De fleste praktiserer opbevaring ved et tilfælde: Mappen bliver fuld, skuffen kan ikke lukkes, og noget ryger ud. En bevidst udgave er enklere. For hver slags papir stiller du tre spørgsmål. Siger en regel, at jeg skal gemme det? Kan jeg få brug for det til at bevise noget senere? Og hvordan skiller jeg mig sikkert af med det, når jeg er færdig?
Der findes ikke ét svar i USA. Reglerne er forskellige for private papirer, virksomhedsbilag og regulerede eller offentlige arkiver, og de kan variere fra myndighed til myndighed og fra delstat til delstat. Denne side beskriver de vigtigste føderale kilder og er ikke juridisk rådgivning eller skatterådgivning. For din egen situation skal du spørge den pågældende myndighed, din revisor eller din advokat.
Hvad document retention er
I sin kerne har opbevaring tre dele: Gem dokumentet i en fastsat periode, beskyt det, mens du har det, og bortskaf det, når perioden udløber.
Perioden kommer forskellige steder fra, alt efter hvem du er. For private og små virksomheders skattepapirer kommer den fra IRS. For organisationer, der bruger kreditrapporter, findes der føderale pligter om bortskaffelse. For føderale myndigheder bruger arkivarerne en arkivplan; nationalarkivet kalder det det vigtigste værktøj til at styre, hvad der sker med føderale arkivalier, og beskriver en livscyklus med oprettelse eller modtagelse, vedligeholdelse og brug samt bortskaffelse. Din husstand har ikke brug for en formel plan, men en kort privat udgave fungerer på samme måde.
Sådan ser det ud
Tabellen nedenfor samler reelle tal fra de kilder, der er linket nederst på siden. IRS-perioderne gælder selvangivelser og regnes fra det tidspunkt, du indsendte.
| Dokumenttype | Foreslået opbevaring | Kilde |
|---|---|---|
| Skattepapirer, der understøtter en almindelig selvangivelse | 3 år | IRS |
| Bilag til et krav om skattekredit eller tilbagebetaling | 3 år fra indsendelsen eller 2 år fra betalingen, alt efter hvad der er senest | IRS |
| Bilag, hvis du underrapporterer indkomst med mere end 25 % af bruttoindkomsten | 6 år | IRS |
| Krav om tab på værdiløse værdipapirer eller uerholdelige fordringer | 7 år | IRS |
| Bilag om arbejdsgiverafgifter | Mindst 4 år efter, at skatten forfalder eller betales, alt efter hvad der er senest | IRS |
| Bilag, hvis du ikke indsender eller indsender en svigagtig selvangivelse | På ubestemt tid | IRS |
| Kontoudtog, lønsedler, ubestridte lægeregninger, kreditkort- og forsyningsregninger | Omkring et år | FTC |
| Ejerskabsbevis til bil, skøde til bolig, lånepapirer, lejekontrakter | Så længe du ejer eller har dem | FTC |
| Fødselsattest, Social Security-kort, pas, vielses- eller skilsmissepapirer, testamenter | Gem, og lås inde | FTC |
Bemærk, at IRS og FTC ikke konkurrerer. IRS fastsætter skatteperioder; FTC giver tommelfingerregler for forbrugere og siger, at hvor du kan nå et dokument elektronisk, kan du overveje at makulere papirkopien.
Hvad du skal gemme, og hvor længe
Start med dokumentets opgave. En lønseddel findes for at bevise indkomst i et stykke tid; et skøde beviser ejerskab, så længe du ejer ejendommen. Ejendomspapirer følger en beslægtet regel: IRS siger, at man skal gemme bilag om ejendom, indtil forældelsesfristen udløber for det år, man afhænder den.
Tjek derefter undtagelserne, for opbevaring har en lang hale:
- Andre formål. IRS bemærker, at når bilag ikke længere er nødvendige til skatteformål, skal du tjekke, om du har brug for dem længere af andre grunde. Forsikringsselskaber eller kreditorer kan kræve, at du gemmer dem længere, end IRS gør.
- Erhvervsmæssig brug. Bruger du kreditrapporter til et erhvervsmæssigt formål, fx til at screene en lejer eller en medarbejder, gælder FTC's Disposal Rule for, hvordan du bortskaffer dem. Udlejere og arbejdsgivere står på dens liste.
- Tvister. En åben forsikringssag eller en tvist om en regning er en grund til at gemme de tilhørende papirer ud over den sædvanlige dato.
En færdig gennemgang efter kategori finder du i guiden til, hvad du skal gemme, og hvor længe, som gennemgår husstandens papirer, og beregneren for opbevaring af bilag kan hjælpe dig med at vælge en dato. Er dine bilag mest skatterelaterede, holder organisering af skattepapirer året rundt dem samlet. Når datoen kommer, se makulering.