理由はなりすまし（個人情報の盗用）です。個人情報や金融情報が載った書類は、見つけた人にとって役に立ちます。FTCは率直に述べています。なりすまし犯は破棄された文書を見つけることはできず、個人情報を含む書類を破棄すれば被害に遭う可能性は下がります。いくつかある対策の1つであって、完全な防御ではありません。
シュレッダー処理は文書のライフサイクルの最後のステップなので、文書の保存期間管理と対になります。まずどのくらい保管するかを決め、それから破棄するのです。このページでは連邦のガイダンスを説明しますが、法的助言ではありません。事業者や規制対象の記録のルールは、家庭の習慣とは異なります。
シュレッダー処理とは何か
家庭では、シュレッダー処理とはシュレッダーを使うか、紙を地域のシュレッダーイベントに持っていくことです。事業者は破砕業者に委託することもあります。連邦のガイダンスの基準は道具ではなく結果です。つまり、情報が読めず、復元できないことです。
FTCの処分規則はその文言を使っています。この規則は、貸し手、保険会社、雇用主、家主、さらにはベビーシッター、業者、入居希望者の候補について信用報告書を取り寄せる個人を含め、消費者報告を使う人や組織に適用されます。FTCによれば基準は柔軟で、情報の機密性、各方法のコスト、技術の変化に基づいて何が合理的かを自分で決めます。また、個人情報や金融情報を含む記録を処分するすべての人に、同様の措置を取るよう促しています。
どんな見た目か
シュレッダー処理には一連の方法があります。この表は、出典が実際に説明している内容を示しています。
| 方法 | 対象 | 出典 |
|---|---|---|
| 紙のシュレッダー処理 | 個人情報や金融情報を含む書類 | FTC消費者向けガイダンス |
| 焼却または粉砕 | 消費者報告の情報を含む紙の記録。読んだり復元したりできないように | FTC処分規則 |
| 地域のシュレッダーイベント | シュレッダーのない家庭 | FTC消費者向けガイダンス |
| 文書破砕業者 | 事業者向け。FTCは独立した監査の確認、照会先の確認、業界団体の認証についての質問などの確認手順を提案している | FTC処分規則 |
| 電子ファイルと記憶媒体の破壊または消去 | 消費者報告の情報を保持するデジタルの控えと記憶装置 | FTC処分規則 |
| 媒体サニタイズ | 一定の労力をかけても記憶媒体上のデータにアクセスできないようにすること | NIST SP 800-88 Rev. 1 |
NISTのガイドは組織とシステムの所有者を対象にしており、情報の機密性に基づいて方法を選びます。キーワードにはセキュア消去と暗号消去があり、サニタイズ証明書の見本も含まれています。銀行取引明細書をシュレッダーにかけるのにこれに従う必要はありませんが、スマホ、ノートパソコン、ドライブを処分するときには役立ちます。
何をどのくらい保管するか
シュレッダーにかけるのは、文書が役目を果たした後であって、前ではありません。FTCの2025年のガイダンスは書類を次のグループに分けています。
- **約1年保管：**銀行取引明細書、給与明細、争いのない医療費の請求書、クレジットカードと公共料金の請求書、入金済みの小切手。
- **少なくとも3年保管：**所得税の申告書と、決済済み小切手、領収書、W-2、1099などの税関連の書類。
- **所有している間保管：**車両の権原証書、住宅の権原証書や不動産譲渡証書、ローンの書類、住宅改修の領収書、賃貸借契約書、大型家電の保証書。
- **保管して厳重にしまっておく：**出生証明書、ソーシャルセキュリティカード、有効なパスポート、結婚・離婚の記録、軍の記録、遺言、リビングウィル、委任状。
- **シュレッダーにかける：**ATMの利用明細、クレジットや保険の勧誘、決済から14日経った小切手、信用報告書、もう飲んでいない薬の処方情報、期限切れの保証書、期限切れのクレジットカード、免許証、その他の身分証。
FTCは、電子的に取り出せる文書なら紙の控えをシュレッダーにかけることを検討してよいと付け加えています。IRSは、場合によっては税務記録を3年より長く保管すべきだと注記しているので、税関連のものをシュレッダーにかける前にIRSの記録保管ページで確認してください。
先にデジタルの控えが欲しいなら、iPhoneで書類をスキャンするのが手早く、記録保存期間計算ツールはいつ手放して安全かを教えてくれます。シュレッダーにかける前に共有するものについては、PDF墨消しツールで機密の項目を隠せます。