Den korte listen over viktige dokumenter for eldre får plass på et indekskort. Juridisk: et testament eller en trust, en varig fullmakt for økonomi, en helsefullmakt, et livstestamente eller en behandlingserklæring, og et HIPAA-samtykke. Økonomisk: en liste over kontoer, pensjoner, trygdeytelser og forsikringer, pluss skjøter og kjøretøytitler. Personlig: ID-er, fødsels- og vigselsattest, og militærpapirer. Medisinsk: en legemiddelliste, leger, og tilstander. Digitalt: hvordan man når passord og enheter.

Det er hele svaret, og de fleste husholdninger mangler omtrent halvparten av det — ikke fordi noen er slurvete, men fordi ingen noensinne gir deg listen. Under følger den lange versjonen: hvert dokument med hvorfor det betyr noe og hvem som bør ha en kopi, hva de fire juridiske papirene faktisk gjør, hvordan du tar opp temaet med en forelder, hvor originaler bør og ikke bør oppbevares, og den årlige vanen som holder alt oppdatert.

Denne siden er skrevet for begge sider av bordet. Er du den eldre, er dette din sjekkliste. Er du det voksne barnet, er dette listen dere stille skal jobbe dere gjennom sammen.

Listen over viktige dokumenter for eldre

«Hvem bør ha en kopi» betyr menneskene som trenger den for å handle — ikke alle som er glad i deg. «Trengs papiroriginal?» sier om en kopi er nok, eller om det fysiske dokumentet er det en domstol, bank eller etat vil insistere på å se.

Dokument Hvorfor det betyr noe Hvem bør ha en kopi Trengs papiroriginal?
Testament (og eventuelle trustdokumenter) Sier hvem som får hva og hvem som har ansvaret for å gjennomføre det Bobestyreren eller trustforvalteren; advokaten som utformet det Ja — domstoler ønsker vanligvis den signerte originalen
Varig fullmakt (økonomi) Lar en valgt person håndtere penger og eiendom hvis du ikke kan Personen som er navngitt («fullmektigen»); banken din vil kanskje ha den registrert Original eller bekreftet kopi, avhengig av institusjonen
Helsefullmakt / medisinsk fullmakt Utpeker hvem som tar medisinske beslutninger hvis du ikke kan tale for deg selv Personen som er navngitt, legene dine, sykehuset Kopier godtas vanligvis
Livstestamente / behandlingserklæring Uttrykker dine ønsker om behandling ved livets slutt Fullmektigen, legene dine, nær familie Kopier godtas vanligvis
HIPAA-samtykke Lar leger dele din medisinske informasjon med personene du navngir Personene som er navngitt; hvert legekontor Kopi
POLST eller lignende legeordre, hvis du har det Medisinske ordre for personer med en alvorlig sykdom, respektert av nødetater På kjøleskapet, hos fullmektigen, i din medisinske journal Originalskjema, der du bor
Liste over bank- og meglerkontoer Kartet over hvor pengene er — det mest etterspurte dokumentet etter et dødsfall Den økonomiske fullmektigen og bobestyreren Ditt eget ettsiders ark
Pensjonskontoer og pensjoner Individuelle pensjonskontoer og pensjonsordninger overføres ved begunstigelsesskjema, ikke ved testamentet Fullmektigen og bobestyreren; begunstigede Kopi av nylige kontoutskrifter
Trygde- og Medicare-informasjon Ytelser, etterlattekrav og medisinsk fakturering starter alle her Fullmektigen; en tillitsperson i familien Kopi av kortene; originaler på et trygt sted
Livsforsikringer Betaler kun hvis noen vet at forsikringen finnes og hvem de skal ringe Hver navngitt begunstiget Kopi — forsikringsselskapet har originalen
Helse-, langtidspleie- og tilleggsforsikring Sykehusinnleggelser, krav og pleiebeslutninger trenger forsikringsnumre Helsefullmektigen; den som hjelper med regningene Kopi
Bolig-, bil- og paraplyforsikring Krav, kanselleringer, og å holde et tomt hus forsikret Den økonomiske fullmektigen Kopi
Skjøte- og pantedokumenter Beviser eierskap; trengs for å selge, overføre eller refinansiere Bobestyreren; advokaten Original skjøte hvis du har den; registrerte kopier finnes hos fylket
Kjøretøytitler og registreringer Trengs for å selge eller overføre en bil Bobestyreren Originalt title-dokument
Nylige selvangivelser (siste tre til sju år) Lister hver konto som betalte renter eller inntekt; trengs for den siste selvangivelsen Den økonomiske fullmektigen; bobestyreren Kopi
Gjeld og løpende regninger Boliglån, lån, kredittkort, strøm, abonnementer Den økonomiske fullmektigen Ditt eget ettsiders ark
Fødselsattest Beviser identitet og alder for ytelser og etterlattekrav En tillitsperson i familien vet hvor den er Bekreftet kopi
Vigselsattest, skilsmissedom Ektefelle- og etterlatteytelser, pensjoner, trygdeytelser En tillitsperson i familien vet hvor den er Bekreftet kopi
Førerkort eller delstats-ID, pass Identitet for nesten alt annet Kopier i nødmappen Originaler blir hos deg
Militære dimisjonspapirer (DD-214) Veteranytelser, begravelsesæresbevisninger, etterlatteytelser Bobestyreren; en tillitsperson i familien Kopi er vanligvis nok; National Archives kan utstede på nytt
Statsborgerskaps- eller innvandringspapirer, hvis noen Ytelser og identitet; trege å erstatte En tillitsperson i familien vet hvor de er Originaler, oppbevart trygt
Legemiddelliste med doser og forskrivende lege Det første en akuttmottak, en ny lege, eller en omsorgsperson spør om Fullmektigen, omsorgspersoner, på kjøleskapet Ditt eget ettsiders ark
Ark med leger, apotek og tilstander Hvem behandler hva, hvem fyller resepter, hva som er diagnostisert Fullmektigen, omsorgspersoner Ditt eget ettsiders ark
Begravelsesønsker og eventuell forhåndsbetalt avtale Sparer familien for gjetting, og kan allerede være betalt Bobestyreren; nær familie Original kontrakt hvis det finnes en
Bankboksdetaljer og nøkkel Bank, boksnummer, hvem som har tilgang til å åpne den Bobestyreren; én tillitsperson Original nøkkel
Notat om passord og enhetstilgang Telefonkode, e-post, passordbehandler — hvor notatet er, ikke passordene Én tillitsperson vet hvor det er Et forseglet notat, oppbevart adskilt fra resten
Ark med viktige kontakter Advokat, økonomisk rådgiver, forsikringsagent, prest, nære venner Fullmektigen og bobestyreren Ditt eget ettsiders ark

To mønstre i tabellen er verdt å nevne. For det første er radene merket «ditt eget ettsiders ark» de ingen utsteder til deg — kontolisten, legemiddelarket, kontaktsiden — og det er dem familier oftest mangler. For det andre trenger svært få rader papir: testamentet, skjøter, titler og folkeregisterdokumenter, og nesten ingenting annet. Alt annet kan være en kopi, som er det som gjør den digitale siden av dette så gjennomførbar.

De fire juridiske dokumentene og hva hver av dem gjør

I USA, generelt sett, gjør fire dokumenter det juridiske arbeidet, og hver delstat har sine egne skjemaer og signeringsregler. Ingenting av dette er juridisk rådgivning; det er versjonen i klart språk som gjør samtalen med en advokat kortere.

Et testament (eller en levende trust). Testamentet sier hvem som mottar eiendommen din og utpeker en bobestyrer til å håndtere det, gjennom skifteretten. En levende trust gjør en lignende jobb for det du har plassert i den, uten rettsprosessen, og kommer vanligvis med et kort «pour-over»-testament for det som ligger utenfor. Hvilken som passer avhenger av delstaten din og hva du eier. Merk hva testamentet ikke kontrollerer: pensjonskontoer, livsforsikring, og alt med et navngitt begunstiget eller medeier overføres ved de skjemaene, uavhengig av testamentet — så begunstigelsesskjemaene fortjener det samme årlige blikket.

En varig fullmakt for økonomi. Denne utpeker noen — «fullmektigen» — til å håndtere penger og eiendom på dine vegne: betale regninger, forvalte kontoer, forholde seg til forsikringsselskapet. «Varig» betyr at den forblir gyldig hvis du blir ute av stand til å ta beslutninger, som er hele poenget. Den opphører ved død, når bobestyreren tar over. CFPBs Managing Someone Else's Money -veiledninger forklarer fullmektigens plikter i vanlig språk, og de er verdt å lese før noen signerer.

En helsefullmakt (medisinsk fullmakt). Denne utpeker personen som tar medisinske beslutninger hvis du ikke kan. Den fungerer sammen med det neste dokumentet: erklæringen sier hva du ønsker, fullmektigen avgjør spørsmålene erklæringen ikke forutså.

Et livstestamente eller en behandlingserklæring. Dine skriftlige ønsker om behandling ved livets slutt: gjenopplivning, respiratorer, sondeernæring, lindrende pleie. Mange delstater slår sammen dette og fullmakten til ett skjema for behandlingserklæring. National Institute on Agings guide til behandlingserklæringer forklarer delene; delstatens helsedepartement eller justisminister publiserer vanligvis det gratis skjemaet.

Pluss ett lite papir som gjør en uforholdsmessig stor jobb: et HIPAA-samtykke. Uten det kan et legekontor nekte å diskutere en forelders omsorg med et voksent barn, selv en som har fullmakten, inntil forelderen allerede er ute av stand til å bestemme. Det er et enkeltsides skjema, signert i dag, som gjør de neste fem årenes telefonsamtaler mulige.

For skjemaer, start med delstatens offisielle nettsteder, og for alt utover enkle tilfeller — en sammensatt familie, eiendom i to delstater, en familiebedrift — er advokathonoraret for en eldrerettsadvokat vel anvendt. Eldercare Locator lister gratis og rimelig juridisk hjelp for eldre etter område.

Hvordan ta det opp med en forelder

Grunnen til at disse dokumentene mangler i så mange husholdninger, er sjelden papirarbeidet. Det er samtalen. Ingen ønsker å åpne med «altså, når du dør», og derfor åpner ingen i det hele tatt.

Noen tilnærminger som gjerne går bedre:

  • Start med dine egne. «Jeg ordnet nettopp testamentet og en fullmakt, og det fikk meg til å innse at jeg ikke aner hvor dine er.» Du reviderer dem ikke; du sammenligner notater.
  • Spør om det praktiske, ikke det dødelige. «Hvis du var på sykehuset i en uke, hvem ville betalt strømregningen? Vet de hvor sjekkheftet er?» Det er et spørsmål om en tirsdag, ikke om slutten av et liv.
  • Lån et ytre påskudd. En venns historie, en nyhetssak om en storm, et sykehusopphold i den utvidede familien, en leges rutinespørsmål om behandlingserklæringer. «De spurte pappa om han hadde en, og jeg innså at jeg ikke vet.»
  • Gjør det til deres. Dokumentene finnes for at deres ønsker skal følges og pengene deres skal gå dit de ønsker. Ramm det inn slik, for det er det som er sant.
  • Gjør én ting. Ikke hele listen — legemiddelarket, eller å finne testamentet. Fremdrift kommer fra en liten fullført oppgave, og resten følger over noen besøk.

Og hvis svaret er «ikke nå», aksepter det og kom tilbake om en måned. National Institute on Agings sjekkliste for å ordne sakene sine er en nøytral ting å legge igjen på kjøkkenbordet; en offentlig side som stiller spørsmålet er ofte lettere å høre enn et barn som spør det.

Hvor originalene skal oppbevares, og hvem som får kopier

Originalene må være på ett sted, hjemme, som er brannbestandig og lett å åpne — en dokumentmappe eller liten brannsikker boks i et skap, ikke en safe ingen husker kombinasjonen til. Deretter må én eller to tillitspersoner vite nøyaktig hvor, og hvordan de kommer inn. En lapp på kjøleskapet som sier «viktige papirer: gangskapet, grå boks» er ikke en sikkerhetsrisiko; det er en omtenksomhet.

To steder som føles trygge og ikke er det:

Lommeboken. Trygdekort, Medicare-kort med fullt nummer, og en brettet liste over kontonumre og passord har alle en tendens til å havne der, fordi det er dit viktige ting går. En mistet lommebok blir da et identitetssett. Bær forsikringskortet som trengs på apoteket; la resten bli hjemme.

En bankboks, som eneste hjem for testamentet eller fullmakten. En boks er et godt sted for skjøter, titler og bekreftede folkeregisterdokumenter. Men i noen delstater kan banken forsegle en boks ved eierens død inntil en rettsordre eller en navngitt bobestyrer godkjenner tilgang, og den økonomiske fullmakten opphører ved død — så familien kan bli stengt ute fra de to dokumentene de trenger først. Oppbevar det originale testamentet hjemme eller hos advokaten, og hvis boksen inneholder noe, sørg for at noen andre er oppført som autorisert bruker på den nå.

Kopier går til de som skal bruke dem: fullmektigen har helsedokumentene, den økonomiske fullmektigen har fullmakten, og hvert legekontor får behandlingserklæringen og HIPAA-samtykket til journalen. En digital nødperm er trinn-for-trinn-versjonen av å sette sammen disse kopiene for en husholdning, og sjekklisten der overlapper med denne med hensikt.

Legemiddelarket på kjøleskapet og i telefonen

Av alt på listen er legemiddel- og legearket det som brukes mest, og snarest. Ambulansepersonell ser på kjøleskapet. Sykepleiere på akuttmottaket spør etter det de første fem minuttene. En ny spesialist spør etter det ved innskriving. En omsorgsperson som vikarierer i helgen trenger det før første dose.

Ett ark, stor skrift, datert øverst:

  • Hver medisin, med dose og tidspunkt, og legen som forskriver den
  • Allergier og reaksjoner
  • Tilstander og tidligere operasjoner, én linje hver
  • Apotekets navn og telefonnummer
  • Leger: fastlege, hver spesialist, og hvem fullmektigen er, med telefonnumre
  • Forsikrings- og Medicare-numre — eller hvor kortene er

Teip en kopi inni et kjøkkenskap eller på kjøleskapet, legg én i den organiserte medisinske mappen, og behold én på telefonen, fordi kjøleskapet ikke kommer til sykehuset. Oppdater det den dagen en resept endres; en foreldet dose på det arket er verre enn intet ark.

Den digitale siden: skann én gang, hold det på ett låst sted

Nesten alt på denne listen fungerer som en kopi, som betyr at hele settet kan leve på en telefon — din, eller det voksne barnets som kommer til å ta telefonsamtalene. Metoden er enkel: skann hvert dokument én gang (Notater-appen på iPhone gjør dette — kameraikonet i et notat, deretter Skann dokumenter), og legg skanningene på ett låst sted, ikke løst i Kamerarullen ved siden av barnebarnas bursdagsbilder der enhver lånt telefon eller delt skjerm kan avsløre dem.

Den ærlige svakheten ved en mappe med skanninger er å finne ting senere, i hastverk, av noen som ikke arkiverte dem. Det er steget Paperlock er bygget for å fjerne: lagre de samme skanningene i den, så leser den hvert dokument — hva det er, hvem det er fra, datoene og forsikringsnumrene — og arkiverer alt selv bak Face ID, med sensitive sider som ID-er og medisinske journaler vist som uklare miniatyrbilder inntil du bekrefter at det er deg. Å finne noe blir da et spørsmål, stilt med vanlige ord: «hvilket apotek fyller mammas resepter?» eller «hva er pappas Medicare-nummer?» gir svaret med dokumentet vedlagt, eller sier tydelig at det ikke finnes. Det er hvordan appen fungerer, og det passer like godt for den som hjelper fra to delstater unna som for den hvis dokumenter det er.

Del tilgang med hensikt, ikke som standard. Personen som har telefonkopien bør være den som er navngitt i dokumentene, og de bør vite at den er der. Alle andre får plasseringen av originalene og et telefonnummer. Og husk hva den digitale kopien ikke kan erstatte: det signerte testamentet og titlene finnes fortsatt på papir, og permens jobb er å si nøyaktig hvor.

Svindel rettet mot eldre, og hvorfor papirsporet betyr noe

Eldre voksne er spesifikt mål for telefon-, post- og nettsvindel — bedragere som utgir seg for et barnebarn i trøbbel, Medicare, trygdeetaten, en banks bedrageriavdeling, eller kundestøtte. FTC driver et program i klart språk, Pass It On, bygget for å deles mellom eldre, og USA.gov holder en oppdatert liste over vanlige svindelmetoder og hvor de skal rapporteres.

Dokumentene på denne siden er et stille forsvar. En gjeldende kontoliste betyr at en ukjent belastning skiller seg ut i stedet for å gjemme seg blant tjue andre. En signert fullmakt betyr at personen en forelder stoler på kan se kontoutskriftene og fange mønsteret tidlig, med bankens samarbeid i stedet for mot dens motstand. Skannede kontoutskrifter og varsler betyr at når noe faktisk går galt, kommer rapporten til banken eller FTC med datoer, beløp og kopier i stedet for hukommelse. Og et forseglet passordnotat, oppbevart adskilt fra resten, betyr at en stjålet perm ikke er et ferdiglaget identitetssett.

Én regel verdt å si høyt til en forelder: ingen ekte etat ber om et gavekort, og ingen ekte bank ber deg flytte penger for å «beskytte» dem. Hvis noen gjør det, legg på og ring nummeret på baksiden av kortet.

Den årlige gjennomgangen

Et sett dokumenter som er fem år gammelt er bedre enn ingenting, men ikke mye: fullmektigen har flyttet, den begunstigede er en eks-ektefelle, legemiddellisten er to resepter bak. Én gang i året — en bursdag, nyttår, klokkeomstillingen om våren — sett deg ned med listen og sjekk:

  • Er de fire juridiske dokumentene fortsatt signert, gjenfinnbare, og navngir de fortsatt de rette personene?
  • Stemmer begunstigelsesskjemaene på pensjonskontoer og livsforsikring med testamentets hensikt?
  • Er kontolisten oppdatert — lukkede kontoer ute, nye inne?
  • Er legemiddel- og legearket datert innen de siste månedene?
  • Vet de navngitte personene fortsatt hvor originalene er, og kommer de inn?
  • Er det noe i mappen som kan gå? Bevaringstabellen sorterer hva du skal bevare for livet fra hva som bare var nødvendig i ett år.

Gjør så den samme gjennomgangen etter enhver stor hendelse: en flytting, en diagnose, et dødsfall i familien, et giftermål eller en skilsmisse, et nytt barnebarn, et salg av huset.

Hvis det verste har skjedd siden du sist leste dette, tar sjekklisten for de første dagene og månedene etter et dødsfall over nøyaktig der denne listen slutter — og hvert dokument ovenfor som allerede var på sin plass, er en telefonsamtale familien slipper å ta.