Çoğu insan saklamayı tesadüfen uygular: klasör dolar, çekmece kapanmaz ve bir şeyler atılır. Bilinçli sürümü daha basittir. Her kâğıt türü için üç soru sorarsınız. Bir kural onu saklamamı söylüyor mu? Daha sonra bir şeyi kanıtlamak için ona ihtiyacım olabilir mi? İşim bittiğinde ondan güvenle nasıl kurtulurum?
ABD’de tek bir yanıt yoktur. Kurallar kişisel kayıtlar, işletme kayıtları ve düzenlemeye tabi ya da devlet kayıtları için farklıdır; kuruma ve eyalete göre de değişebilir. Bu sayfa başlıca federal kaynakları anlatır ve hukuki ya da vergisel tavsiye değildir. Kendi durumunuz için ilgili kuruma, muhasebecinize ya da avukatınıza sorun.
Türkiye’de: beş yıl, on yıl ve “ilgili yılı izleyen yıldan başlayarak”
Türkiye’de belge saklama süreleri iki temel kanunda yazılıdır ve ikisi de defter tutan işletmelere yöneliktir; bireyler için ayrı bir kanuni süre yoktur, ama aynı rakamlar makul bir ölçüdür.
Vergi tarafında 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 253. maddesi, bu kanuna göre defter tutmak zorunda olanların defterlerini ve kanunun üçüncü kısmında yazılı belgeleri, ilgili bulundukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl süreyle saklamalarını emreder. 254. madde, defter tutmak zorunda olmayanların bile almak zorunda oldukları fatura, gider pusulası ve müstahsil makbuzlarını tarih sırasıyla, düzenlenme tarihlerini izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl saklamalarını ister.
Ticaret tarafında 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 82. maddesi her tacirin ticari defterlerini, envanterleri, bilançoları, finansal tabloları, yıllık faaliyet raporlarını, aldığı ticari mektupları ve gönderdiklerinin suretlerini düzenli ve sınıflandırılmış bir şekilde saklamasını ister; maddenin beşinci fıkrasına göre birinci fıkranın (a) ilâ (d) bentlerinde öngörülen belgeler on yıl saklanır. Yedinci fıkra, saklanması zorunlu defter ve belgelerin yangın, su baskını gibi afetlerle kaybı halinde ne yapılacağını düzenler; mirasçılar ve sona eren tüzel kişiler için de saklama yükümlülüğü sürer.
| Belge | Süre | Kaynak |
|---|---|---|
| Vergi defterleri ve belgeleri (fatura, makbuz, gider pusulası) | İlgili yılı izleyen takvim yılından başlayarak 5 yıl | VUK madde 253–254 |
| Ticari defterler, envanter, bilanço, finansal tablolar, faaliyet raporları, ticari mektuplar | 10 yıl | TTK madde 82 |
| Kişisel kayıtlar (ev faturaları, bordrolar, ekstreler) | Kanuni süre yok; vergi ya da uyuşmazlık için gerekebilecekleri sürece | — |
Pratikte işletmeler için “5 yıl” kuralı takvim yılının bitiminden sonra işlemeye başlar; yani 2026 belgesi için süre 1 Ocak 2027’de başlar ve 2031 sonunda dolar. Bireyler için ABD’deki yaklaşım aynı şekilde işe yarar: belgeyi, ona dayanan vergi beyanı, iade ya da hasar talebi kesinleşene kadar saklayın. Süreler kanunla değişebilir; bu bir hukuki ya da mali tavsiye değildir, bir mali müşavire danışın.
Document retention nedir
Özünde saklamanın üç parçası vardır: kaydı tanımlı bir süre saklamak, elinizdeyken korumak ve süre dolduğunda elden çıkarmak.
Süre, kim olduğunuza bağlı olarak farklı yerlerden gelir. Kişisel ve küçük işletme vergi kayıtları için IRS’ten gelir. Tüketici raporlarını kullanan kuruluşlar için federal imha yükümlülükleri vardır. Federal kurumlar için kayıt yöneticileri bir kayıt takvimi kullanır; Ulusal Arşivler bunu federal kayıtlara ne olacağını yönetmenin ana aracı olarak adlandırır ve oluşturma ya da alma, sürdürme ve kullanma, tasfiye aşamalarından oluşan bir yaşam döngüsü tanımlar. Evinizin resmî bir takvime ihtiyacı yoktur; ama kısa bir kişisel sürüm aynı şekilde işler.
Nasıl görünür
Aşağıdaki tablo, sayfanın altında bağlantısı verilen kaynaklardan gerçek rakamları alır. IRS süreleri gelir vergisi beyannameleri içindir ve beyanname verdiğiniz andan itibaren sayılır.
| Kayıt türü | Önerilen saklama | Kaynak |
|---|---|---|
| Normal bir beyannameyi destekleyen vergi kayıtları | 3 yıl | IRS |
| Kredi ya da iade talebi için kayıtlar | Beyannameden 3 yıl ya da ödemeden 2 yıl, hangisi sonraysa | IRS |
| Geliri brüt gelirin %25’inden fazla eksik bildirirseniz kayıtlar | 6 yıl | IRS |
| Değersiz menkul kıymet ya da tahsil edilemeyen alacak kaybı talebi | 7 yıl | IRS |
| İstihdam vergisi kayıtları | Verginin vadesinden ya da ödenmesinden sonra en az 4 yıl, hangisi sonraysa | IRS |
| Beyanname vermez ya da sahte beyanname verirseniz kayıtlar | Süresiz | IRS |
| Hesap ekstreleri, bordrolar, itirazsız tıbbi faturalar, kredi kartı ve kamu hizmeti faturaları | Yaklaşık bir yıl | FTC |
| Araç ruhsatı, ev tapusu, kredi evrakı, kira sözleşmeleri | Sahip olduğunuz ya da elinizde tuttuğunuz sürece | FTC |
| Doğum belgesi, Social Security kartı, pasaport, evlilik ya da boşanma kayıtları, vasiyetnameler | Saklayın ve kilit altına alın | FTC |
IRS ile FTC’nin rekabet etmediğine dikkat edin. IRS vergi sürelerini belirler; FTC tüketici için pratik kurallar sunar ve bir belgeye elektronik olarak ulaşabiliyorsanız kâğıt kopyayı imha etmeyi düşünebileceğinizi söyler.
Ne saklamalı, ne kadar süre
Belgenin işiyle başlayın. Bir bordro bir süre geliri kanıtlamak için vardır; bir tapu mülke sahip olduğunuz sürece mülkiyeti kanıtlar. Mülk kayıtları ilgili bir kuralı izler: IRS, mülkle ilgili kayıtların, onu elden çıkardığınız yılın zamanaşımı süresi dolana kadar saklanmasını söyler.
Sonra istisnalara bakın; çünkü saklamanın uzun bir kuyruğu vardır:
- Diğer amaçlar. IRS, kayıtlar vergi amaçları için artık gerekmediğinde başka nedenlerle daha uzun süre gerekip gerekmediğini kontrol etmenizi belirtir. Sigortacılar ya da alacaklılar bunları IRS’in istediğinden daha uzun süre saklamanızı isteyebilir.
- İşletme kullanımı. Tüketici raporlarını kiracı ya da çalışan taraması gibi bir iş amacıyla kullanıyorsanız FTC’nin İmha Kuralı bunları nasıl elden çıkaracağınıza uygulanır. Ev sahipleri ve işverenler listesindedir.
- Anlaşmazlıklar. Açık bir sigorta talebi ya da fatura anlaşmazlığı, ilgili kâğıtları olağan tarihin ötesinde saklamak için bir nedendir.
Kategoriye göre hazır bir döküm için ne saklanmalı ve ne kadar süre rehberi ev evrakını baştan sona ele alır; kayıt saklama hesaplayıcısı bir tarih seçmenize yardımcı olabilir. Kayıtlarınız çoğunlukla vergiyle ilgiliyse vergi belgelerini yıl boyunca düzenleme onları tek bir yerde tutar. Tarih geldiğinde imha sayfasına bakın.