Eine Mietwohnung produziert ein knappes Dutzend Dokumente, aber am Ende hängt fast alles an dreien: dem unterschriebenen Mietvertrag mit allen Anlagen, dem Übergabeprotokoll mit Zählerständen und Fotos, und dem Nachweis, dass du die Kaution gezahlt hast. Die Kaution darf höchstens drei Nettokaltmieten betragen (§ 551 Abs. 1 BGB) und ist in drei Raten zahlbar. Zurück kommt sie ohne feste gesetzliche Frist, in der Praxis nach drei bis sechs Monaten. Ansprüche des Vermieters wegen Schäden verjähren schon sechs Monate nach Rückgabe (§ 548 BGB) — deshalb ist der Auszugstag der wichtigste Fototermin des ganzen Mietverhältnisses.
Die Kaution: Grenzen, Konto, Zinsen
Drei Nettokaltmieten ist die Obergrenze, und zwar kalt: Betriebs- und Heizkosten zählen nicht mit. Verlangt jemand mehr, ist die Vereinbarung insoweit unwirksam. Du darfst in drei gleichen monatlichen Raten zahlen, die erste zu Beginn des Mietverhältnisses (§ 551 Abs. 2 BGB) — auch dann, wenn der Vertrag etwas anderes sagt.
Der Vermieter muss das Geld getrennt von seinem eigenen Vermögen anlegen und verzinsen (§ 551 Abs. 3 BGB). Die Zinsen stehen dir zu. Statt Bargeld sind auch ein Kautionskonto auf deinen Namen oder eine Mietkautionsbürgschaft möglich; Letztere kostet laufend Gebühr, schont aber die Liquidität beim Umzug.
Was du aufhebst: den Überweisungsbeleg oder die Bestätigung des Kautionskontos. Ohne ihn diskutierst du beim Auszug über etwas, das du bezahlt hast — wie so ein Beleg aussieht, zeigt die englische Beispielseite deposit receipt.
Fristen rund um die Mietwohnung
| Vorgang | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Kündigung durch dich | 3 Monate zum Monatsende, Zugang bis 3. Werktag | § 573c BGB |
| Kündigung durch den Vermieter | 3, 6 oder 9 Monate je nach Mietdauer | § 573c BGB |
| Wohnungsgeberbestätigung und Anmeldung | innerhalb von 2 Wochen nach Einzug | § 19 BMG, Meldepflicht |
| Betriebskostenabrechnung | 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums | § 556 Abs. 3 BGB |
| Einwendungen gegen die Abrechnung | 12 Monate nach Zugang | § 556 Abs. 3 BGB |
| Ansprüche des Vermieters wegen Schäden | 6 Monate ab Rückgabe | § 548 BGB |
| Kautionsrückzahlung | keine gesetzliche Frist, Praxis 3–6 Monate | Rechtsprechung |
| Verjährung sonstiger Ansprüche | 3 Jahre | § 195 BGB |
Die Kündigung muss schriftlich erfolgen: Papier, eigenhändig unterschrieben, § 568 BGB. Eine E-Mail oder ein Foto der Unterschrift genügt nicht. Ein Einwurf-Einschreiben oder die Übergabe mit Zeugin sichert den Zugang, auf den es für die Frist ankommt.
Das Übergabeprotokoll ist deine Versicherung
Ein Protokoll beim Einzug und beim Auszug, jeweils mit Datum, beiderseitiger Unterschrift, allen Zählerständen (Strom, Gas, Wasser, Wärme) und einer ehrlichen Liste vorhandener Mängel. Dazu Fotos: jeder Raum, jede Schadstelle, jeder Zählerstand einzeln, alles mit sichtbarem Aufnahmedatum.
Der Grund steht in § 548 BGB. Der Vermieter hat nur sechs Monate ab Rückgabe, um Ansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen geltend zu machen — aber innerhalb dieser sechs Monate zählt, was er behaupten kann und was du widerlegen kannst. Ein Kratzer im Parkett, der schon beim Einzug im Protokoll stand, kostet dich nichts. Derselbe Kratzer ohne Protokoll kostet einen Teil deiner Kaution.
Beim Thema Schönheitsreparaturen ist die Rechtsprechung inzwischen deutlich mieterfreundlich: Starre Fristenpläne im Vertrag sind unwirksam, und wer eine unrenoviert übergebene Wohnung übernommen hat, schuldet beim Auszug in der Regel keine Renovierung. Ob eine konkrete Klausel wirksam ist, hängt aber am Wortlaut — das ist ein Fall für den Mieterverein, nicht für eine Faustregel.
Betriebskosten: die Abrechnung, die oft zu spät kommt
Die Betriebskostenabrechnung muss dich spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums erreichen (§ 556 Abs. 3 BGB). Kommt sie später, kann der Vermieter in der Regel nichts mehr nachfordern — ein Guthaben zu deinen Gunsten bleibt dagegen bestehen. Umgekehrt hast du zwölf Monate ab Zugang Zeit, Einwendungen zu erheben; danach gilt die Abrechnung als akzeptiert.
Deshalb lohnt es sich, das Datum des Zugangs auf der Abrechnung zu notieren, bevor sie im Ordner verschwindet. Und deshalb hängt die letzte Rate deiner Kaution oft an dieser Frist: Solange eine Abrechnung noch aussteht, darf der Vermieter einen angemessenen Teil einbehalten.
Welche Unterlagen du sammelst
- Mietvertrag mit sämtlichen Anlagen, Hausordnung, Energieausweis
- Übergabeprotokolle Einzug und Auszug, mit Fotos
- Kautionsnachweis oder Kontobestätigung, dazu die Zinsabrechnung
- Betriebskostenabrechnungen der letzten Jahre, samt deiner Einwendungen
- Schriftverkehr zu Mängeln — Mängelanzeigen, Antworten, Handwerkertermine
- Wohnungsgeberbestätigung für die Anmeldung beim Einwohnermeldeamt
- Kopie deiner Mieterselbstauskunft und der Nachweise, die du eingereicht hast
Zur Selbstauskunft eine Randnotiz: Der Vermieter darf fragen, was für das Mietverhältnis relevant ist — Einkommen, Bonität, Zahl der einziehenden Personen. Fragen nach Schwangerschaft, Religion, Parteizugehörigkeit oder Kinderwunsch sind unzulässig, und du musst sie nicht wahrheitsgemäß beantworten. Behalte eine Kopie dessen, was du abgegeben hast; ein Beispiel für den Vertrag selbst findest du als rental agreement.
Die Abläufe für die beiden Enden eines Mietverhältnisses stehen ausführlicher unter Wohnung mieten und Umzug.
So legst du es ab
Von Hand: ein Ordner pro Wohnung, nicht pro Jahr. Vorne der Vertrag, dahinter die Protokolle, dann Kaution, dann Betriebskosten chronologisch, hinten der Schriftverkehr. Die Fotos vom Übergabetag als eigenes Album mit dem Datum im Namen, damit sie nicht in der Kamerarolle versickern. Drei Kalendereinträge lohnen sich: einer zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (kommt die Abrechnung überhaupt?), einer drei Monate nach dem Auszug (Kaution nachhaken), einer sechs Monate nach dem Auszug (ab jetzt sind Schadensansprüche verjährt). Eine Bestandsliste über alle Haushaltsdokumente baut der Haushalts-Dokumentenüberblick.
Paperlock spart die Tipparbeit: Es liest Datum und Betrag aus abfotografierten Rechnungen und Abrechnungen, legt sie zur Wohnung und erinnert dich — wenn Erinnerungen aktiviert sind — 30 und 7 Tage vor einem hinterlegten Datum. Den Ordner ersetzt das nicht; es sorgt nur dafür, dass die Fristen oben nicht verstreichen, während der Ordner im Regal steht.
Bleibt die Kaution länger als sechs Monate aus, ohne dass jemand erklärt warum, wird aus Geduld ein Anspruch. Ein schriftliches Schreiben mit Frist ist der erste Schritt; danach helfen Mieterverein oder Verbraucherzentrale weiter.