Le propriétaire a un mois pour vous restituer le dépôt de garantie si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, et deux mois s'il y a des différences. Le délai démarre le jour où vous rendez les clés — en main propre ou par lettre recommandée — et pas le jour où le camion part. Au-delà, la somme due est majorée de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé, sauf si vous avez oublié de communiquer votre nouvelle adresse. Le dépôt lui-même est plafonné à un mois de loyer hors charges pour un logement vide et deux mois pour un meublé. Toute retenue doit être justifiée par des pièces : devis, factures, comparaison des deux états des lieux. Une retenue annoncée par téléphone, sans papier, n'en est pas une.

Ce qu'on peut vous demander, et ce qui est interdit

Précision de vocabulaire, parce qu'elle a des conséquences : ce que tout le monde appelle « la caution » est en réalité le dépôt de garantie. La caution, elle, est une personne — celle qui se porte garante pour vous. Dans un courrier de contestation, les deux mots ne disent pas la même chose.

Le plafond est fixé par l'article 22 de la loi du 6 juillet 1989 : un mois de loyer hors charges en location vide, deux mois en meublé. Le montant est figé pour toute la durée du bail — même si le loyer est révisé chaque année, le dépôt ne bouge pas. Il est purement et simplement interdit dans deux cas : quand le loyer est payé d'avance par trimestre, et dans le cadre d'un bail mobilité.

Les délais qui décident de votre argent

Ce qui se joue Le délai Où c'est écrit
Dépôt de garantie, logement vide 1 mois de loyer hors charges maximum Loi 89-462, art. 22
Dépôt de garantie, meublé 2 mois de loyer hors charges maximum Loi 89-462, art. 25-6
Restitution, état des lieux conforme 1 mois après la remise des clés Loi 89-462, art. 22
Restitution, état des lieux différent 2 mois après la remise des clés Loi 89-462, art. 22
Retard de restitution + 10 % du loyer mensuel hors charges par mois commencé Loi 89-462, art. 22
Provision retenue en copropriété 20 % du dépôt au maximum, jusqu'à l'arrêté des comptes annuel Loi 89-462, art. 22
Compléter l'état des lieux d'entrée 10 jours calendaires (chauffage : 1er mois de chauffe) Décret 2016-382
Préavis, logement vide 3 mois, ou 1 mois en zone tendue et cas prévus Loi 89-462, art. 15
Préavis, meublé 1 mois Loi 89-462, art. 25-8
Agir en justice pour le dépôt 3 ans Loi 89-462, art. 7-1

L'état des lieux : deux documents qui doivent se ressembler

L'état des lieux est obligatoire à l'entrée et à la sortie, par écrit, sur papier ou sous forme électronique. Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 impose que les deux suivent le même modèle, précisément pour qu'on puisse les comparer ligne à ligne : date, relevés des compteurs, état des sols, murs et plafonds, équipements pièce par pièce, clés remises, signatures des deux parties.

À l'entrée, vous avez 10 jours calendaires pour demander qu'on complète le document si vous découvrez un défaut oublié — et jusqu'à la fin du premier mois de la période de chauffe pour tout ce qui touche au chauffage. Passé ce délai, le document fait foi tel quel.

S'il est réalisé par un professionnel mandaté par le propriétaire, votre part est plafonnée à 3 € TTC par mètre carré de surface habitable (service-public.fr indique aujourd'hui 3,03 €) et à la moitié de la facture. Si l'une des parties refuse, un commissaire de justice s'en charge et le coût est partagé.

Le point à retenir : sans état des lieux d'entrée, vous êtes présumé avoir reçu le logement en bon état — sauf si c'est le propriétaire qui a refusé de l'établir. Une grille de vétusté annexée au bail, quand elle existe, dit noir sur blanc ce qui relève de l'usure normale : une moquette de dix ans n'est pas un dégât.

Ce qui pèse le plus lourd en cas de désaccord, ce sont les photos datées annexées à l'état des lieux, pas celles qui dorment dans votre pellicule. Photographiez chaque pièce, chaque défaut, chaque compteur, et faites-les mentionner dans le document signé. Le déroulé complet d'une entrée dans les lieux est détaillé dans louer un appartement.

Le préavis : trois mois, ou un seul

Pour un logement vide, le préavis du locataire est de trois mois. Il tombe à un mois si le logement se trouve en zone tendue — dans ce cas, mentionnez expressément l'article 15 de la loi du 6 juillet 1989 dans votre lettre — ou dans les situations prévues par la loi : mutation professionnelle, perte d'emploi, premier emploi, obtention d'un logement social, bénéficiaire du RSA ou de l'AAH, état de santé justifiant un déménagement, violences conjugales. Le motif doit figurer dans le congé, avec son justificatif. Pour un meublé, c'est un mois, sans condition.

Le congé se donne par lettre recommandée avec accusé de réception, par acte de commissaire de justice, ou en main propre contre récépissé daté et signé. Un simple e-mail ne vaut rien, même si le propriétaire y répond. Le décompte ne commence pas le jour où vous postez, mais le jour où le propriétaire reçoit la lettre : trois jours de retard à La Poste, c'est trois jours de loyer.

Quand la restitution n'arrive pas

Le propriétaire peut retenir des sommes, mais il doit les justifier : loyers ou charges impayés, réparations chiffrées par un devis ou une facture, dégradations visibles dans la comparaison des deux états des lieux. En copropriété, il peut aussi conserver une provision de 20 % du dépôt de garantie au maximum jusqu'à l'arrêté des comptes annuel — mais 20 %, pas le reste.

Si rien n'arrive : une mise en demeure en recommandé, avec le montant, la date de remise des clés et la majoration de 10 %. Puis, pour un litige inférieur à 5 000 €, une tentative de résolution amiable obligatoire — conciliateur de justice (gratuit) ou commission départementale de conciliation. Enfin, le juge des contentieux de la protection. Vous disposez de trois ans à compter de la date où la restitution était due ; en cas de doute, l'ADIL de votre département répond gratuitement.

Les papiers à conserver

  • Le bail signé et toutes ses annexes : diagnostics, notice d'information, règlement intérieur, grille de vétusté
  • Les deux états des lieux, entrée et sortie, avec les photos annexées et les relevés de compteurs
  • Le reçu du dépôt de garantie ou la preuve du virement
  • Les quittances de loyer — service-public.fr recommande de les garder 3 ans après la fin du bail
  • La lettre de congé et son accusé de réception
  • Le décompte de restitution envoyé par le propriétaire, avec les devis et factures qui l'accompagnent

Ces documents servent ensemble, le jour où quelqu'un affirme quelque chose que vous pouvez contredire avec une date. À quoi ressemble la pièce qui prouve le versement : reçu de dépôt de garantie.

Comment le ranger

À la main : un dossier par logement, pas par année. Devant le bail et ses annexes, derrière les états des lieux avec leurs photos dans un album daté, puis les quittances par ordre chronologique. Trois rappels dans le calendrier valent le détour : le jour de la remise des clés (photographier les compteurs), un mois après (la restitution est-elle arrivée ?), deux mois après (au-delà, la majoration court). Les autres papiers du foyer se recensent avec l'inventaire des documents du foyer ; la logistique du déménagement est décrite dans déménager.

Paperlock supprime la saisie : l'application lit vos documents photographiés, en extrait la date et le montant, les classe et, une fois les rappels activés, vous prévient 30 et 7 jours avant une échéance — 6 mois avant pour un passeport ou une carte d'identité. Le dossier papier reste utile ; ce qui change, c'est que les délais ci-dessus ne passent plus inaperçus pendant qu'il dort sur une étagère.

Un dernier réflexe, le plus rentable de tous : le jour de la remise des clés, photographiez les compteurs et repartez avec une copie signée de l'état des lieux de sortie. En cas de doute sur une retenue, vérifiez sur service-public.fr ou auprès de l'ADIL.