De fleste praktiserer oppbevaring ved et uhell: mappen blir full, skuffen går ikke igjen, og noe havner i søpla. En bevisst versjon er enklere. For hver type papir stiller du tre spørsmål. Sier en regel at jeg må beholde det? Kan jeg trenge det for å bevise noe senere? Og når jeg er ferdig, hvordan kvitter jeg meg trygt med det?
Det finnes ikke ett svar i USA. Reglene er ulike for private dokumenter, bedriftsdokumenter og regulerte eller offentlige dokumenter, og de kan variere mellom etater og delstater. Denne siden beskriver de viktigste føderale kildene og er ikke juridisk eller skattemessig rådgivning. For din egen situasjon, spør etaten det gjelder, regnskapsføreren din eller advokaten din.
Slik er det i Norge
Her gjelder bokføringsloven for deg som driver virksomhet. Den setter bokføringsplikt for enhver som driver virksomhet og har plikt til å levere skattemelding, og Skatteetaten skriver at alle enkeltpersonforetak må føre regnskap og ta vare på kvitteringer og annen dokumentasjon i fem år.
Altinn forklarer to nivåer, med regnskapsårets slutt som utgangspunkt:
- Primærdokumentasjon skal som hovedregel oppbevares i fem år. Det er bilagene som danner grunnlag for bokføringen, som inngående og utgående fakturaer, bankbilag og lønnsbilag, samt årsregnskap og revisjonsberetning.
- Sekundærdokumentasjon skal oppbevares i tre og et halvt år. Det er blant annet avtaler av betydning for virksomheten og brev som gir vesentlig tilleggsinformasjon.
Noen bransjer har lengre frister. Altinn nevner prosjektregnskap i bygge- og anleggsbransjen, med ti år.
Papir eller elektronisk
Det stilles ingen krav til format, så du kan oppbevare bilagene på papir eller elektronisk. Velger du elektronisk lagring, kreves sikkerhetskopi, og skannet papir kan kastes først når kopien er tatt. Materialet må kunne skrives ut på papir i hele perioden. Papirbasert materiale må oppbevares i Norge.
Er du privatperson uten virksomhet, retter ikke disse reglene seg mot deg. Hva du bør beholde fra privatøkonomien, kan du spørre Skatteetaten om. Se også hvilke dokumenter du bør beholde og hvor lenge.
Hva oppbevaringstid er
I bunn og grunn har oppbevaring tre deler: behold dokumentet i en bestemt periode, beskytt det mens du har det, og kast det når perioden er over.
Perioden kommer fra ulike steder avhengig av hvem du er. For private og små bedrifters skattepapirer kommer den fra IRS. For organisasjoner som bruker kredittopplysninger finnes det føderale plikter ved kassering. For føderale etater bruker dokumentansvarlige en oppbevaringsplan; National Archives kaller det hovedverktøyet for å styre hva som skjer med føderale dokumenter og beskriver en livssyklus av opprettelse eller mottak, vedlikehold og bruk, og endelig kassering eller bevaring. Husholdningen din trenger ingen formell plan, men en kort privat versjon fungerer på samme måte.
Hvordan det ser ut
Tabellen under henter reelle tall fra kildene som er lenket nederst på siden. IRS-periodene gjelder selvangivelser og regnes fra da du leverte.
| Dokumenttype | Foreslått oppbevaring | Kilde |
|---|---|---|
| Skattepapirer som støtter en vanlig selvangivelse | 3 år | IRS |
| Dokumentasjon for et krav om fradrag eller refusjon | 3 år fra innlevering eller 2 år fra betaling, det som kommer sist | IRS |
| Dokumentasjon hvis du underrapporterer inntekt med mer enn 25 % av bruttoinntekten | 6 år | IRS |
| Krav om tap på verdiløse verdipapirer eller tapte fordringer | 7 år | IRS |
| Dokumentasjon for arbeidsgiveravgifter | Minst 4 år etter at skatten forfaller eller betales, det som kommer sist | IRS |
| Dokumentasjon hvis du ikke leverer, eller leverer en falsk selvangivelse | På ubestemt tid | IRS |
| Kontoutskrifter, lønnsslipper, ubestridte legeregninger, kredittkort- og strømregninger | Omtrent ett år | FTC |
| Eierbevis for kjøretøy, skjøte eller hjemmel til bolig, lånepapirer, leiekontrakter | Så lenge du eier eller har dem | FTC |
| Fødselsattest, Social Security-kort, pass, vigsels- eller skilsmissepapirer, testamenter | Behold, og lås inn | FTC |
Legg merke til at IRS og FTC ikke konkurrerer. IRS setter skatteperiodene; FTC tilbyr tommelfingerregler for forbrukere, og sier at der du kan nå et dokument elektronisk, kan du vurdere å makulere papirkopien.
Hva du bør ta vare på og hvor lenge
Start med dokumentets jobb. En lønnsslipp finnes for å bevise inntekt en stund; et skjøte beviser eierskap så lenge du eier eiendommen. Eiendomspapirer følger en beslektet regel: IRS sier at du skal beholde dokumentasjon om eiendom til foreldelsesfristen er ute for året du avhender den.
Sjekk så unntakene, for oppbevaring har en lang hale:
- Andre formål. IRS påpeker at når dokumentasjon ikke lenger trengs til skatteformål, bør du sjekke om du trenger den lenger av andre grunner. Forsikringsselskaper eller kreditorer kan kreve at du beholder den lenger enn IRS gjør.
- Bedriftsbruk. Hvis du bruker kredittopplysninger til et forretningsformål, som å vurdere en leietaker eller ansatt, gjelder FTCs Disposal Rule for hvordan du kasserer dem. Utleiere og arbeidsgivere står på listen.
- Tvister. Et åpent forsikringskrav eller en faktureringstvist er en grunn til å beholde tilhørende papirer utover den vanlige datoen.
For en ferdig gjennomgang etter kategori går guiden om hva du bør beholde og hvor lenge gjennom husholdningens papirer, og kalkulatoren for oppbevaringstid kan hjelpe deg å velge en dato. Hvis dokumentene dine mest handler om skatt, holder orden på skattepapirer hele året dem på ett sted. Når datoen kommer, se makulering.