Lý do là trộm cắp danh tính. Giấy tờ có thông tin cá nhân hoặc tài chính của bạn hữu ích với bất kỳ ai nhặt được. FTC nói rất rõ: kẻ trộm danh tính không thể tìm thấy tài liệu bạn đã tiêu hủy, và tiêu hủy giấy tờ có thông tin cá nhân làm giảm khả năng bạn trở thành nạn nhân. Đó là một trong nhiều biện pháp, không phải lá chắn toàn diện.
Hủy tài liệu là bước cuối trong vòng đời tài liệu, nên nó đi cùng thời hạn lưu giữ tài liệu: quyết định giữ bao lâu trước, rồi mới tiêu hủy. Trang này mô tả hướng dẫn liên bang và không phải tư vấn pháp lý. Quy định cho doanh nghiệp và hồ sơ thuộc lĩnh vực quản lý khác với thói quen gia đình.
Hủy tài liệu là gì
Ở nhà, hủy tài liệu nghĩa là dùng máy hủy giấy hoặc mang giấy tờ đến sự kiện hủy giấy cộng đồng; doanh nghiệp có thể thuê công ty tiêu hủy. Tiêu chuẩn trong hướng dẫn liên bang không phải là công cụ, mà là kết quả: thông tin không thể đọc hay khôi phục.
Disposal Rule của FTC dùng đúng câu chữ đó. Quy định áp dụng cho cá nhân và tổ chức sử dụng báo cáo tín dụng người tiêu dùng, gồm bên cho vay, công ty bảo hiểm, chủ lao động, chủ nhà cho thuê, và cả cá nhân tra cứu báo cáo tín dụng của người trông trẻ, nhà thầu hoặc người thuê nhà tiềm năng. FTC nói tiêu chuẩn này linh hoạt: bạn quyết định điều gì là hợp lý dựa trên mức độ nhạy cảm của thông tin, chi phí của các phương pháp khác nhau và sự thay đổi của công nghệ. FTC cũng khuyến khích bất kỳ ai tiêu hủy hồ sơ có thông tin cá nhân hoặc tài chính thực hiện các bước tương tự.
Trông nó như thế nào
Hủy tài liệu là một nhóm phương pháp. Bảng này cho thấy các nguồn thực sự mô tả gì.
| Phương pháp | Bao gồm gì | Nguồn |
|---|---|---|
| Hủy giấy bằng máy | Giấy tờ có thông tin cá nhân hoặc tài chính | Hướng dẫn người tiêu dùng của FTC |
| Đốt hoặc nghiền | Hồ sơ giấy có thông tin báo cáo tín dụng, để không thể đọc hay khôi phục | Disposal Rule của FTC |
| Ngày hủy giấy cộng đồng | Hộ gia đình không có máy hủy giấy | Hướng dẫn người tiêu dùng của FTC |
| Nhà thầu tiêu hủy tài liệu | Doanh nghiệp; FTC gợi ý thẩm định như xem xét kiểm toán độc lập, kiểm tra tham chiếu và hỏi về chứng nhận của hiệp hội ngành | Disposal Rule của FTC |
| Tiêu hủy hoặc xóa tệp và phương tiện điện tử | Bản sao số và thiết bị lưu trữ chứa thông tin báo cáo tín dụng | Disposal Rule của FTC |
| Làm sạch phương tiện lưu trữ | Khiến dữ liệu trên phương tiện lưu trữ không thể truy cập ở một mức nỗ lực nhất định | NIST SP 800-88 Rev. 1 |
Hướng dẫn của NIST nhắm đến tổ chức và chủ sở hữu hệ thống, chọn phương pháp dựa trên mức độ bí mật của thông tin. Từ khóa của nó gồm secure erase và crypto erase, và có mẫu chứng nhận làm sạch. Bạn không cần tuân theo để hủy một sao kê ngân hàng, nhưng nó hữu ích khi bạn thanh lý điện thoại, máy tính xách tay hoặc ổ đĩa.
Cần giữ lại gì và trong bao lâu
Hủy sau, không phải trước, khi tài liệu đã hoàn thành nhiệm vụ. Hướng dẫn năm 2025 của FTC chia giấy tờ thành các nhóm:
- Giữ khoảng một năm: sao kê ngân hàng, phiếu lương, hóa đơn y tế không tranh chấp, hóa đơn thẻ tín dụng và tiện ích, séc đã gửi.
- Giữ ít nhất ba năm: tờ khai thuế thu nhập và tài liệu liên quan đến thuế như séc đã thanh toán, biên lai, W-2 và 1099.
- Giữ chừng nào còn sở hữu: giấy chủ quyền xe, giấy chủ quyền hoặc chứng thư nhà, giấy tờ vay, biên lai sửa nhà, hợp đồng thuê, phiếu bảo hành thiết bị lớn.
- Giữ và cất kỹ: giấy khai sinh, thẻ Social Security, hộ chiếu còn hạn, hồ sơ kết hôn và ly hôn, hồ sơ quân sự, di chúc, living will và giấy ủy quyền.
- Hủy: biên lai ATM, thư mời mở thẻ tín dụng và bảo hiểm, séc đã thanh toán sau 14 ngày, báo cáo tín dụng, thông tin đơn thuốc cho thuốc bạn không còn dùng, phiếu bảo hành hết hạn, thẻ tín dụng, bằng lái và giấy tờ tùy thân khác đã hết hạn.
FTC nói thêm rằng nếu bạn có thể truy cập tài liệu dưới dạng điện tử, bạn có thể cân nhắc hủy bản giấy. IRS lưu ý trong một số trường hợp hồ sơ thuế nên được giữ lâu hơn ba năm, nên hãy xác nhận với trang lưu giữ hồ sơ của IRS trước khi hủy bất cứ thứ gì liên quan đến thuế.
Nếu bạn muốn có bản số trước, quét tài liệu trên iPhone rất nhanh, và công cụ tính thời hạn lưu giữ hồ sơ có thể cho bạn biết khi nào một tờ giấy có thể bỏ đi an toàn. Với bất cứ thứ gì bạn chia sẻ trước khi hủy, công cụ che thông tin PDF có thể che các trường nhạy cảm.