Nếu bạn tự quyết toán thuế TNCN từ tiền lương, hồ sơ gồm: tờ khai mẫu 02/QTT-TNCN; phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN nếu bạn tính giảm trừ cho người phụ thuộc; bản chụp chứng từ khấu trừ thuế, trừ khi nơi trả lương đã chuyển chứng từ điện tử cho cơ quan thuế; và chứng từ cho các khoản riêng như thuế đã nộp ở nước ngoài, đóng góp từ thiện, hay hồ sơ đăng ký người phụ thuộc chưa đăng ký. Nếu bạn ủy quyền cho công ty, bạn chỉ cần giấy ủy quyền mẫu 08/UQ-QTT-TNCN. Các mẫu nằm trong Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC, và Cục Thuế hướng dẫn lại trong Công văn 1296/CT-NVT ngày 04/3/2026.
Trước khi gom giấy tờ, hãy chắc rằng bạn thực sự phải tự quyết toán; trang thời hạn quyết toán thuế TNCN giải thích ai được ủy quyền và hạn chót của từng bên.
Công văn 1296/CT-NVT ngày 04/3/2026; mẫu theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC. Cập nhật tháng 10/2026.
Từng giấy tờ, dùng để làm gì
Tờ khai 02/QTT-TNCN là phần chính: tổng thu nhập trong năm, các khoản giảm trừ, số thuế đã bị khấu trừ và số còn phải nộp hoặc được hoàn. Trên eTax Mobile và hệ thống của Cục Thuế có chức năng “Tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý”, tự điền các chỉ tiêu từ dữ liệu thu nhập, đăng ký thuế và nghĩa vụ thuế của bạn trên toàn quốc.
Phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN liệt kê người phụ thuộc bạn tính giảm trừ. Với kỳ quyết toán năm 2025, mỗi người phụ thuộc được giảm trừ 4,4 triệu đồng/tháng; từ năm tính thuế 2026, con số này là 6,2 triệu đồng/tháng.
Chứng từ khấu trừ thuế chứng minh số thuế công ty đã giữ lại. Bạn không cần nộp nếu công ty đã chuyển dữ liệu chứng từ khấu trừ điện tử cho cơ quan thuế. Nếu công ty đã chấm dứt hoạt động và không cấp chứng từ, cơ quan thuế xem xét theo dữ liệu của ngành thuế.
Chứng từ thuế đã nộp ở nước ngoài: bản sao giấy chứng nhận khấu trừ thuế do nơi trả thu nhập cấp, hoặc bản sao chứng từ ngân hàng có xác nhận của bạn nếu nước đó không cấp giấy xác nhận. Người nhận lương từ tổ chức quốc tế, đại sứ quán, lãnh sự quán hay từ nước ngoài cần thêm tài liệu chứng minh số tiền đã được trả.
Hóa đơn, chứng từ đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học, nếu bạn muốn trừ các khoản này.
Người phụ thuộc: đăng ký trong năm hay lúc quyết toán
Muốn giảm trừ cho người phụ thuộc, bạn phải đăng ký họ theo quy định về đăng ký thuế. Nếu trong năm chưa tính giảm trừ, bạn vẫn được tính từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi quyết toán, miễn là có đăng ký lúc đó; khi ấy hồ sơ quyết toán kèm thêm hồ sơ đăng ký người phụ thuộc. Người ủy quyền quyết toán cũng được như vậy, thông qua công ty.
Có một ngoại lệ dễ lỡ: với nhóm “người phụ thuộc khác” theo Thông tư 111/2013/TT-BTC, hạn đăng ký là 31/12 của năm tính thuế; quá hạn thì không được giảm trừ cho năm đó.
Lưu ý phạm vi: hướng dẫn trên là của quyết toán kỳ tính thuế 2025 (Công văn 1296/CT-NVT, Thông tư 111/2013/TT-BTC). Từ kỳ tính thuế 2026, Nghị định 253/2026/NĐ-CP (Điều 48) và Thông tư 87/2026/TT-BTC (thay Thông tư 111/2013, hiệu lực 01/7/2026) áp dụng: người nộp thuế phải đăng ký người phụ thuộc cùng hồ sơ chứng minh trước ngày 31/12 của năm tính thuế, và nếu chưa tính giảm trừ trong năm thì vẫn được tính từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng. Ngưỡng thu nhập của người phụ thuộc cũng đổi, xem giảm trừ gia cảnh và người phụ thuộc.
Nộp hồ sơ: ứng dụng, cổng và nơi nhận
- Mở “Hỗ trợ QTT TNCN”xem các nguồn thu nhập và việc bạn có phải tự quyết toán không
- Tạo tờ khai gợi ýhệ thống điền sẵn thu nhập, số thuế đã khấu trừ
- Kiểm tra và bổ sungđối chiếu chứng từ; chênh lệch thì sửa và đính kèm tài liệu
- Nộp hồ sơxác nhận và nộp hồ sơ trực tuyến ngay trên ứng dụng
Có thể làm tương tự trên dichvucong.gdt.gov.vn hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Cục Thuế khuyến nghị dùng eTax Mobile, dichvucong.gdt.gov.vn hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia. Chức năng “Hỗ trợ QTT TNCN” cho bạn xem tổng quan các nguồn thu nhập, bạn đã được công ty quyết toán thay chưa hay phải tự làm, và số thuế phải nộp thêm hoặc nộp thừa. Nếu thấy mình bị kê khai khống thu nhập, bạn có thể phản ánh ngay trong mục này.
Khi nộp online, hệ thống tự chọn cơ quan thuế nhận hồ sơ. Nguyên tắc chung: có lương một nơi thì nộp ở cơ quan thuế quản lý nơi trả lương; từ hai nơi trở lên thì ở cơ quan thuế quản lý nơi trả thu nhập lớn nhất; có hồ sơ xin giảm thuế thì nộp ở nơi tiếp nhận hồ sơ giảm thuế.
Số liệu hiển thị lấy từ hồ sơ các công ty đã khai. Nếu công ty chưa quyết toán hoặc khai sai, kết quả tra cứu có thể lệch; hãy đối chiếu với chứng từ của bạn trước khi bấm nộp.
Một lời cảnh báo
Cục Thuế cảnh báo tình trạng giả mạo cán bộ, cơ quan thuế để lừa đảo trong mùa quyết toán. Chỉ dùng ứng dụng và trang chính thức có tên miền gdt.gov.vn; không cài ứng dụng theo đường link lạ gửi qua tin nhắn.
Giữ chứng từ thuế, năm nào cũng cần
Người nộp thuế được khai bổ sung trong 5 năm kể từ hết hạn nộp hồ sơ của kỳ có sai sót, nên chứng từ khấu trừ của từng nơi làm việc, tờ khai và biên lai đều đáng giữ. Cách thủ công: mỗi năm một thư mục, kèm bản chụp; khi đổi việc, xin ngay chứng từ khấu trừ của công ty cũ. Bài cách lưu hóa đơn, chứng từ dạng số và giữ giấy tờ trong bao lâu có thêm gợi ý.
Paperlock đọc từng chứng từ bạn chụp, ghi lại năm, số tiền và nơi cấp, nên đến mùa quyết toán bạn chỉ cần hỏi “tổng thuế đã khấu trừ năm 2026 của tôi là bao nhiêu?” và xem câu trả lời kèm chứng từ gốc.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026. Thu nhập từ kinh doanh, cho thuê, chuyển nhượng có hồ sơ riêng; hãy hỏi cơ quan thuế quản lý khi không chắc.