Betriebskosten­abrechnung: Fristen für Vermieter und Mieter, Belege einsehen

Der Vermieter muss die Betriebskostenabrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen; kommt sie später, kann er in der Regel nichts mehr nachfordern. Du selbst hast zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung Zeit, Einwendungen zu erheben. Und du darfst die Belege dazu einsehen. So steht es in § 556 BGB.

Zwei Uhren, zwei Daten: Das eine ist das Ende des Abrechnungsjahres, das andere der Tag, an dem der Brief tatsächlich bei dir ankam. Beide solltest du aufheben.

Wähl den Monat, in dem der Abrechnungszeitraum endete (für die Frist des Vermieters) oder in dem dir die Abrechnung zuging (für deine Frist). Gerechnet wird im Browser, gespeichert wird nichts.

Monat: Ende des Zeitraums oder Zugang Welche Frist?Vermieter: Abrechnung mitteilenMieter: Einwendungen mitteilenBerechnen

Rechenregel nach § 556 Abs. 3 BGB: bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums (Vermieter) beziehungsweise nach Zugang der Abrechnung (Mieter).

Wer wann wie lange Zeit hat

1. 31.12.2025Abrechnungszeitraum endet
2. bis 31.12.2026Abrechnung muss dir zugehen, sonst keine Nachforderung
3. z. B. Zugang im Okt. 2026Deine Frist für Einwendungen beginnt
4. bis 31.10.2027Einwendungen mitteilen, danach nur bei unverschuldeter Verspätung

Beispielrechnung nach § 556 Abs. 3 BGB; maßgeblich ist der tatsächliche Tag des Zugangs.

§ 556 Abs. 3 BGB regelt beide Seiten in einem Absatz:

• Vermieter: rechnet jährlich ab und achtet dabei auf Wirtschaftlichkeit. Die Abrechnung muss dir bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach ist die Nachforderung ausgeschlossen.
• Mieter: prüft die Abrechnung und teilt Einwendungen bis zum Ablauf des 12. Monats nach Zugang mit. Danach sind Einwendungen nicht mehr möglich.

Beides gilt nur, wenn die Verspätung nicht zu vertreten ist: Dann geht die Frist nicht zu Lasten der Seite, die schuldlos zu spät war (§ 556 Abs. 3 BGB). Der Vermieter muss außerdem jährlich abrechnen und dabei den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachten.

Teilabrechnungen muss der Vermieter nicht erstellen. Und: Eine Vereinbarung im Mietvertrag, die diese Regeln zu deinem Nachteil ändert, ist unwirksam (§ 556 Abs. 5 BGB).

Deine Frist hängt am Zugang der Abrechnung. Wer sicher gehen will, hebt deshalb den Briefumschlag oder die E-Mail samt Datum auf.

Ein Beispiel durchgerechnet

Endet der Abrechnungszeitraum am 31. Dezember 2025, ist der zwölfte Monat danach der Dezember 2026. Die Abrechnung muss dir also bis zum 31. Dezember 2026 zugehen. Geht sie dir im Oktober 2026 zu, ist der zwölfte Monat danach der Oktober 2027; deine Einwendungen müssen dem Vermieter bis Ende Oktober 2027 mitgeteilt sein.

Der Rechner oben nimmt dir die Rechnerei ab: Monat eingeben, Frist wählen, Kalendereintrag mitnehmen.

Belege einsehen: dein gutes Recht

• Zugangsdatum und Abrechnungszeitraumden Umschlag oder die E-Mail aufheben
• Sind alle Positionen im Mietvertrag als umlegbar vereinbart?
• Stimmt der Umlageschlüssel?ohne andere Vereinbarung: Wohnfläche; Verbrauch nach Verbrauch
• Passen Vorauszahlungen und Zahlungen zu deinen Kontoauszügen?
• Belege anfordernder Vermieter muss Einsicht gewähren, auch elektronisch möglich

Nach §§ 556, 556a BGB und Betriebskostenverordnung. Rechtsberatung ersetzt das nicht.

Zahlen allein sagen wenig. Der Vermieter hat dir nach § 556 Abs. 4 BGB auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrundeliegenden Belege zu gewähren, also etwa Rechnungen der Versorger, Verträge mit Dienstleistern und Verbrauchsabrechnungen. Er darf die Belege elektronisch bereitstellen.

Praktisch heißt das: Schreib dem Vermieter, dass du Einsicht in die Belege verlangst, und nenn eine Frist, am besten per E-Mail oder Brief, den du aufhebst. Dann vergleichst du Beträge mit der Abrechnung. Wie das Gesetz im Streitfall greift und ob der Vermieter die Belege auch zuschicken muss, klärt im Zweifel eine Mieterberatung oder ein Rechtsanwalt.

Wonach du die Abrechnung durchsiehst

• Welche Kosten überhaupt umlegbar sind. Betriebskosten sind nach § 556 Abs. 1 BGB die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen. Welche das sind, listet die Betriebskostenverordnung (§ 2) auf: unter anderem Wasserversorgung und Entwässerung, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart und Gemeinschaftsantenne sowie sonstige Betriebskosten.
• Ob der Mietvertrag sie überhaupt vorsieht. Der Mieter trägt Betriebskosten nur, wenn das vereinbart ist (§ 556 Abs. 1 BGB).
• Der Verteilerschlüssel. Haben die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart, werden die Kosten nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt. Was vom erfassten Verbrauch oder von der Verursachung abhängt, ist nach einem Maßstab umzulegen, der das berücksichtigt (§ 556a Abs. 1 BGB).
• Die Heizkosten. Nach der Heizkostenverordnung sind mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage nach dem erfassten Wärmeverbrauch der Nutzer zu verteilen (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Für bestimmte ältere Gebäude nennt die Verordnung 70 Prozent.

Und danach: Vorauszahlungen anpassen

Ist die Abrechnung durch, kann jede Seite nach § 560 Abs. 4 BGB per Erklärung in Textform eine Anpassung der Vorauszahlungen auf eine angemessene Höhe vornehmen. Das gilt für beide Seiten: Steigen die Kosten, kann der Vermieter höhere Vorauszahlungen verlangen, sinken sie, kannst auch du eine Anpassung erklären. Vorauszahlungen dürfen nach § 556 Abs. 2 BGB nur in angemessener Höhe vereinbart werden.

Kommt die Abrechnung spät, verweigere eine Nachzahlung nicht auf Verdacht: Prüf Datum und Zugang und ob der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat – dafür macht das Gesetz eine Ausnahme. Wie die Abrechnung beim Ausziehen und der Kaution zusammenspielt, steht in Mietvertrag und Kaution: Unterlagen und Fristen, und wann du als Mieter kündigen kannst, in Mietvertrag kündigen als Mieter.

So behältst du Abrechnungen im Griff

Von Hand: Lege pro Wohnung einen Ordner an, pro Jahr einen Umschlag. Auf jede Abrechnung schreibst du das Zugangsdatum, und in den Kalender trägst du ein: „Frist Einwendungen: 12 Monate ab Zugang“. Wie lange du Abrechnungen und Belege aufhebst, steht bei den Aufbewahrungsfristen für Privatleute; mehr zu Mietunterlagen insgesamt im Beitrag Wohnung mieten: Papierkram.

Paperlock macht daraus eine Spur, die du wiederfindest: Du fotografierst die Abrechnung samt Umschlag, die App legt sie im Face-ID-geschützten Tresor ab und liest Datum und Beträge. Auf die Frage „was habe ich 2024 an Betriebskosten nachgezahlt?“ zeigt sie dir das Dokument, in dem es steht – und wenn die Antwort nicht in deinem Tresor liegt, sagt sie das, statt zu raten.

Ob für deine Abrechnung etwas Besonderes gilt – Pauschale, Staffelmiete, Eigentumswohnung, Gewerbe –, klärt dein Mietvertrag, im Zweifel eine Mieterberatung oder ein Rechtsanwalt. Stand: Oktober 2026.