Die meisten praktizieren Aufbewahrung aus Versehen: Der Ordner wird voll, die Schublade geht nicht mehr zu, und etwas fliegt raus. Eine bewusste Version ist einfacher. Für jede Art von Papier stellst du drei Fragen. Sagt eine Regel, dass ich es behalten muss? Könnte ich es später brauchen, um etwas nachzuweisen? Und wenn ich fertig bin, wie werde ich es sicher los?
In den USA gibt es keine einheitliche Antwort. Die Regeln unterscheiden sich für private Unterlagen, Geschäftsunterlagen und regulierte oder behördliche Unterlagen, und sie können je nach Behörde und Bundesstaat abweichen. Diese Seite beschreibt die wichtigsten Bundesquellen und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Für deine eigene Situation frag die beteiligte Behörde, deinen Steuerberater oder deinen Anwalt.
So ist es in Deutschland
Die wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen stehen in der Abgabenordnung und im Handelsgesetzbuch, und sie richten sich an Unternehmen und Selbstständige, nicht an Privathaushalte. Nach § 147 AO sind Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Eröffnungsbilanz zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre und sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen, etwa empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe, sechs Jahre. § 257 HGB enthält für Kaufleute die parallele Pflicht, Handelsbücher, Inventare, Bilanzen, Handelsbriefe und Buchungsbelege geordnet aufzubewahren. Beide Vorschriften erlauben, die Unterlagen mit Ausnahme von Jahresabschlüssen und Eröffnungsbilanzen als Wiedergabe auf Bildträgern oder anderen Datenträgern zu speichern, wenn die Wiedergabe mit dem Original bildlich und inhaltlich übereinstimmt, während der Frist jederzeit verfügbar ist und lesbar gemacht werden kann. Ein ordentlicher Scan ersetzt also für die meisten Belege das Papier.
Und für Privatpersonen?
Für den Haushalt gibt es keine allgemeine Aufbewahrungspflicht; die Fristen ergeben sich daraus, was du nachweisen musst. Gehaltsabrechnungen, die der Arbeitgeber dir nach § 108 GewO in Textform erteilen muss, behältst du bis zum Rentenbescheid oder mindestens bis zur Steuererklärung des Jahres, Rechnungen und Garantiebelege bis zum Ende der Gewährleistung, Kontoauszüge bis die Zahlung keine Rolle mehr spielt, und alles rund um Immobilien, Erbschaften und Versicherungen so lange, wie der Vertrag oder das Eigentum besteht. Ein persönlicher Aufbewahrungsplan wie im Haupttext funktioniert hier genauso; die gesetzlichen Fristen oben sind der Anhaltspunkt, sobald du selbstständig bist oder vermietest. Im Zweifel fragst du dein Finanzamt oder deine Steuerberatung.
Was Aufbewahrung von Dokumenten ist
Im Kern hat Aufbewahrung drei Teile: die Unterlage für eine festgelegte Zeit behalten, sie währenddessen schützen und sie entsorgen, wenn die Frist endet.
Die Frist kommt aus unterschiedlichen Quellen, je nachdem, wer du bist. Für private und kleingewerbliche Steuerunterlagen kommt sie vom IRS. Für Organisationen, die Verbraucherauskünfte nutzen, gibt es bundesrechtliche Entsorgungspflichten. Bei Bundesbehörden nutzen die Verantwortlichen einen Aufbewahrungsplan; das Nationalarchiv nennt ihn das wichtigste Werkzeug, um zu steuern, was mit Bundesunterlagen passiert, und beschreibt einen Lebenszyklus aus Erstellung oder Eingang, Pflege und Nutzung sowie Aussonderung. Dein Haushalt braucht keinen förmlichen Plan, aber eine kurze persönliche Version funktioniert genauso.
Wie es aussieht
Die Tabelle unten zieht echte Zahlen aus den unten auf der Seite verlinkten Quellen. Die IRS-Fristen gelten für Einkommensteuererklärungen und zählen ab der Abgabe.
| Art der Unterlage | Empfohlene Aufbewahrung | Quelle |
|---|---|---|
| Steuerunterlagen zu einer normalen Erklärung | 3 Jahre | IRS |
| Unterlagen für einen Antrag auf Gutschrift oder Erstattung | 3 Jahre ab Abgabe oder 2 Jahre ab Zahlung, je nachdem, was später ist | IRS |
| Unterlagen, wenn du Einkünfte um mehr als 25 % des Bruttoeinkommens zu niedrig angibst | 6 Jahre | IRS |
| Antrag auf Verlustanerkennung wertloser Wertpapiere oder uneinbringlicher Forderungen | 7 Jahre | IRS |
| Unterlagen zur Lohnsteuer | Mindestens 4 Jahre, nachdem die Steuer fällig oder gezahlt ist, je nachdem, was später ist | IRS |
| Unterlagen, wenn du keine oder eine betrügerische Erklärung abgibst | Unbegrenzt | IRS |
| Kontoauszüge, Gehaltsabrechnungen, unstrittige Arztrechnungen, Kreditkarten- und Versorgerrechnungen | Etwa ein Jahr | FTC |
| Fahrzeugtitel, Haustitel oder Grundstücksurkunde, Kreditunterlagen, Mietverträge | Solange du sie besitzt oder hältst | FTC |
| Geburtsurkunde, Social-Security-Karte, Pass, Heirats- oder Scheidungsurkunden, Testamente | Aufbewahren und wegschließen | FTC |
Beachte, dass IRS und FTC nicht konkurrieren. Der IRS setzt Steuerfristen; die FTC gibt Faustregeln für Verbraucher und sagt, wo du ein Dokument elektronisch erreichen kannst, kannst du erwägen, die Papierkopie zu schreddern.
Was du aufbewahrst und wie lange
Fang mit der Aufgabe des Dokuments an. Eine Gehaltsabrechnung existiert, um eine Weile Einkommen nachzuweisen; eine Grundstücksurkunde belegt Eigentum, solange du das Grundstück besitzt. Für Immobilienunterlagen gilt eine verwandte Regel: Der IRS sagt, Unterlagen zu Immobilien seien aufzubewahren, bis die Verjährungsfrist für das Jahr abläuft, in dem du sie veräußerst.
Dann prüfe die Ausnahmen, denn Aufbewahrung hat einen langen Schwanz:
- Andere Zwecke. Der IRS weist darauf hin, dass du prüfen sollst, ob du Unterlagen, die steuerlich nicht mehr gebraucht werden, aus anderen Gründen länger brauchst. Versicherer oder Gläubiger können verlangen, dass du sie länger aufbewahrst als der IRS.
- Geschäftliche Nutzung. Wenn du Verbraucherauskünfte geschäftlich nutzt, etwa zur Prüfung eines Mieters oder Mitarbeiters, gilt für ihre Entsorgung die Disposal Rule der FTC. Vermieter und Arbeitgeber stehen auf ihrer Liste.
- Streitfälle. Ein offener Versicherungsfall oder ein Abrechnungsstreit ist ein Grund, zugehörige Unterlagen über das übliche Datum hinaus aufzubewahren.
Für eine fertige Übersicht nach Kategorie geht der Leitfaden, was du wie lange aufbewahrst, die Haushaltsunterlagen durch, und der Rechner für Aufbewahrungsfristen hilft dir, ein Datum zu wählen. Wenn deine Unterlagen vor allem steuerlich sind, hält Steuerunterlagen das ganze Jahr über ordnen sie an einem Ort. Wenn das Datum kommt, siehe Schreddern.