Akta kelahiran hilang: cara mengurus kutipan kedua, juga tanpa fotokopi

Akta kelahiran yang hilang tidak dibuat dari awal. Yang Anda ajukan ke Dinas Dukcapil adalah kutipan kedua: salinan baru dari register akta yang masih tersimpan di Disdukcapil yang dulu menerbitkannya. Syarat intinya hampir sama di mana-mana: surat kehilangan dari kepolisian, KTP dan KK, dan bila ada, fotokopi akta yang lama. Biayanya nol, karena undang-undang melarang pungutan untuk dokumen kependudukan.

Tidak punya fotokopi sama sekali? Itu bukan jalan buntu. Dindukcapil Kota Yogyakarta, misalnya, meminta fotokopi akta yang hilang hanya jika masih ada.

1. 1Surat kehilangan dari polisiDibuat di Polsek atau Polres, gratis. Diminta oleh semua contoh Disdukcapil di halaman ini.
2. 2Kumpulkan data aktanyaFotokopi atau foto akta lama bila ada, nomor akta, dan Disdukcapil mana yang menerbitkan.
3. 3Ajukan kutipan keduaDi Disdukcapil domisili atau lewat layanan daringnya. Akta dari daerah lain bisa butuh surat keabsahan dari daerah asal.
4. 4Terima kutipan baruBertanda tangan elektronik. Tanpa biaya.

Disusun dari persyaratan Disdukcapil DKI Jakarta, Kota Yogyakarta, dan Kab. Magetan, diperiksa Oktober 2026.

Apa itu kutipan kedua

Akta kelahiran yang Anda pegang sebenarnya adalah kutipan dari register akta di Disdukcapil. Saat kutipan itu hilang atau rusak, Disdukcapil menerbitkan kutipan berikutnya dari register yang sama, dengan data yang sama. Istilahnya berbeda antar-daerah, “kutipan kedua”, “petikan kedua”, atau “duplikat”, tetapi maksudnya sama.

Karena datanya diambil dari register, Anda tidak perlu membuktikan ulang kelahiran: tidak ada surat keterangan lahir dari bidan atau rumah sakit yang perlu dicari lagi. Yang perlu dibuktikan hanya dua hal: siapa Anda, dan bahwa kutipan lama memang hilang.

Syaratnya, dari tiga contoh daerah

• Fotokopi KTP dan KKdi Jakarta: KTP dan KK DKI Jakarta
• Surat kehilangan dari kepolisian, asliuntuk akta yang hilang
• Fotokopi kutipan akta lamadi Kota Yogyakarta: hanya jika masih ada
• Kutipan akta asli yang rusakuntuk akta yang rusak, sebagai pengganti surat polisi
• Surat pernyataan alasan pembaharuanformulir dari Disdukcapil
• Berita acara dari Disdukcapil penerbitbila aktanya terbit di luar DKI Jakarta
• Surat kuasa bermeterai dan fotokopi KTP penerima kuasabila diwakilkan

Sumber: Disdukcapil Provinsi DKI Jakarta, Dokumen Administrasi Kependudukan, butir B dan C. Daerah lain bisa meminta berkas berbeda.

Belum ada daftar nasional yang mudah ditemukan untuk layanan ini, jadi kami membandingkan tiga Disdukcapil yang menerbitkan persyaratannya secara terbuka:

• DKI Jakarta: fotokopi KTP dan KK DKI Jakarta, surat kehilangan dari kepolisian (asli), fotokopi kutipan akta yang hilang, surat pernyataan alasan pembaharuan, dan berita acara dari Disdukcapil penerbit bila aktanya terbit di luar Jakarta.
• Kota Yogyakarta: foto surat kehilangan dari kepolisian, foto KTP orang tua atau yang bersangkutan, fotokopi akta yang hilang jika masih ada, dan foto keabsahan akta bila akta terbit di luar kota.
• Kabupaten Magetan: surat kehilangan dari kepolisian, fotokopi akta (jika akta lama hilang), fotokopi KK, fotokopi KTP orang tua, dan fotokopi surat nikah orang tua yang dilegalisir.

Pola umumnya jelas: polisi dulu, lalu identitas, lalu apa pun yang bisa membantu petugas menemukan akta Anda di register. Di Magetan, pemohon akta yang rusak membawa akta lama yang rusak itu sebagai ganti surat kehilangan.

Surat kehilangan sendiri dibuat di Polsek atau Polres. Polres Metro Tangerang Kota, sebagai contoh, menyebut pembuatan SKTLK gratis dan masa berlakunya relatif singkat, sehingga sebaiknya langsung dipakai.

Kalau aktanya terbit di daerah lain

Banyak orang lahir di satu kota dan tinggal di kota lain. Disdukcapil DKI Jakarta menerima permohonan kutipan akta hilang yang diterbitkan oleh Disdukcapil luar Jakarta, dengan tambahan berita acara kutipan akta dari Disdukcapil daerah setempat. Kota Yogyakarta meminta foto keabsahan akta untuk akta yang terbit di luar kota itu. Artinya, Anda mungkin tetap perlu menghubungi Disdukcapil daerah kelahiran, tetapi tidak harus pulang ke sana: tanyakan apakah keterangan itu bisa dikirim atau diminta secara daring.

Lewat daring, dan berapa lama

Beberapa daerah melayani permohonan ini tanpa datang ke kantor. Jakarta menerimanya lewat aplikasi Alpukat Betawi. Kota Yogyakarta melayaninya lewat JSS dengan unggahan foto berkas, dan menyebut resi permohonan keluar dalam 1 sampai 3 hari kerja. Di Magetan, layanan di loket dicantumkan selesai dalam 15 menit bila berkas lengkap, dan kutipan dicetak dengan tanda tangan elektronik.

Dirjen Dukcapil juga menjelaskan bahwa akta kelahiran yang diurus secara daring bisa diminta dalam bentuk PDF dan dicetak sendiri. Kalau daerah Anda menyediakannya, simpan file PDF itu: lain kali, Anda tidak perlu mengurus kutipan baru hanya karena kertasnya hilang.

Biayanya nol

Pasal 79A UU 24/2013 berbunyi: “Pengurusan dan penerbitan Dokumen Kependudukan tidak dipungut biaya.” Dispendukcapil Magetan mencantumkan layanan petikan kedua akta kelahiran sebagai “GRATIS atau Tidak dipungut biaya”. Kalau ada yang meminta bayaran untuk mempercepat, itu bukan tarif resmi.

Simpan akta supaya tidak hilang dua kali

Akta kelahiran jarang dipakai, sehingga mudah terselip. Cara manual yang paling aman: simpan aslinya di map dokumen keluarga, dan simpan foto atau PDF-nya di ponsel dan e-mail. Foto itu sekaligus menjadi “fotokopi” yang diminta Disdukcapil seandainya aslinya hilang lagi. Kalau KK ikut hilang, panduan Kartu Keluarga hilang menjelaskan langkahnya, dan untuk anak yang baru lahir, daftar lengkapnya ada di dokumen bayi baru lahir.

Paperlock menyimpan foto atau PDF akta di brankas yang terkunci Face ID dan membaca isinya, termasuk nomor akta dan Disdukcapil penerbitnya. Saat formulir paspor menanyakan nomor akta anak, Anda cukup bertanya “nomor akta kelahiran Dimas berapa?” dan dokumennya muncul.

Informasi ini berlaku per Oktober 2026. Persyaratan kutipan kedua berbeda antar-daerah; kalau ragu, tanyakan langsung ke Disdukcapil kabupaten/kota Anda.