La mayoría de la gente practica la conservación por accidente: la carpeta se llena, el cajón no cierra y algo acaba en la basura. Una versión deliberada es más sencilla. Para cada tipo de papel te haces tres preguntas. ¿Alguna norma dice que tengo que guardarlo? ¿Podría necesitarlo para demostrar algo más adelante? Y cuando haya terminado con él, ¿cómo me deshago de él de forma segura?
No hay una respuesta única en EE. UU. Las normas difieren para los registros personales, los de empresa y los regulados o gubernamentales, y pueden variar según el organismo y el estado. Esta página describe las principales fuentes federales y no es asesoramiento legal ni fiscal. Para tu situación, pregunta al organismo implicado, a tu asesor contable o a tu abogado.
Qué es la conservación de documentos
En esencia, la conservación tiene tres partes: guardar el registro durante un periodo definido, protegerlo mientras lo tienes y deshacerte de él cuando el periodo termina.
El periodo viene de sitios distintos según quién seas. Para los registros fiscales personales y de pequeñas empresas, viene del IRS. Para las organizaciones que usan informes de consumidores, hay obligaciones federales de eliminación. Para los organismos federales, los gestores de registros usan un calendario de registros; los Archivos Nacionales lo llaman la herramienta principal para gestionar qué pasa con los registros federales y describen un ciclo de vida de creación o recepción, mantenimiento y uso, y disposición. Tu casa no necesita un calendario formal, pero una versión personal breve funciona igual.
Qué aspecto tiene
La tabla de abajo recoge cifras reales de las fuentes enlazadas al final de la página. Los plazos del IRS son para declaraciones del impuesto sobre la renta y se cuentan desde que presentaste la declaración.
| Tipo de registro | Conservación sugerida | Fuente |
|---|---|---|
| Registros fiscales que respaldan una declaración normal | 3 años | IRS |
| Registros para una solicitud de crédito o devolución | 3 años desde la presentación o 2 años desde el pago, lo que sea más tarde | IRS |
| Registros si no declaras ingresos por más del 25 % de los ingresos brutos | 6 años | IRS |
| Reclamación por pérdida de valores sin valor o deuda incobrable | 7 años | IRS |
| Registros de impuestos sobre el empleo | Al menos 4 años después de que el impuesto venza o se pague, lo que sea más tarde | IRS |
| Registros si no presentas declaración o presentas una fraudulenta | Indefinidamente | IRS |
| Extractos bancarios, nóminas, facturas médicas sin disputa, facturas de tarjeta y de suministros | Alrededor de un año | FTC |
| Título del vehículo, título o escritura de la casa, papeles de préstamos, contratos de alquiler | Mientras los tengas o seas su titular | FTC |
| Partida de nacimiento, tarjeta de la Seguridad Social, pasaporte, registros de matrimonio o divorcio, testamentos | Conservar bajo llave | FTC |
Fíjate en que el IRS y la FTC no compiten. El IRS fija plazos fiscales; la FTC ofrece reglas generales para consumidores, y dice que cuando puedes acceder a un documento electrónicamente puedes plantearte triturar la copia en papel.
Qué conservar y durante cuánto tiempo
Empieza por la función del documento. Una nómina existe para demostrar ingresos durante un tiempo; una escritura demuestra la propiedad mientras seas dueño del inmueble. Los registros de propiedad siguen una norma relacionada: el IRS dice que conserves los registros sobre una propiedad hasta que venza el plazo de prescripción del año en que te deshiciste de ella.
Luego revisa las excepciones, porque la conservación tiene una cola larga:
- Otros fines. El IRS señala que, cuando los registros ya no hacen falta a efectos fiscales, compruebes si los necesitas más tiempo por otras razones. Las aseguradoras o los acreedores pueden exigirte conservarlos más tiempo que el IRS.
- Uso empresarial. Si usas informes de consumidores con fines empresariales, como evaluar a un inquilino o a un empleado, la Norma de Eliminación de la FTC regula cómo te deshaces de ellos. Los arrendadores y los empleadores están en su lista.
- Disputas. Una reclamación de seguro abierta o una disputa de facturación son motivo para conservar los papeles relacionados más allá de la fecha habitual.
Para un repaso ya hecho por categorías, la guía sobre qué conservar y durante cuánto tiempo recorre los papeles de casa, y la calculadora de conservación de registros puede ayudarte a elegir una fecha. Si tus registros son sobre todo fiscales, organizar los documentos fiscales durante todo el año los mantiene en un solo sitio. Cuando llegue la fecha, mira trituración.