Eine Social Security Number (SSN) ist eine 9-stellige Nummer, die die Social Security Administration (SSA) ausgibt, während eine ITIN eine 9-stellige Nummer für die Steuerbearbeitung ist, die der IRS an Menschen ausgibt, die eine Steuernummer brauchen, aber keinen Anspruch auf eine SSN haben.

Sie sehen sich absichtlich ähnlich. Beide werden NNN-NN-NNNN geschrieben, und eine ITIN beginnt immer mit der Ziffer 9. Aber es sind verschiedene Nummern von verschiedenen Behörden, und sie erfüllen verschiedene Aufgaben. Sie zu verwechseln ist eine häufige Ursache für abgelehnte Steuerformulare und verwirrende Briefe.

Diese Seite beschreibt die Regeln so, wie die Behörden sie formulieren. Ob du Anspruch auf eine der Nummern hast, hängt von deiner Situation ab, also kläre es mit IRS oder SSA.

So ist es in Deutschland

Das Paar SSN/ITIN hat in Deutschland kein direktes Gegenstück, weil die Aufgaben auf mehrere Nummern verteilt sind. Für die Steuer gibt es die steuerliche Identifikationsnummer, die jede in Deutschland gemeldete Person bekommt, unabhängig von der Staatsangehörigkeit; eine Sondernummer wie die ITIN für Menschen ohne Anspruch auf die Hauptnummer braucht es deshalb nicht. Für die Rentenversicherung gibt es die Sozialversicherungsnummer, die mit dem ersten Job vergeben wird und ein Leben lang gleich bleibt. Und den Nachweis, wer du bist und wo du wohnst, führt nicht eine Nummer, sondern der Personalausweis zusammen mit dem Melderegister: Nach § 18 des Bundesmeldegesetzes erteilt dir die Meldebehörde auf Antrag eine schriftliche oder elektronische Meldebescheinigung mit Familienname, Vornamen, Doktorgrad, Geburtsdatum und deinen derzeitigen Anschriften, gekennzeichnet nach Haupt- und Nebenwohnung; die elektronische Meldebescheinigung ist kostenlos.

Was du aufbewahrst

Die Mitteilung des Bundeszentralamts für Steuern mit deiner Identifikationsnummer und der Sozialversicherungsausweis sind die beiden Schreiben, die du nicht verlierst: Arbeitgeber, Krankenkasse, Bank und Finanzamt fragen immer wieder nach beiden Nummern, und eine Neuzusendung dauert. Die Nummern selbst sind weniger geheim als eine SSN, weil man mit ihnen allein keinen Vertrag abschließen kann, aber zusammen mit einer Ausweiskopie reichen sie für Identitätsmissbrauch; bewahre Scans deshalb hinter einer Sperre auf und verschicke sie nur, wenn ein Vorgang sie wirklich verlangt. Wer selbstständig ist, hält die Unterlagen, auf denen die Nummern stehen, ohnehin nach den Fristen des § 147 AO vor.

Was eine ITIN und eine SSN sind

Der IRS nennt beide Steueridentifikationsnummern (TINs). Eine SSN wird von der SSA ausgegeben, und, in den Worten des IRS, alle anderen TINs gibt der IRS aus. Die SSN wird für weit mehr als Steuern verwendet. Die SSA nennt als Gründe, warum du eine brauchen könntest, unter anderem die Steuererklärung, einen Jobantritt, die Eröffnung eines Bankkontos, einen Kreditantrag, einen Pass und die Beantragung staatlicher Leistungen.

Eine ITIN ist enger. Der IRS sagt, sie wird nur für Bundessteuerzwecke ausgegeben, begründet keinen Anspruch auf Social-Security-Leistungen oder den Earned Income Tax Credit, verleiht oder ändert keinen Einwanderungsstatus, berechtigt nicht zur legalen Arbeit in den USA und dient außerhalb des Bundessteuersystems nicht als Ausweis.

Der IRS sagt auch, dass du nicht beide Nummern haben kannst. Wenn du später Anspruch auf eine SSN bekommst, hörst du auf, die ITIN zu verwenden, und informierst den IRS, damit deine Steuerunterlagen unter der SSN zusammengeführt werden. Sonst werden dir vielleicht nicht alle gezahlten Löhne und einbehaltenen Steuern angerechnet.

Wie es aussieht

SSN ITIN
Ausgegeben von Social Security Administration IRS
Format 9 Ziffern, NNN-NN-NNNN 9 Ziffern, NNN-NN-NNNN, beginnt mit 9
Für wen Menschen mit Anspruch auf eine SSN Menschen mit einem bundessteuerlichen Zweck, die keinen Anspruch auf eine SSN haben
Antragsformular Formular SS-5 plus Nachweise über Identität, Alter und US-Staatsbürgerschaft oder rechtmäßigen Ausländerstatus Formular W-7 plus Dokumente, die Identität und Ausländerstatus belegen
Wie sie ankommt Karte per Post, 5 bis 10 Werktage nach Genehmigung (SSA) Mitteilung CP565, etwa 7 Wochen (9 bis 11 in der Steuersaison oder aus dem Ausland) (IRS)
Verwendet für Steuern, Arbeit, Bankgeschäfte, Leistungen und mehr Nur Bundessteuererklärung und damit verbundene Steuerzwecke
Arbeitserlaubnis Auf den hier zitierten Seiten nicht behandelt; frag die SSA Berechtigt nicht zur Arbeit (IRS)

Wer laut IRS keine ITIN braucht: US-Bürger, Inhaber einer Green Card, nicht ansässige Ausländer mit einem US-Arbeitsvisum (die Anspruch auf eine SSN haben) und jeder mit Anspruch auf eine SSN.

Was du aufbewahrst und wie lange

  • Deine SSN-Karte oder -Nummer. Bewahre die Karte oder eine sichere Aufzeichnung der Nummer an einem sicheren Ort auf. Die SSA weist darauf hin, dass eine physische Karte im Alltag oft nicht nötig ist und ein Ersatz kostenlos ist.
  • Deine ITIN-Mitteilung (CP565). Sie ist der Nachweis der Nummer, die der IRS dir zugeteilt hat. Der IRS sagt, wenn du sie verlierst, wendest du dich an den IRS.
  • Eine Kopie deiner Unterlagen zum Formular W-7. Der IRS sagt, das Datum der ITIN-Zuteilung kann den Anspruch auf bestimmte Gutschriften beeinflussen, also zählt das Datum.
  • Steuerunterlagen. Der IRS sagt, Unterlagen, die Einkünfte, Abzüge oder Gutschriften belegen, seien aufzubewahren, bis die Verjährungsfrist abläuft, in der Regel 3 Jahre ab Abgabe, in manchen Fällen länger.

Wenn du deinen Namen änderst, bittet dich der IRS, ihn schriftlich mit Nachweisen wie einer Heiratsurkunde zu informieren.

Beide Nummern sind sensibel, also bewahre Scans an einem gesperrten Ort auf und nicht lose in deiner Fotomediathek. Zum Umgang mit der Karte siehe ob du eine Social-Security-Karte laminieren solltest, und für das größere Bild Papierkram bei der Einwanderung.

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