ya da ilgili valilik ve kaymakamlığa, adli belgeler için eapostil.gov.tr’ye bakın. Saklama tavsiyesi ABD belgeleriyle aynıdır: aslını ve apostilini bir arada tutun, ikisini tek dosya olarak tarayın, e-Apostil aldıysanız PDF’nin kendisi asıl belgedir; doğrulama numarasıyla birlikte saklayın.
Apostil nedir
Sözleşme metnine göre, taraf bir ülkenin imzayı, imzalayanın sıfatını ve mühür ya da damgayı doğrulamak için isteyebileceği tek formalite, belgenin geldiği ülkenin yetkili makamınca verilen bu şerhtir. Şerh belgenin kendisine ya da “allonge” denen ekli bir sayfaya konur ve başlığı Fransızcadır: “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)”.
Hangi makamın vereceği, aslı kimin imzaladığına bağlıdır:
- Federal belgeler (ABD federal görevlisi, konsolosluk görevlisi ya da askerî noter imzalı) Dışişleri Bakanlığı’nın Tasdik Ofisi’ne gider.
- Eyalet belgeleri ve noter onaylı belgeler eyaletin kendi makamına gider. California ve Texas’ta bu makam Secretary of State’tir.
Hangi tür belgeyi alacağınız varış ülkesine bağlıdır. ABD Dışişleri Bakanlığı, 1961 Sözleşmesi’ne taraf ülkeler için apostil, taraf olmayanlar için tasdik belgesi düzenler. Taraf ülkeler HCCH’nin durum tablosunda listelenir.
Üzerinde ne yazar
Aşağıdaki tablo pratik bir haritadır: şerhi kim verir ve her makam ne ister.
| Durum | Kim verir | Kaynak ne diyor |
|---|---|---|
| Federal belge, varış ülkesi sözleşmeye taraf | Dışişleri Bakanlığı, Tasdik Ofisi | Aslı ya da onaylı sureti; noter onayı yaptırmayın; DS-4194 formu ve ücret |
| Varış ülkesi sözleşmeye taraf değil | ABD Dışişleri Bakanlığı | Apostil yerine tasdik belgesi |
| California’dan eyalet belgesi (doğum, ölüm) | California Secretary of State | Tek apostil, ABD dışındaki her ülke için geçerli; county clerk, county recorder ve State Registrar imzalarını kapsar |
| Texas’tan noter onaylı belge | Texas Secretary of State | Noter onaylı belgenin aslını almak zorunda; tek bir evrensel apostil her yabancı ülkede geçerli |
| ABD’ye bağlı bir bölge için belge (örneğin Porto Riko) | Yok | California, apostilin yalnızca ABD dışında kullanım için olduğunu söyler |
| Diplomatik ya da konsolosluk görevlilerince düzenlenen belgeler | Sözleşme dışı | 1. madde bunları ve doğrudan ticari ya da gümrük işlemleriyle ilgili idari belgeleri kapsam dışı bırakır |
Ücretler değişir, bu yüzden kendi makamınıza sorun. Bu yazı yazılırken Dışişleri Bakanlığı belge başına $20, California ise apostil başına $20 ücret listeliyor.
Ne saklamalı, ne kadar süre
Hiçbir resmî kaynak apostil için bir saklama süresi vermez; çünkü apostil “dosyaladığınız” bir kayıt değildir. Eklendiği belgenin bir parçasıdır. O belgeyi yurt dışında kanıtlamanız gerekebildiği sürece saklayın; doğum, evlilik ya da diploma belgesi için bu yıllar sürebilir.
Yukarıdaki kurallardan doğrudan çıkan birkaç alışkanlık:
- Aslı ile apostilini bir arada tutun. Örneğin Texas, apostil verebilmek için noter onaylı belgenin aslını almak zorundadır.
- İkisini tek dosya olarak tarayın. Belge ile apostil sayfasının telefonla taranmış hali iyi bir yedek olur; ama aslının yerini tutmaz. Hangi ülke için düzenlendiğini not edin.
- Çeviriyi ayrıca planlayın. Varış ülkesi çeviri istiyorsa ABD Dışişleri Bakanlığı, profesyonel bir çevirmene başvurmanızı ve aslını değil çeviriyi noterde onaylatmanızı söyler.
Yedek için iPhone’da belge tarama, yanınızda başka ne taşımanız gerektiği için yurt dışı seyahat belgeleri, olağan başlangıç noktası için onaylı suret ile noter onaylı suret arasındaki fark sayfalarına bakın.
Kurallar ülkeye ve kuruma göre değişir; bu bir hukuki tavsiye değildir. Herhangi bir ücret ödemeden önce belgeyi alacak makama tam olarak ne istediğini sorun.