Ijazah SD sampai SMA yang hilang bisa digantikan dengan Surat Keterangan Pengganti Ijazah (SKPI) yang diterbitkan sekolah, atau Dinas Pendidikan bila sekolah sudah tidak beroperasi. Syaratnya, menurut Pedoman Pengelolaan Ijazah Kemendikdasmen 2025: surat kehilangan dari kepolisian, akta kelahiran, KTP atau kartu keluarga, dan surat pernyataan tanggung jawab mutlak di atas kertas bermeterai. Bila data Anda tidak ditemukan di sekolah maupun dinas, Anda perlu menghadirkan paling sedikit 2 saksi.
Banyak halaman lama masih mengutip Permendikbud 29/2014 sebagai dasarnya. Peraturan itu dicabut oleh Permendikbudristek 58/2024, yang ditetapkan pada 7 Oktober 2024.
- Sekolahmenerbitkan surat keterangan pengganti ijazah; Dinas Pendidikan bila sekolah tutup
- 4 berkassurat polisi, akta lahir, KTP atau KK, dan pernyataan tanggung jawab mutlak bermeterai
- 2 saksibila data Anda tidak ditemukan di sekolah maupun dinas
- TA 2024/2025batas: ijazah yang terbit sebelumnya memakai surat keterangan pengganti
Sumber: Kemendikdasmen, Pedoman Pengelolaan Ijazah 2025, Bab IV. Diperiksa Oktober 2026.
Dua jalur, tergantung kapan ijazah terbit
Bab IV pedoman Kemendikdasmen berjudul penerbitan surat keterangan dan pengesahan fotokopi atas ijazah yang terbit sebelum tahun ajaran 2024/2025. Itu jalur untuk sebagian besar orang dewasa yang mencari ijazah lamanya: surat keterangan pengganti dari sekolah. Pedoman yang sama, di Bab II, memuat alur penerbitan ulang ijazah lewat sistem yang disediakan Kementerian, yang divalidasi oleh satuan pendidikan lalu diverifikasi Dinas Pendidikan, dan dicetak ulang oleh sekolah atau, untuk sekolah yang sudah tutup, oleh Dinas, Kementerian, atau Atase Pendidikan. Pedoman tidak merinci batasnya secara eksplisit, jadi tanyakan ke sekolah jalur mana yang berlaku untuk ijazah Anda.
BPMP Provinsi Riau, bagian Kemendikdasmen, menegaskan hal serupa untuk korban bencana: berdasarkan Permendikbudristek 58/2024 penggantian ijazah dapat diproses langsung di satuan pendidikan, dari pelaporan kehilangan, berkoordinasi dengan sekolah, sampai terbitnya SKPI yang sah untuk keperluan administrasi.
Berkas dan siapa yang dituju
- Buat surat kehilangan di kepolisianDibuat di kantor polisi setempat, sebagai pengganti ijazah yang hilang.
- Kumpulkan berkasAkta kelahiran, KTP atau KK, dan surat pernyataan tanggung jawab mutlak di atas materai.
- Ajukan ke kepala sekolahAtau ke Kepala Dinas Pendidikan bila sekolah tidak beroperasi atau tutup.
- VerifikasiSekolah mengecek ke dinas bila datanya tidak ada; bila dinas juga tidak punya, hadirkan 2 saksi.
- Terima surat keterangan pengganti ijazahDokumen ini diterbitkan setelah verifikasi.
Sumber: Kemendikdasmen, Pedoman Pengelolaan Ijazah 2025, Bab IV huruf B.
Pedoman Bab IV huruf B menetapkan permohonan disertai: ijazah yang rusak dan tidak dapat dibaca sebagian atau seluruhnya, atau surat keterangan kehilangan dari kepolisian setempat bila ijazah hilang; akta kelahiran; KTP atau kartu keluarga; dan surat pernyataan tanggung jawab mutlak di atas kertas bermeterai. Jika nama di KTP atau KK berubah dari nama di ijazah, lampirkan salinan sah penetapan pengadilan.
Permohonan ditujukan kepada kepala satuan pendidikan untuk sekolah yang masih beroperasi, kepala satuan pendidikan hasil penggabungan untuk sekolah yang sudah digabung, kepala satuan pendidikan dengan nama baru bila sekolah berganti nama, dan Kepala Dinas Pendidikan untuk sekolah yang tidak beroperasi atau tutup. Jadi sekolah tutup bukan jalan buntu.
Kalau datanya tidak ada: saksi
Sumber: Kemendikdasmen, Pedoman Pengelolaan Ijazah 2025. Sekolah atau dinas dapat meminta tambahan sesuai ketentuan setempat.
Kepala sekolah atau dinas memverifikasi ijazah Anda. Kalau data Anda tidak ada di sekolah, kepala sekolah memverifikasi ke Dinas Pendidikan. Kalau data juga tidak ada di Dinas, pemilik ijazah harus menghadirkan paling sedikit 2 orang saksi yang mengetahui bahwa ia peserta didik dan lulus di sekolah itu. Saksi harus membuktikan alasan pengetahuannya dan menandatangani surat pernyataan bahwa keterangannya benar, dengan kesediaan menerima sanksi hukum bila terbukti tidak benar. Bukti alasan pengetahuan saksi dapat berupa ijazah atau laporan hasil belajar dari sekolah dan tahun yang sama, atau surat keterangan bahwa saksi pegawai sekolah itu pada tahun tersebut.
Ijazah yang rusak, dan soal biaya
Untuk ijazah yang rusak, ijazahnya dibawa dan kepala sekolah atau dinas wajib memusnahkannya saat surat keterangan pengganti diterima, dengan berita acara yang ditandatangani kepala sekolah atau dinas, pemilik ijazah, dan dua saksi.
Soal biaya, pedoman menyatakan satuan pendidikan dilarang memungut biaya penerbitan ijazah kepada peserta didik. Biaya surat keterangan pengganti tidak disebut secara tegas di sana, jadi tanyakan ke sekolah atau dinas dan minta dasar tertulis bila ada pungutan.
Legalisir fotokopi
Fotokopi ijazah atau surat keterangan pengganti ijazah disahkan oleh satuan pendidikan atas permohonan pemilik ijazah, menurut Bab IV huruf C pedoman. Permohonan disertai ijazah atau surat keterangan penggantinya dan KTP atau kartu keluarga, dan ditujukan ke kepala sekolah, atau ke Kepala Dinas Pendidikan untuk sekolah yang tidak beroperasi atau tutup. Prosedur verifikasi dan saksinya sama dengan penggantian ijazah. Pedoman menyebut fotokopi surat keterangan pengganti ijazah juga dapat disahkan dengan cara ini.
Ijazah perguruan tinggi
Aturan di atas untuk jenjang dasar dan menengah. Untuk perguruan tinggi, tanyakan dulu ke kampus asal. LLDIKTI Wilayah V (Yogyakarta), sebagai contoh satu wilayah, menyebut layanan surat keterangan pengganti ijazah oleh LLDIKTI hanya dilayani bagi perguruan tinggi yang sudah tutup, dengan dokumen surat keterangan dari perguruan tinggi, surat kehilangan dari kepolisian, ijazah, dan transkrip; waktu penyelesaian 1 hari kerja dan biaya Rp0. Itu contoh satu LLDIKTI, bukan aturan nasional.
Simpan sebelum dibutuhkan
Kopi ijazah sering diminta jauh sebelum aslinya dicari. Cara manual: foto ijazah dan transkrip, simpan di ponsel dan satu map di rumah. Panduan dokumen penting keluarga membantu menyusunnya, dan untuk anak sekolah ada panduan administrasi sekolah.
Paperlock membaca foto ijazah Anda, termasuk nama sekolah, tahun lulus, dan nomor ijazah, lalu menyimpannya di brankas yang terkunci Face ID. Saat formulir pendaftaran menanyakan “tahun lulus SMA saya?”, jawabannya muncul bersama dokumennya.
Informasi ini berlaku per Oktober 2026. Prosedur sekolah dan dinas berbeda antar-daerah; kalau ragu, tanyakan ke sekolah atau Dinas Pendidikan setempat.