Bản sao trích lục khai sinh được cấp qua thủ tục “Cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh” của Bộ Tư pháp. Bạn xin online trên ứng dụng VNeID hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia, hoặc nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công. Phí là 8.000 đồng mỗi bản, và kết quả có ngay trong ngày; nộp sau 15 giờ thì nhận vào ngày làm việc tiếp theo. Về thời hạn: chúng tôi không tìm thấy quy định nào đặt hạn sử dụng cho bản sao trích lục, nên nếu nơi nhận đòi “bản mới cấp”, đó là yêu cầu của họ chứ không phải của luật hộ tịch.
Trước khi đi xin, hãy hỏi xem nơi đòi giấy có thật sự cần nó không: từ cuối năm 2025, dữ liệu khai sinh đã được phép dùng thay giấy tờ trong nhiều thủ tục.
- Đăng nhập VNeID hoặc Cổng Dịch vụ côngtìm thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch
- Điền mẫu điện tửthông tin người được khai sinh và số bản cần
- Nộp phí online8.000 đồng mỗi bản sao
- Kiểm tra bản nhápnội dung trích lục được gửi qua email để bạn xem trước
- Nhận bản sao có chữ kýtại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc theo hình thức bạn chọn
Thủ tục 2.000635 của Bộ Tư pháp. Cập nhật tháng 10/2026.
Trích lục, bản sao, giấy khai sinh: cái nào là cái nào
- Giấy khai sinh là bản chính, cấp khi đăng ký khai sinh.
- Bản sao Giấy khai sinh và bản sao Trích lục khai sinh được cấp sau đó, từ thông tin đã đăng ký trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch, qua cùng một thủ tục mã 2.000635.
Trong thực tế, khi một hồ sơ ghi “bản sao giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh”, như hồ sơ làm hộ chiếu cho trẻ dưới 14 tuổi chưa có số định danh, bất kỳ loại nào trong hai đều dùng được.
Xin online: từng bước
Thủ tục này đủ điều kiện làm trực tuyến toàn trình. Bạn đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia, chọn thủ tục, điền mẫu điện tử tương tác, đính kèm bản chụp giấy tờ liên quan (nếu có) và nộp phí online.
Một chi tiết hay: khi hồ sơ đủ, cán bộ hộ tịch gửi lại nội dung trích lục điện tử qua email để bạn kiểm tra. Nếu bạn thấy đúng, hoặc không phản hồi sau một ngày, họ in bản sao, trình lãnh đạo ký và chuyển tới Trung tâm Phục vụ hành chính công để trả kết quả. Vì vậy hãy kiểm tra email kỹ, nhất là chính tả họ tên và ngày sinh.
Ảnh chụp giấy tờ đính kèm phải rõ nét, đầy đủ, chụp từ giấy tờ hợp lệ còn giá trị sử dụng; giấy tờ đã tích hợp trên VNeID cũng được dùng.
Xin trực tiếp hoặc nhờ người đi thay
- Mỗi bản sao trích lục, mỗi sự kiện hộ tịch
- 8.000 đ
- Người thuộc gia đình có công, hộ nghèo, người khuyết tật
- miễn
- Có thể được miễn tạm thời khi làm online, đủ điều kiện công dân sốThông tư 117/2026/TT-BTC miễn phí khai thác thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch; kiểm tra mức được hưởng trên VNeID
- đến 28/02/2027
Theo thủ tục 2.000635 của Bộ Tư pháp; căn cứ Thông tư 281/2016/TT-BTC và 106/2021/TT-BTC.
Nộp trực tiếp, bạn điền tờ khai đề nghị cấp bản sao trích lục tại Trung tâm Phục vụ hành chính công; hồ sơ được chuyển tới Sở Tư pháp hoặc UBND cấp xã có thẩm quyền. Cán bộ tra cứu dữ liệu dân cư từ họ tên, ngày sinh và số định danh cá nhân, nên bạn thường không phải mang thêm giấy tờ cư trú.
Bạn có thể ủy quyền cho người khác đi thay. Nếu người đó là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột, văn bản ủy quyền không cần chứng thực. Gửi hồ sơ qua bưu chính thì phải kèm bản sao có chứng thực các giấy tờ cần xuất trình.
Nếu thông tin bạn cung cấp không đủ hoặc sai đến mức không tra cứu được, cơ quan hộ tịch sẽ từ chối, nên hãy chuẩn bị đúng họ tên, ngày sinh và nơi đã đăng ký khai sinh.
Phí và ai được miễn
Phí là 8.000 đồng cho mỗi bản sao trích lục, mỗi sự kiện hộ tịch. Người thuộc gia đình có công với cách mạng, người thuộc hộ nghèo và người khuyết tật được miễn. Từ 15/8/2026 đến hết 28/02/2027, Thông tư 117/2026/TT-BTC còn miễn phí khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch cho công dân có định danh điện tử mức 2 đủ điều kiện theo Nghị quyết 66.22/2026/NQ-CP; mức bạn được hưởng hiển thị trên VNeID, hãy kiểm tra trước khi thanh toán.
Có khi bạn không cần trích lục nữa
Ngày 10/12/2025, Bộ Tư pháp ban hành Quyết định 3458/BTP-HCTP công bố danh mục dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được dùng thay giấy tờ khi giải quyết thủ tục hành chính, trong đó có giấy khai sinh, bản sao giấy khai sinh và trích lục khai sinh. Nghĩa là với thủ tục hành chính, cơ quan nhà nước có thể tự tra dữ liệu thay vì bắt bạn nộp giấy. Quyết định này nói về thủ tục hành chính; với các nơi khác đòi trích lục, hãy hỏi trước xem họ có nhận bản điện tử hay thông tin trên VNeID không.
Giữ giấy khai sinh của cả nhà ở một chỗ
Cách thủ công: chụp giấy khai sinh bản chính và các bản sao của từng người, đặt tên tệp theo tên và năm sinh, cất bản giấy trong một bìa hồ sơ riêng. Bài giấy tờ cho em bé mới sinh và giấy tờ đi học của con liệt kê những lúc bạn sẽ cần đến chúng.
Paperlock giữ ảnh các giấy tờ đó trong két sắt khóa bằng Face ID và đọc nội dung từng tờ, nên khi cần, bạn chỉ việc hỏi “giấy khai sinh của bé Na đâu?” thay vì lục cả tủ.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026. Trường hợp khai sinh có yếu tố nước ngoài hoặc dữ liệu chưa được số hóa, hãy hỏi UBND cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh.