Os voos estão marcados, o grupo de mensagens já tem nome, e você já está mergulhado em listas de restaurantes cujo nome não consegue pronunciar. E então surge um pensamento mais discreto: onde está, exatamente, o seu passaporte? E está… tudo bem com ele?

Esse pensamento merece uma noite, em breve. Todos os documentos desta lista são fáceis de resolver com meses de antecedência e um verdadeiro pesadelo para resolver no aeroporto. Aqui fica a lista completa, mais ou menos por ordem do estrago que cada um pode causar à viagem.

Comece pelo passaporte — é o que demora mais tempo

Tudo o resto nesta lista se resolve em dias. Um passaporte demora semanas, e é por isso que vem em primeiro lugar, no dia em que marca a viagem.

Encontre-o (encontre-o a sério — «numa gaveta, provavelmente» não conta), abra a página de dados e compare a data de validade com a regra dos seis meses: muitos países exigem que o passaporte continue válido seis meses para além da sua chegada ou partida. Um passaporte que caduca quatro meses depois de aterrar pode fazer com que lhe neguem o embarque antes sequer de sair de casa. Os detalhes todos — onde está a data, prazos de renovação, porque é que os passaportes das crianças apanham as famílias de surpresa — estão no nosso guia sobre como verificar a data de validade do passaporte.

Se a data andar perto da zona de perigo, trate já da renovação e leia o resto desta lista enquanto espera.

Vistos: verifique mesmo que «nunca tenha precisado»

Não precisar de visto já não significa não precisar de papelada. Um número crescente de destinos que nunca pediam nada passou a exigir uma autorização eletrónica de viagem, pedida online antes de voar — barata e normalmente rápida, mas não é coisa que se trate já à porta de embarque.

Por isso, confirme em cada viagem, mesmo para países onde já esteve:

  • Consulte o site oficial do governo ou da embaixada do destino — não um «serviço de vistos» de terceiros que apareça acima nos resultados de pesquisa.
  • Veja se a aprovação é imediata ou demora dias, e se precisa de uma confirmação impressa.
  • Se tiver escala, verifique também o país de trânsito. Alguns exigem uma autorização de trânsito mesmo que nunca saia do aeroporto.

Guarde o e-mail ou PDF de confirmação no momento em que chegar. O seu eu futuro, numa fila do controlo de fronteiras, vai agradecer.

Seguro e papelada de saúde

O seguro de viagem é daqueles documentos que só importam uma vez — e nesse momento vai querer três coisas fáceis de encontrar: o número da apólice, a linha de assistência de emergência 24 horas, e o que está realmente coberto (os cuidados médicos no estrangeiro e a evacuação são as partes que vale a pena ler duas vezes; veja se o seu seguro de saúde habitual o cobre no estrangeiro — muitos planos norte-americanos nem sequer cobrem).

Alguns destinos também pedem comprovativo de vacinação — a febre amarela é o exemplo clássico para partes de África e da América do Sul — e o seu médico pode recomendar outras consoante o destino. Verifique os requisitos cedo, porque algumas vacinas têm de ser administradas semanas antes da viagem para serem válidas. Depois, garanta que o comprovativo está em sítio melhor do que uma caixa de sapatos: aqui fica como guardar os registos de vacinação no seu iPhone, para que o boletim esteja consigo mesmo quando o papel não está.

Cópias, guardadas longe dos originais

É o seguro mais barato desta lista. Em caso de perda ou roubo do passaporte no estrangeiro, uma cópia da página de dados transforma um calvário de vários dias na embaixada num processo bem mais curto.

A regra é simples: as cópias viajam separadas dos originais.

  • Uma cópia em papel da página de dados do passaporte e do visto na bagagem, não na mesma mala do passaporte.
  • Uma cópia digital a que consiga aceder sem internet — guardada no próprio telemóvel, não num e-mail que precisaria de Wi-Fi para a ir buscar.
  • Um conjunto completo deixado com alguém em casa que atenda o telefone.

De resto, este conjunto pertence à sua pasta digital de emergência de qualquer maneira — uma viagem é só o prazo que finalmente o obriga a criar uma. É também aqui que o Paperlock, discretamente, se paga a si próprio: fotografe o passaporte, o visto e o cartão do seguro uma vez, e ficam encriptados no seu telemóvel, protegidos pelo Face ID — acessíveis numa esquadra estrangeira sem rede nenhuma, e fáceis de encontrar mais tarde bastando perguntar («mostra o meu seguro de viagem»). É assim que a aplicação funciona, e chega em breve ao iPhone.

Os números que espera nunca marcar

Cinco minutos de copiar e colar antes de partir:

Tenha à mão Porquê
A sua embaixada ou consulado no destino Passaporte perdido, detenção, emergência grave
A linha de assistência de emergência do seguro Ajuda médica e autorizações prévias no estrangeiro
Os números do banco e de perda de cartões Cancelar cartões funciona melhor antes de o ladrão ir às compras
Um contacto em casa A pessoa que guarda o seu conjunto extra de documentos
Onde vai ficar, anotado Os formulários de imigração pedem; o jet lag apaga

Guarde isto num sítio que funcione sem rede. Uma nota no telemóvel serve; uma cópia no seu cofre de documentos é melhor; um papel dobrado na mala nunca fica sem bateria.

Viaja em família? Multiplique tudo

Cada item acima, vezes cada viajante — e as crianças trazem complicações próprias. Nos Estados Unidos, os passaportes dos menores duram apenas cinco anos, por isso caducam desfasados dos dos adultos, normalmente sem ninguém dar por isso. Os bebés precisam do seu próprio passaporte; não podem vir incluídos no dos pais. E se uma criança viajar com um só progenitor, ou com os avós, alguns países pedem uma carta de consentimento com reconhecimento notarial do progenitor ausente — consulte o site da embaixada do destino com bastante antecedência, porque reconhecer uma assinatura em notário na véspera de um voo não é o recado favorito de ninguém.

A versão eficiente: uma noite, todos os passaportes em cima da mesa, todas as datas comparadas com a regra dos seis meses, todas as páginas de dados fotografadas. A validade mais curta da família, menos seis meses, é o seu verdadeiro prazo.

A versão de uma noite

Marcou a viagem hoje? Então esta noite: encontre os passaportes, verifique as datas, confirme os requisitos de visto e vacinação nos sites oficiais, e fotografe tudo. É só isso — talvez quarenta minutos, a maior parte deles passada à procura dos passaportes.

Tudo o que vem a seguir é, genuinamente, a parte divertida.