Piensa en él como la versión oficial de lo que te muestra la app del banco. La app sirve para echar un vistazo. El extracto es el documento que enseñas cuando algo parece mal, cuando un prestamista pide una prueba de ingresos o cuando un organismo quiere saber dónde vives.
Esta página describe la práctica de Estados Unidos para cuentas corrientes y de ahorro de particulares. El contrato de tu cuenta y las normas que se aplican a tu banco tienen la última palabra, y nada de esto es asesoramiento legal ni financiero.
Así es en España
El documento equivalente al «bank statement» es el extracto de cuenta, y en España su envío no es una cortesía del banco. Según el Portal del Cliente Bancario del Banco de España, tu entidad debe mandarte, como mínimo una vez al mes, el extracto con todos los movimientos de la cuenta, con al menos el importe de cada operación, el tipo de cambio aplicado si lo hubo y el saldo del extracto actual y del anterior; si en ese mes no hubo movimientos, la comunicación no es obligatoria. Además, en cada liquidación de intereses o comisiones el banco debe entregarte un documento de liquidación que indique el tipo de interés, las comisiones y otros gastos aplicados, tal como exige el artículo 8 de la Orden EHA/2899/2011. La forma de recibirlo (papel u otro soporte duradero) es la que fije tu contrato.
Copias, duplicados y cuánto conserva el banco
Puedes pedir una copia del contrato de la cuenta en cualquier momento y de forma gratuita, y el Banco de España recuerda que la entidad está obligada a conservarlo al menos seis años, el plazo de conservación de documentación que marca el Código de Comercio. Lo que sí puede cobrarse es una comisión por duplicados de extractos o de documentos de liquidación, o por información adicional a la exigida o enviada por un canal distinto del contratado; la comisión debe ser razonable y estar publicada en las oficinas y en la web. El canal para pedir documentación es la oficina y, si no te la facilitan, el servicio de atención al cliente de la entidad. Por eso conviene descargar el PDF de cada extracto cuando llega: los movimientos que necesitas para la declaración de la renta, para justificar un domicilio o para reclamar un cargo son gratis el día que aparecen en la app y pueden costar dinero como duplicado años después.
Qué es un extracto bancario
La mayoría de los bancos y cooperativas de crédito envían uno cada mes. La Oficina para la Protección Financiera del Consumidor (CFPB) dice que solo tienen que enviar un extracto mensual si hiciste al menos una transferencia electrónica de fondos ese mes. Eso incluye las operaciones en cajeros, las compras con tarjeta de débito, los pagos de facturas por internet, los ingresos de nómina por transferencia y los pagos automáticos periódicos. Si no hiciste ninguna, algunas entidades envían un extracto trimestral, y muchas ofrecen extractos electrónicos.
Los extractos importan sobre todo para detectar errores. Según la Regulación E, la norma federal sobre transferencias electrónicas, un aviso de error se considera presentado a tiempo si la entidad lo recibe como máximo 60 días después de enviar el extracto donde el error aparece por primera vez. Una vez que avisas al banco, este tiene por lo general 10 días hábiles para determinar si hubo un error, y hasta 45 días si abona provisionalmente el importe en tu cuenta dentro de esos primeros 10 días hábiles. Las normas tienen excepciones, como plazos más largos para algunas cuentas nuevas, así que lee la norma o pregunta a tu banco por tu caso.
La FDIC recomienda revisar los extractos mensuales y, si puedes, vigilar la actividad de la cuenta por internet. También advierte de que si eliges solo extractos sin papel, puede que tengas que pagar una comisión si más adelante quieres los de papel, salvo que necesites una copia en papel como ajuste razonable, en cuyo caso debes pedirla.
Qué contiene
El diseño cambia de un banco a otro, pero estas partes son habituales. Esta tabla es una guía de lectura.
| Parte | Qué significa | Qué comprobar |
|---|---|---|
| Titular y dirección | De quién es la cuenta y adónde se envía | El nombre y la dirección son correctos y actuales |
| Periodo del extracto | Fechas que cubre el extracto | No hay huecos entre extractos consecutivos |
| Saldo inicial y final | Con cuánto empezaste y terminaste | El saldo final coincide con tus propios registros |
| Ingresos y abonos | Dinero que entró | Las nóminas y transferencias que esperabas |
| Retiradas y cargos | Dinero que salió | Cada compra, cheque y pago automático es tuyo |
| Comisiones e intereses | Cargos y rendimientos | Comisiones que reconoces; pregunta por las que no |
| Operaciones pendientes y retenciones | Transacciones no liquidadas del todo | La FDIC dice que las retenciones por autorización pueden reducir el dinero disponible y durar hasta 15 días en algunos comercios |
| Contacto y aviso para notificar errores | Cómo comunicar un problema | Adónde enviar o llamar para un aviso de error |
Qué conservar y durante cuánto tiempo
Conserva cada extracto al menos hasta que lo hayas revisado y cualquier reclamación esté cerrada. El plazo de 60 días para errores es una buena razón para mirar los extractos cuando llegan en vez de archivarlos sin leer.
Después, conserva lo que respalde algo más. El IRS dice que el tiempo que hay que guardar un documento depende de la acción, el gasto o el hecho que registra, y que por lo general conserves los registros que respaldan una partida de ingresos, deducción o crédito hasta que venza el plazo de prescripción de esa declaración. El IRS también aconseja comprobar si tu aseguradora o tus acreedores exigen registros durante más tiempo. Los extractos que muestran pagos de gastos deducibles, o ingresos que declaraste, van en los registros fiscales de ese año antes de la temporada de impuestos.
Ten a mano unos cuantos extractos recientes como justificante de domicilio. El DMV de Nueva York acepta un extracto bancario reciente como prueba de residencia, emitido en los 365 días anteriores a tu visita, mientras que otras organizaciones fijan sus propias normas. Para el calendario general, mira qué documentos conservar y durante cuánto tiempo.
Si escaneas los extractos en papel o guardas los PDF, nómbralos o archívalos por mes para encontrarlos. No envíes extractos por correo electrónico a la ligera, porque incluyen datos de la cuenta; en compartir documentos de forma segura encontrarás formas más seguras.