ほとんどの人は、保存期間の管理を成り行きでやっています。フォルダがいっぱいになり、引き出しが閉まらなくなり、何かが捨てられる。意識的にやるほうがむしろ簡単です。書類の種類ごとに3つの質問をします。保管しなければならないというルールはあるか。あとで何かを証明するために必要になり得るか。そして用が済んだら、どうやって安全に処分するか。
アメリカに唯一の答えはありません。個人の記録、事業の記録、規制対象や政府の記録でルールは異なり、機関や州によっても変わります。このページでは主な連邦の情報源を説明しますが、法的助言でも税務上の助言でもありません。ご自身の状況については、関係する機関、会計士、弁護士に相談してください。
文書の保存期間管理とは何か
本質的に、保存期間管理には3つの部分があります。決められた期間、記録を保管すること。持っている間、それを守ること。期間が終わったら処分することです。
期間は、あなたが誰かによって出どころが変わります。個人や小規模事業の税務記録ならIRSです。消費者報告を使う組織には、連邦の処分義務があります。連邦機関では、記録管理者が記録スケジュールを使います。国立公文書館はそれを連邦記録の行方を管理する主要な道具と呼び、作成または受領、維持と利用、処分というライフサイクルを説明しています。家庭に正式なスケジュールは不要ですが、短い個人版でも同じように機能します。
どんな見た目か
下の表は、ページ下部にリンクした情報源から実際の数字を引いたものです。IRSの期間は所得税の申告書に関するもので、申告した時点から数えます。
| 記録の種類 | 保管期間の目安 | 出典 |
|---|---|---|
| 通常の申告書を裏付ける税務記録 | 3年 | IRS |
| 税額控除や還付の請求に関する記録 | 申告から3年または納付から2年のいずれか遅いほう | IRS |
| 総所得の25％を超える所得を申告し忘れた場合の記録 | 6年 | IRS |
| 無価値になった有価証券や貸倒れによる損失の請求 | 7年 | IRS |
| 雇用税の記録 | 税金の納期または納付日のいずれか遅いほうから少なくとも4年 | IRS |
| 申告しなかった場合、または虚偽の申告をした場合の記録 | 無期限 | IRS |
| 銀行取引明細書、給与明細、争いのない医療費の請求書、クレジットカードと公共料金の請求書 | 約1年 | FTC |
| 車両の権原証書、住宅の権原証書や不動産譲渡証書、ローンの書類、賃貸借契約書 | 所有または保有している間 | FTC |
| 出生証明書、ソーシャルセキュリティカード、パスポート、結婚・離婚の記録、遺言 | 保管して厳重にしまっておく | FTC |
IRSとFTCは競合しているわけではないことに注目してください。IRSは税務上の期間を定め、FTCは消費者向けの目安を示しています。FTCは、電子的に取り出せる書類は紙の控えをシュレッダーにかけることを検討してよいとしています。
何をどのくらい保管するか
書類の役割から始めましょう。給与明細はしばらくの間、収入を証明するためにあります。不動産譲渡証書は、その不動産を所有している限り所有権を証明します。不動産の記録には関連するルールがあり、IRSは不動産に関する記録を、それを処分した年の時効期間が終わるまで保管するよう案内しています。
次に例外を確認します。保存期間管理には長い尾があるからです。
- **別の目的。**IRSは、税務上は不要になった記録でも、別の理由でもっと長く必要かどうか確認するよう注記しています。保険会社や債権者がIRSより長い保管を求めることがあります。
- **事業での利用。**入居者や従業員の審査など、事業目的で消費者報告を使う場合、その処分方法にはFTCの処分規則が適用されます。家主や雇用主はその対象リストに入っています。
- **紛争。**未解決の保険請求や請求に関する争いは、関連する書類を通常の期限を過ぎても保管する理由になります。
種類ごとの一覧はどの書類をどのくらい保管するかのガイドで家庭の書類を順に見ていけますし、記録保存期間計算ツールは日付を決めるのに役立ちます。記録のほとんどが税務関連なら、税務書類を1年を通して整理するで1か所にまとめられます。その日が来たら、シュレッダー処理をご覧ください。