대부분의 사람은 우연히 보존을 실천합니다. 폴더가 차고, 서랍이 안 닫히고, 무언가를 버립니다. 의도적인 방식이 더 단순합니다. 종류마다 세 가지를 묻습니다. 보관하라는 규정이 있는가? 나중에 무언가를 증명하는 데 필요할 수 있는가? 다 쓴 뒤에는 어떻게 안전하게 없애는가?
미국에는 하나의 답이 없습니다. 개인 기록, 사업 기록, 규제 대상이나 정부 기록의 규정이 다르고, 기관과 주에 따라서도 다를 수 있습니다. 이 글은 주요 연방 출처를 설명하며 법률 자문이나 세무 자문이 아닙니다. 본인의 상황은 관련 기관, 회계사, 변호사에게 문의하십시오.
문서 보존이란 무엇인가
핵심적으로 보존에는 세 부분이 있습니다. 정해진 기간 동안 기록을 보관하고, 보관하는 동안 보호하고, 기간이 끝나면 폐기하는 것입니다.
기간은 당신이 누구냐에 따라 다른 곳에서 나옵니다. 개인과 소규모 사업의 세금 기록은 IRS에서 나옵니다. 소비자 신용 정보를 쓰는 조직에는 연방 폐기 의무가 있습니다. 연방 기관의 기록 관리자는 기록 일정을 쓰는데, 국립기록관리청은 이를 연방 기록의 처리를 관리하는 주요 도구라 부르고, 생성 또는 접수, 유지와 사용, 처분이라는 생애 주기를 설명합니다. 가정에는 공식 일정이 필요 없지만 짧은 개인용 버전도 같은 방식으로 작동합니다.
어떻게 생겼나
아래 표는 페이지 하단에 링크된 출처에서 실제 수치를 가져왔습니다. IRS 기간은 소득세 신고에 관한 것이며 신고 시점부터 셉니다.
| 기록 종류 | 권장 보관 기간 | 출처 |
|---|---|---|
| 일반 신고를 뒷받침하는 세금 기록 | 3년 | IRS |
| 세액공제나 환급 청구 기록 | 신고 후 3년 또는 납부 후 2년 중 늦은 쪽 | IRS |
| 총소득의 25%를 넘는 소득을 과소 신고한 경우의 기록 | 6년 | IRS |
| 무가치 증권이나 대손 손실 청구 | 7년 | IRS |
| 고용세 기록 | 세금 납부 기한이나 납부일 중 늦은 날로부터 최소 4년 | IRS |
| 신고를 하지 않았거나 허위 신고를 한 경우의 기록 | 무기한 | IRS |
| 은행 명세서, 급여명세서, 다툼 없는 의료비 청구서, 신용카드와 공과금 청구서 | 약 1년 | FTC |
| 차량 소유권 증서, 주택 권리증서, 대출 서류, 임대차 계약서 | 소유하거나 보유하는 동안 | FTC |
| 출생증명서, 사회보장 카드, 여권, 혼인 또는 이혼 기록, 유언장 | 보관하고 잠가 두기 | FTC |
IRS와 FTC가 경쟁하는 것은 아닙니다. IRS는 세금 기간을 정하고, FTC는 소비자용 경험칙을 제시하며, 전자적으로 접근할 수 있는 서류라면 종이 사본 파쇄를 고려할 수 있다고 설명합니다.
무엇을 얼마나 오래 보관해야 하나요
서류의 역할에서 시작하십시오. 급여명세서는 한동안 소득을 증명하기 위해 존재하고, 권리증서는 부동산을 소유하는 동안 소유권을 증명합니다. 부동산 기록은 관련 규정을 따릅니다. IRS는 부동산 기록을 그것을 처분한 연도의 시효가 끝날 때까지 보관하라고 설명합니다.
그다음 예외를 확인하십시오. 보존에는 긴 꼬리가 있습니다.
- 다른 목적. IRS는 기록이 세금 목적으로 더 이상 필요 없을 때 다른 이유로 더 오래 필요한지 확인하라고 설명합니다. 보험사나 채권자가 IRS보다 더 오래 보관하라고 요구할 수 있습니다.
- 사업상 이용. 세입자나 직원 심사처럼 사업 목적으로 소비자 신용 정보를 쓴다면 FTC의 폐기 규칙이 폐기 방법에 적용됩니다. 집주인과 고용주가 그 목록에 있습니다.
- 분쟁. 진행 중인 보험 청구나 청구서 분쟁은 관련 서류를 평소보다 오래 보관할 이유입니다.
종류별로 정리된 안내는 무엇을 얼마나 오래 보관할지 안내서가 가정 서류를 다루고, 기록 보존 계산기가 날짜를 고르는 데 도움이 됩니다. 기록이 주로 세금 관련이라면 연중 세금 서류 정리하기가 한곳에 모아 줍니다. 날짜가 되면 파쇄를 참고하십시오.