銀行アプリが見せてくれる内容の公式版、と考えてください。アプリは様子を見るためのもの。明細書は、何かがおかしく見えるとき、貸し手が収入の証明を求めるとき、役所がどこに住んでいるかを見たがるときに示す文書です。
このページはアメリカの個人向け当座預金口座と普通預金口座の慣行について説明しています。最終的には口座の契約と、その銀行に適用されるルールが優先され、ここに書かれていることは法的助言でも金融上の助言でもありません。
銀行取引明細書とは何か
ほとんどの銀行や信用組合は毎月1通送ってきます。消費者金融保護局（CFPB）によれば、月次の明細書を送らなければならないのは、その月に少なくとも1回の電子資金移動があった場合だけです。ATMでの取引、デビットカードでの買い物、オンラインでの支払い、給与振込、定期的な自動引き落としがこれにあたります。1回もなければ、代わりに四半期ごとの明細書を送る金融機関もあり、多くは電子明細書も提供しています。
明細書が最も役立つのは、間違いを見つけるときです。電子送金に関する連邦規則であるレギュレーションEでは、誤りが最初に現れた明細書を金融機関が送った日から60日以内に通知が届けば、期限内の通知として扱われます。銀行に通知したあと、銀行は一般的に10営業日以内に誤りがあったかどうかを判断しなければならず、最初の10営業日以内に口座へ暫定的な返金をした場合は最長45日まで延びます。新しい口座には期間が長くなるなどの例外もあるので、規則を読むか、自分のケースについて銀行に尋ねてください。
FDIC（連邦預金保険公社）は、月次の明細書を確認し、できればオンラインで口座の動きを見守るよう勧めています。また、紙の明細書をやめて電子版だけにした場合、あとで紙の明細書が欲しくなったときに手数料がかかることがあると注意しています。ただし、合理的配慮として紙の控えが必要な場合は、その旨を申し出るべきだとしています。
何が書かれているか
レイアウトは銀行によって違いますが、次の部分はよく見かけます。この表は読み方のガイドです。
| 部分 | 意味 | 確認すること |
|---|---|---|
| 口座名義人と住所 | 口座の持ち主と送付先 | 氏名と住所が正しく、最新であるか |
| 対象期間 | 明細書がカバーする日付 | 連続する明細書の間に空白期間がないか |
| 期首残高と期末残高 | 始まりと終わりの残高 | 期末残高が自分の記録と一致するか |
| 預け入れと入金 | 増えたお金 | 予定していた給与や振込があるか |
| 引き出しと出金 | 出ていったお金 | 買い物、小切手、自動引き落としがすべて自分のものか |
| 手数料と利息 | 請求と収益 | 心当たりのある手数料か。ないものは問い合わせる |
| 処理中の項目と保留 | まだ完全に決済されていない取引 | FDICによれば、承認時の保留は利用可能額を減らし、一部の店舗では最長15日続くことがある |
| 連絡先と誤り報告の案内 | 問題を報告する方法 | 誤りの通知をどこに送るか、どこに電話するか |
何をどのくらい保管するか
各明細書は、少なくとも内容を確認して、紛争があればそれが終わるまで保管してください。上で述べた60日の期限は、明細書を読まずにしまい込むのではなく、すぐに目を通す良い理由になります。
そのあとは、何か別のものを裏付ける明細を残します。IRSによれば、文書を保管する期間はそれが記録する行為、支出、出来事によって決まり、所得、控除、税額控除の項目を裏付ける記録は一般的にその申告書の時効期間が終わるまで保管します。IRSは、保険会社や債権者がもっと長い保管を求めていないかも確認するよう勧めています。控除対象の支出の支払いや、所得として申告した入金が載っている明細書は、その年の税務記録に入れて、確定申告シーズンに備えましょう。
最近の明細書を数通、住所証明として手元に置いておくと便利です。ニューヨーク州のDMVは、来訪日から365日以内の最近の銀行取引明細書を居住証明の1つとして認めていますが、ほかの組織はそれぞれ独自のルールを定めています。全体的な保管スケジュールについてはどの書類をどのくらい保管するかをご覧ください。
紙の明細書をスキャンしたりPDFを保存したりするなら、見つけやすいように月ごとに名前を付けるか整理して保存しましょう。明細書には口座の詳細が載っているので、気軽にメールで送らないでください。より安全な方法は書類を安全に共有する方法で説明しています。